会务流程


    会 务 流 程
    会议前
    1选择会议室
    根参会员数量选择相应会议室楼功厅需涉会议桌摆放根会议容(工作汇报会验交流会座谈会情况介绍会等)选择课桌式回字形等方式排放桌椅设置席台讲台应兼顾席台讲台坐席整体协调
    2制作横幅
    会议果需横幅根会议名称提前制作相应横幅正确悬挂
    3摆放花草
    根会议实际合理摆放花草营造会议气氛需租提前准备
    4制作座牌
    需制作座牌提前根参会员名单制作仔细核参会员名单避免座牌中出现错字(音字形字等)参会员较时会场入口处醒目位置放置会议座次表
    5安排座次
    根参会员级确定座次应座牌摆放会议桌
    6印制参会资料
    根实际情况准备会议相关参会指南宣传展板领导汇报材料等
    7准备笔笔记
    般准备会议笔根具体情况确定否需笔记
    8茶水
    提前准备纯净水茶水会议桌摆放整齐
    9调试投影仪音响设备
    果需投影仪提前开检查否正常播放果话筒确定话筒数量调整音量时查话筒电池电量否充足准备备电池
    10准备相机摄机
    提前准备相机检查相机电量否充足需摄提前准备机位调试机器
    11开空调
    根天气情况需空调提前开空调确保参会员进入会议室时温度已调节
     
    12调节灯光
    根天气情况调节灯光确认否开窗帘
    13签
    果会议需签提前根参会员名单制作签表会议开始前派专入口处负责签
    14提醒会议纪律
    会议正式开始前需提醒参会员手机调静音者关机时提醒参会员认真开会做记录
    二会议中
    1灵活应突发事件
    提前想会议中出现突发事件电脑投影仪话筒障等指定专问题出现时处理
    2做会议记录
    会议中指定专做笔记相录音录工作便会写作会议纪新闻稿
    3做会场服务
    分发会议材料时添加茶水参会员中途需洗手间提供引导
    三会议
    1合影
    果会参会员需集体合影会议结束前安排合影场需摆放座椅确定座次
    2清洁会场
    包括面清洁桌面清洁会议资料整理档电脑投影仪空调灯光等电源关闭
    3撰写新闻稿会议纪
    般情况需撰写新闻稿量短时间撰写果重会议需撰写会议纪根会议笔记录音录等撰写会议纪
     

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