总: 保证公司文件完整便查找利做收集立卷保阅统计销毁等工作维护档案完整安全特制定制度
适范围:适公司种文件记录档案资料理
公司档案行政部财务部统保
文件收集
公司需收集文件范围:公司工作中形成办理完毕具查考利价值文件种记录出版物种图表薄册片等齐全完整收集具体容包括:
1.级机关召开需贯彻执行会议文件材料级机关颁发求公司执行文件(收集部门:行政部)
2.级领导视察检查公司工作时重指示讲话题词片特殊保存价值录音录等材料(收集部门:行政部)
3.公司济活动中外单位信件合协议((收集部门:行政部)
4.会议文件包括公司重会议形成文件纪决定等(收集部门:行政部)
5.公司制订计划统计预算决算工作总结(收集部门:行政部)
6 公司请示级批复文件(收集部门: 行政部)
7.公司职部门工作中形成工作计划总结报告相关单(收集部门:行政部)
8.公司统计报表统计分析材料(包括计算机电子盘片等)财务报表证帐簿审计等文件材料(收集部门:财务部)
9.公司部组织机构工作中形成重文件材料(收集部门:行政部)
10.公司领导公务活动中形成重信件电话记录公司外交流文件协议报告等(收集部门:行政部)
11.公司基建设工程施工竣工购置中型设备文件材料公司直接理科研建设项目科技文件材料(收集部门:财务部行政部)
12.公司成立合撤销更改名称启印信组织机构员编制等文件材料(收集部门:行政部)
13.公司历史变革事记年鉴反映公司重活动剪报声材料荣誉奖励证书纪念意义证性实物展览片录音录等文件材料(收集部门:行政部)
14.公司制定章程制度等文件材料(收集部门:行政部)
15.公司干部免(包括备案)调配培训专业技术职务评定聘员工名册报表职工录转正定级调资解雇(职)等工作干部奖惩等文件材料(收集部门:行政部)
16.公司员工档案转移介绍信存根(收集部门:行政部)
17.公司财产物资档案等交接证清册(收集部门:财务部行政部)
18.公司重活动中形成请示报告计划考察总结重简报会议纪记录声材料参考价值资料互赠礼品清单工作文件等(收集部门:行政部)
20.公司营业执税务登记证等重文件(收集部门:行政部)
二.立卷档
文件立卷应根相互联系保存价值分类整理立卷保证档案齐全完整反映公司情况便保利
1时卷
11 部门常专业文件图书等材料部集中统保
12档文件材料必须年度立卷业务范围年工作务编制文件材料编号类
13文件承办员应时办理完毕领导员批存文件材料收集齐全加整理档
18卷文件材料应区情况进行排列密分文件材料应序排列起批复前请示正件前附件印件前定稿文件材料形成规律特点应保持文件间密切联系进行系统排列
三.档案保
1.档案必须入框架科学排列便查找避免暴露捆扎堆放
2.胶片片磁带专柜密封保胶片片母片拷贝分存放
3.底图入库认真检查放卷放
4.库藏档案定期核做帐物相符发现破损变质时修补复制
四.档案阅
1.阅档案必须面查点清楚办理阅手续阅案卷注意爱护丢失损坏涂改期
2.出档案注意保密档案带入宿舍公场关员翻阅
3.阅时间长超月工作需期者说明情况办理续手续
4.档案时档案理员面查点清楚阅登记簿时注销
5.需阅抄录绝密级重数资料必须公司领导批准否律准阅抄录复印
6.底图般予外
五.档案销毁
确定需销毁档案档案理员编造销毁清册公司领导关员会审批准销毁销毁档案清单档案员永久保存
六. 档案保密
1.档案工作员严守机密档案存放单独设锁关员准接触
2.传播议关机密问题
3.档案资料准带公场
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