作者: Feng RenjunPMU
笔者欢迎家Email交流:viktor_fung@hotmailcom
容摘
文综述专案理基概念知识方法工具安滕MP公司办公动化专案理例详细探讨专案理诸程专案成功否取决前述方法工具良计划专案效执行控制专案专案团队成员成功承诺专案理专案团队成员间效沟通团队合作获高层理者支持专案成功保证
前言
专案理50年代期发展起种计划理方式出现引起举世瞩目1957年美国杜邦公司种方式应设备维修维修停工时间125时锐减78时1958年美国北极星导弹设计中应专案理技术竟设计完成时间缩短两年专案理成效显著60年代广泛行业国家区政府联合国仅适公司适种型企业
见专案理商业世界里非常重题专案变日益复杂资源时间难控制竞争日益加剧组织正寻找更效方法理专案
二专案理基概念知识方法工具
专案指连串彼相关联目标相需耗费段时间作业包含三素:时间成资源
专案理指计划指导控制力资源设备物料时间满足专案技术成时间限制进达专案目标
专案体分七阶段:
初步准备阶段预备阶段计划阶段实行阶段改变控制阶段结阶段专案续阶段
美国专案理协会(PMI)专案理知识体系(PMBOK)专案理知识涵盖九知识领域:集成范围时间成质量力资源沟通风险采购知识领域包含数量等专案理程总计39般讲专案理程分五类:
1 启动:成立专案团队开始专案进入专案新阶段启动种
认程正式认新专案新阶段存
2 计划:定义确定专案目标选择实现专案目标佳策略制
定专案计划包含风险理
3 执行:调动资源执行专案计划
4 控制:监控评估专案偏差必时采取纠正行动保证专案计
划执行实现专案目标
5 结束:正式验收专案阶段程序结束
中专案计划专案理核心
九十年代 专案理概念方法长足发展 时专案理软件相继开发出结合专案理程基专案理述方法工具进行:
A. 启动计划程:
A1 组织结构图
A2 定义专案
A3 确定专案目标
A4 工作结构分析(WBS)
A5 确定资源需求
A6 职责划分矩阵(RAM)
A7 确定工作完成序时间〖网络图(NETWORK DIAGRAM)径(CP)甘特图(GANTT CHART)〗
A8 资源安排
A9 潜问题分析(PPA)风险理
A10潜机会分析(POA)
B. 执行控制程:
B1 执行启动
B2 专案控制
B3 专案调整
C. 结束程:
结束专案专案评估
整专案运作程中述方法工具外专案团队需系统方法专案理讨(PMD) 具体商讨专案层面维系加强专案理成员间效沟通确保专案利进行通专案理讨增强团队成员参意识专案成功承诺明确希信息反馈澄清解决专案实施程中关技术层面员层面诸问题
三案例介绍
专案理涉安德滕MP公司办公动化专案
公司简介:
安德滕MP公司(简称AMPC)家生产医疗保健产品中型公司该公司成功开发三条生产线提供高利润创新医疗保健产品八年前AMPC成功研制出肺活量动诊疗器(Auto SDS)十八月前该公司开发出Model V动化肺功检测器 投入生产该产品性Auto SDS然令解 销售量直法突破预计数额
存问题:
季度初公司总裁安德滕作部运作调查 认公司存信息流通理方面问题 采购物料部未时收生产信息致原材料部件常持生产理缺乏调整销售数致未更安排生产销售部提供信息订单处理系统回答顾客关价格交货帐单方面询问甚财务部全然知道正处理订单未理现金流
解决办法:
安德滕设想通程序化信息流计算机化解决问题决定开展综合性办公动化专案 确定返期年预算18万元责成产品开发部副总裁阿瑟博士导该专案 专案提出求
1 现活动产品生产线满负荷运转生产部市场部知道
生产量通采购部库存控制协调销售生产线生产力定期引入新产品产品改良客制化产品种类少规模化
2 Auto SDSModel V生产数额视销售预测历史订单数
定销售部必须提供资料生产部接着生产部采购部材料部库存控制部门提出材料请求
3 财务部理预算追踪收入费关部门报告变
更理现金流安德滕公司面财务机会威胁提出意见建议
4 该系统例行出订单库存生产进度原材料订货关联信
息销售市场部应信息反馈交货数量折扣换产品方面咨询
5 该办公动化系统应需少量时间培训
户快速掌握运
作专案理阿瑟博士需集中部门求组建专案团队开始思考专案范围分析信息流开展系统设计许软件需修改更硬件需选购思考系统配置员?设施作修改?否做规模测试?需少时间完成专案?预算18万元否足够?需思考解决问题底处着手呢?
四 启动计划专案
1 组建专案团队:
考虑限度利公司资源分享职专业知识专案职部门分担资金成职理支持承诺良信息流通更协调应采矩阵式组织结构专案团队成员职部门成员组成专案理决定工作容完成时间员资源职理控制建议具AUTO SDSMODEL V历员参专案专案组织结构见附图1
余专案
办公动化专案
阿瑟博士
财务部
力资源部
培训部
采购部
维修部
工程部
设计部
研发部
总裁
安滕
图 1 专案组织结构
2 专案理讨(PMD):
召开职理关成员参加专案启动会议讨确定专案意图范围专案目标工作细分资源需求等等
21 专案意图范围(定义专案):
开支超18万元情形六月建成办公动化系统
22 专案目标:
欲解决公司目前面问题实现总裁该系统求专案完成应达目标:
221时采购材料部件保持活动产品生产线满负荷运转
222现金流理提供财务资料
223销售部提供生产信息便规划活动生产线销售活动
224 出材料接收方面信息便付款质量控制生产规划
225 出产品销售预测资料便安排AUTO SDSMODEL V生产
226 提供订单资料便踪订单交货状况准确定价时收款
227 关联定价库存水生产规划材料定购方面资料
228 该办公动化系统六月投入运行
229 该办公动化系统现金流出资(款)
2210建成该系统开支超18万元
2211需少量时间培训关员效该系统
2212该办公动化系统生产力提高质量改进客户服务改善降低成方面确切回报(返期年)
欲达成述目标专案团队成员充分利AUTO SDSMODEL V专案积累验专门知识通讨充分交流确定出专案输出专案中完成工作 工作结构分析(WBS)资源求具体包括力资源设施设备材料特资源制定出该专案预算WBS需考虑素:工作皆独立运作工作范围会太易理工作皆赋予充分授权工作皆进行监视工作提供需资源
23 工作结构分析(WBS):
A. 系统设计
A1 确定信息流
A2 确定软件求
A3 确定硬件求
B. 软件开发
B1 系统流程图准备
B2 数库程序修改
C. 硬件采购
C1 硬件供应商选择
C2 采购订单处理
C3 硬件接收
D. 系统员配置
D1 力资源需求确定
D2 公司员调
D3 外部员招聘
D4 系统培训
D41 户手册准备
D42 培训容确定
D43 培训
E 设施准备
E1 设施布置
E2 设施修改
E3 设备安装
F 办公动化规模测试
F1 规模测试评估方法确定
F2 规模测试
F3 测试评估
G 办公动化
G1 系统修改(根需)
G2 执行方案审定
G3 全面办公动化执行
24 资源需求:见表1
表1 资源需求
工作结构分析WBS
知识技
设施
设备
材料
特资源
资源成总计
备注
A系统设计
-日数
日数×日费率=成
A1确定信息流
面谈系统分析:10
10×$270=$2700
A2确定软件求
系统分析 6
6×$270=$1620
A3确定硬件求
系统分析 2
2×$270=$540 (合计$4860)
B软件开发
B1系统流程图准备
系统分析 5
5×$270=$1350
B2数库程序修改
编程 20
*计算机
*数库软件
20×$230=$4600 (合计$5950)
*利现计算机软件
C硬件采购
C1硬件供应商选择
系统分析 1
硬件求方面知识
1×$270=$270
C2采购订单处理
采购订单关知识技 1
1×$116=$116
C3硬件接收
接收技术技 1
1×$132=$132 (合计$518)
D系统员配置
D1力资源需求确定
事分析 2
2×$230=$460
D2公司员调
事分析 5
5×$230=$1150
D3外部员招聘
事分析 5
5×$230=$1150
D4系统培训
D41户手册准备
系统分析 5
5×$270=$1350
撰写 5
5×$154=$770
D42培训容确定
培训设计 10
10×$230=$2300
D43培训
讲授 4
培训室(4日×$100=$400)
计算机硬件(3套×$9500=$28500)
户手册(3份×$20=$60)
3培训员(12日)软件(3套×$10=$30)
4×$192=$768 12×$160=$1920 (合计$38858)
D总成:$31678
E设施准备
E1设施布置
设计绘图 3
3×$192=$576
E2设施修改
般施工建设 20
20×$240=$4800
E3设备安装
般维修 10
10×$160=$1600 (合计$6976)
F办公动化规模测试
F1规模测试评估方法确定
系统分析 2
2×$270=$540
F2规模测试
系统分析 30
*计算机硬件(3套)
*户手册
*3操作员(90日) 软件(3套)
30×$270=$8100 90×$160=$14400
*D43中硬件软件手册操作员
F3测试评估
系统分析 5
5×$270=$1350 (合计$24390)
G办公动化
G1系统修改(根需)
系统分析 5
5×$270=$1350
编程 10
10×$230=$2300
G2执行方案审定
系统分析 2
2×$270=$540
G3全面办公动化执行
系统分析 15
*计算机硬件(+3×$9500=$28500)
*户手册(+3×$20=$60)
操作员(3~6)(45~90日) 软件(+3×$10=$30)
15×$270=$4050
编程 15
15×$230=$3450 G3合计$50490
*规模测试资源追加3套
90×$160=$14400 G合计$54680
专案资源总预算:$136232
表中资源需求出专案预算$136232未超公司设定专案总开支$180000
3 专案计划
专案计划专案理核心部分专案计划组织专案资源确定实际日程表项工作完成期限制定出确保专案成功应采取必措施具体讲部分需确定述细节:
31 职责划分:
需明确工作责协助等等 责安排适清晰见通关成员职理讨沟通 确保成员责承诺 二度评估资源成(预算)基述WBS资源需求设计职责划分矩阵(RAM)见表2
表2 职责划分矩阵(RAM) 注解P代表首负责
工作结构分析WBS
阿瑟博士VP产品开发部
威廉系统设计设计部
戴卫程序设计设计部
尤金研究协调研发部
克拉克事理力资源部
乔治培训培训部
1采购部 2工程部 3维修部
备注
A系统设计
A1确定信息流
进行面谈系统分析 P
进行面谈
A2确定软件求
提出求 P
提供建议想法
协助
A3确定硬件求
批准
提出求 P
协助
B软件开发
B1系统流程图准备
审查批准
设计数流程图 P
B2数库程序修改
审查批准
修改程序 P
C硬件采购
C1硬件供应商选择
批准
推荐 P
C2采购订单处理
批准
准备采购订单 P
1处理订单
C3硬件接收
1接收硬件 P
D系统员配置
D1力资源需求确定
批准
提供建议想法
制定求 P
D2公司员调
协调安排 P
D3外部员招聘
协调安排 P
D4系统培训
D41户手册准备
提出建议审查批准
提出建议
准备手册 P
D42培训容确定
提出建议审查
提出建议
审查批准
拟定培训容 P
D43培训
进行培训 P
E设施准备
E1设施布置
提出建议审查批准
2准备图纸审查 P
E2设施修改
3安排工作 P
E3设备安装
4安排工作 P
F办公动化规模测试
F1规模测试评估方法确定
提出方法 P
提供建议
提供建议
F2规模测试
协调 P
协助
F3测试评估
进行评估 P
提供建议
G办公动化
G1系统修改(根需)
提出建议审查批准
程序修改 P
提供建议
G2执行方案审定
批准
协调 P
协助
G3全面办公动化执行
协调 P
协助
32 工作完成序时间:
确定工作完成序时间帮助确保专案准时完成效资源实现专案目标时帮助确定专案运行中潜问题(风险)机会通专案理讨基专案团队成员专业知识验根WBS列出工作完成先序估计完成时间确定专案起始时间终止时间时序列出工作单元起始完成时间样作出专案网络图(NETWORK DIAGRAM)甘特图(GANTT CHART)分见图2图3 甘特图提供专案控制基础
图2 网络图(Network Diagram)
工作结构分析WBS
优先权
持续时间
开始
A1
A2
G3
G2
F1
B1
终止
G1
F3
F2
D43
D3
D2
D1
E3
E2
E1
C3
C2
C1
D42
D41
B2
A3
A系统设计
(日)
A1确定信息流
5
A2确定软件求
A1
3
A3确定硬件求
A2
2
B软件开发
B1系统流程图准备
A2
5
B2数库程序修改
B1
10
C硬件采购
C1硬件供应商选择
A3
1
C2采购订单处理
C1
1
C3硬件接收
C2
15
D系统员配置
D1力资源需求确定
A3
2
D2公司员调
D1
15
D3外部员招聘
D2
20
D4系统培训
D41户手册准备
B2 C1
10
D42培训容确定
D41
10
D43培训
D42 D3 E3
4
E设施准备
E1设施布置
C1 D1
3
E2设施修改
E1
15
E3设备安装
E2 C3
5
F办公动化规模测试
F1规模测试评估方法确定
A1
2
F2规模测试
F1 D43 E3
30
F3测试评估
F2
5
G办公动化
G1系统修改(根需)
F3
10
G2执行方案审定
G1
1
G3全面办公动化执行
G2
15
33 确定径(CP):
径专案网络中联结工作单元耗时长路径径没闲置时间谓闲置时间(slack time)晚开始时间(LS)早开始时间(ES)间差值晚完成时间(LF)早完成时间(EF)间差径确定专案耗时长工作次序意味着着径意工作单元完成时间改变整专案完成时间样方式改变确定径帮助保护专案计划专案径计算见图4 详细计算表征图5中见该专案径(长耗时)112天
C2采购订单处理
C1
1
11
12
30
31
19
C3硬件接收
C2
15
12
27
31
46
19
D系统员配置
D1力资源需求确定
A3
2
10
12
10
12
0*
D2公司员调
D1
15
12
27
12
27
0*
D3外部员招聘
D2
20
27
47
27
47
0*
D4系统培训
D41户手册准备
B2 C1
10
23
33
27
37
4
D42培训容确定
D41
10
33
43
37
47
4
D43培训
D42 D3 E3
4
47
51
47
51
0
E设施准备
E1设施布置
C1 D1
3
12
15
28
31
16
E2设施修改
E1
15
15
30
31
46
16
E3设备安装
E2 C3
5
30
35
46
51
16
F办公动化规模测试
F1规模测试评估方法确定
A1
2
5
7
49
51
44
F2规模测试
F1 D43 E3
30
51
81
51
81
0*
F3测试评估
F2
5
81
86
81
86
0*
G办公动化
G1系统修改(根需)
F3
10
86
96
86
96
0*
G2执行方案审定
G1
1
96
97
96
97
0*
G3全面办公动化执行
G2
15
97
112
97
112
0*
ES+DEF
LFDLS
LFEFS
径 长 耗 时:112 天
图5 径表征 ()
工作结构分析WBS
优先权
持续时间
开始
A1
A2
G2
F1
B1
G1
F3
F2
D43
D3
D2
D1
E3
E2
E1
C3
C2
C1
D42
D41
B2
A3
G3
终止
A系统设计
(日)
A1确定信息流
5
A2确定软件求
A1
3
A3确定硬件求
A2
2
B软件开发
B1系统流程图准备
A2
5
B2数库程序修改
B1
10
C硬件采购
C1硬件供应商选择
A3
1
C2采购订单处理
C1
1
C3硬件接收
C2
15
D系统员配置
D1力资源需求确定
A3
2
D2公司员调
D1
15
D3外部员招聘
D2
20
D4系统培训
D41户手册准备
B2 C1
10
D42培训容确定
D41
10
D43培训
D42 D3 E3
4
E设施准备
E1设施布置
C1 D1
3
E2设施修改
E1
15
E3设备安装
E2 C3
5
F办公动化规模测试
F1规模测试评估方法确定
A1
2
F2规模测试
F1 D43 E3
30
F3测试评估
F2
5
G办公动化
G1系统修改(根需)
F3
10
G2执行方案审定
G1
1
G3全面办公动化执行
G2
15
34 资源安排:
确定述资源需求职责划分工作单元完成序时间必实际资源保证 便特定时间完成相应工作通理提供资源资源理讨 确认谈判资源具体安排承诺某期限关资源提供专案理资源理应起围绕资源获性修改专案计划
35 保护专案计划:
步帮助专案理发现解决专案中潜问题充分利潜机会帮助降低专案风险确保专案成功具体包括两方面:潜问题分析潜机会分析
351潜问题分析(PPA):
专案实施前应该评估产生影响风险素潜问题进行分析开发出应急计划减低根专案成功影响潜问题分析方面着手:
1〕 通专案理讨审查职责划分资源需求网络图甘特图
确定出遇问题特径潜问题会出现工作单元需完成资源足者取决前工作单元完成甚公司未历
2〕 确定出审查高风险区域优先考虑潜问题
3〕 确定出潜问题原
4〕 找出预防措施防止原发生
5〕 找出应急措施减低潜问题影响确定引发应急措施方法
6〕 修改专案计划述措施反映甘特图
专案PPA见表3图6
表3 潜问题分析(PPA)
特定潜问题
原
预防措施
应急措施
引发方法
1〖WBS:D43-培训〗
培训期进行
A外部招聘员工准时报
1鉴定聘合前 确认
a通知第二候选报
第43天
准时报 确定第二候选
b增加部调员
力资源理电话
聘性增加部
员调性
2接受风险
B部分培训设备未期交付
订单前确认供货商
动现 MODEL V
第11天
存货时交货
Backup设备
采购部电话
352潜机会分析(POA):
专案团队仔细审查已完成专案计划找机会专案更效更快完成公司带更效益潜机会分析方法潜问题分析方法相似找出优先机会原促进措施利措施扩机会良效益引发利措施方
法修改专案计划述措施反映甘特图
专案POA见表4图6
表4 潜机会分析(POA)
特定潜机会
原
促进措施
利措施
引发方法
1〖WBS:D43-培训〗
培训提前进行
A外部招聘员工提早报
早安排培训工作
培训部提早完成
力资源部理电话
培训容准备
确认提早报时间
第二天通知培训部
设计部
B培训设备提早交付
a电话供货商预先定货
维修部提早完成设施修改
供应商电话采购部
b答应加快付款
确认提早交付时间
采购部第二天电话通知
维修部
五 执行控制专案
1 专案执行启动:
专案理应召开专案团队关员参加开球会议回顾家明确专案意图范围目标规定专案团队成员起工作基原回顾专案计划澄清关安排进度绩效专案完成时间宣布专案正式启动
2 专案控制:
程监控专案实施进度确保专案成功实施出现问题机会作出快速反应然帮助专案理代分析作出决定效专案控制系统基两类系统理:第清晰绩效标准点已面讨专案目标工作细分专案计划第二提供清晰准确时关专案进度反馈便采取效措施专案控制采面三步骤:
21 测量进度:
通监控工作单元完成实现专案目标设计进度预算里程碑(milestones)测量进度里程碑指专案成功关重工作单元完成专案里程碑详见图6
技术讲里程碑没持续时间消耗资源代表工作单元完成瞬间专案理密切监控里程碑 确信准时完成符合质量绩效标准进度资料负责工作职理资源理通专案状况会议中正式非正式报告 者通专案理讨获
22 分析评估状况确定偏离轨道原:具体具专案专门知识员实施专案员参系统方法解决问题 作出决定
23 确定必措施:通常措施包括PPAPOA提应急措施利措施情形专案理需作进步分析确定解决办法点通专案定义专案目标指导决定作出果采取行动措施需调整专案话专案控制接专案调整作出准备
3 专案调整:
专案调整意味着专案作必改变满足专案目标通常响应专案实施程中出现问题机会然改变专案目标会导致专案调整专案调整确保专案成功必步骤前面专案定义专案计划中方法工具样样采具专案专门知识员实施专案员参系统方法评估状况解决问题作出决定
六 结束专案
专案理步专案结束关闭专案财务帐户评估专案确定吸取验教训关闭评估专案确保专案目标已实现工作已完成关闭衡专案财务记录帐户 提供机会分享学东西便专案
专案财务帐户般通公司专案成会计系统关闭衡工作订单(预算)成帐户费帐户等等专案评估通专案理讨进行专案定义专案目标审查专案成果总结专案存档通知关方面专案已结束机制部报纸公报信息分享会执行简报等实现专案验分享
已完成整专案理阿瑟博士应该整理关述启动计划执行控制结束五方面容完成办公动化专案实施报告提交总裁安滕先生批准
七 结束语
专案成功否取决前述方法工具良计划专案效执行控制专案专案团队成员成功承诺专案理专案团队成员间效沟通团队合作获高层理者支持专案成功保证
研究表明专案成功十素:
· 专案团队承诺
· 准确初始成估算
· 专案团队力(知识技)
· 整专案期间筹资行性
· 效专案计划控制技术
· 专案启动难度较低
· 专案团队工作达成识
· 避免官僚组织控制
· 专案理场
· 明确成功标准
八 参考资料
1 赵碧华朱美珍 «研究方法»
2 Philip A Wickham Management consulting
3 PMI Project Management Body of Knowledge
文档香网(httpswwwxiangdangnet)户传
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