六公司文件理制度
()总
第条 减少发文数量提高办文速度发文质量充分发挥文件项工作中指导作根中央关文书处理关规定结合厂实际情况特制订制度
第二条 文件理容包括：级函电文级函电文厂报发种文件资料
第三条 政分工原全厂类文件分委办公室厂部办(简称两办)口理
(二)收文理
第四条 公文签收
1厂公启文件(厂领导订启外)均厂收发员登记签收(级邮电局机通讯员直送机室机文件外)分交两办机秘书拆封签收拆封时收发员机秘书均需注意检查封口邮戳开口邮票撕毁函件应查明原密件开口国外信函邮票撕应拒绝签收
2级机部门发文件进行信封文件文号机编号四口核定果中项口应立报告级机部门登记差错文件文号
第五条 公文编号保
1两办机秘书级文拆封应时附文件处理传阅单分类登记编号保须工厂承办档厂领导亲启文件厂领导启封应分交两办办理正常手续
2厂外出员开会带回文件资料应时分送交两办机秘书进行登记编号保保存
第六条 公文阅批分转
1正式文件均需分两办(副)根文件容性质阅签机秘书分送承办部门阅办重文件应呈送厂领导(分领导)亲阅批分送承办部门阅办避免文件积压误事般应天阅签完紧急文件阅办
2般函电单等分两办机秘书直接分转处理涉单位会办文件应办单位联系分转处理
3加速文件运转机秘书应天第二天文件送厂领导承办部门关系两业务部门应批示次序次传阅迟超两天(特殊情况例外)
第七条 文件传阅催办
1传阅文件应严格遵守传阅范围保密规定密级文件带回家宿舍公场文件转阅尚未传达文件外泄露容
2阅读文件应抓紧时间天阅完应班前文件交机室阅批文件般超两天阅应签名示负责领导批示拟办意见两办应责成关部门员文件提求领导批示办理关事宜
3阅文时抄录全文意取走文件夹文件附件确系工作需办理阅手续防止丢失泄密
4文件阅完应送交两办机秘书切忌横传
5两办机秘书文件负催办检查督促责承办部门接文件函电应立指定专办理文件压放分散需备查应关保密规定征两办意予复印摘抄原件应时档周转
6阅文范围离退休干部般关部门定期组织学关文件两办机室通知机室阅文
(三)发文理
第八条 发文规定
1全厂报发正式文件权力分集中委厂部群众团体部门律行发送正式文件
2群众团体部门需反映汇报重情况安排布置重工作求发文应分委厂部提出发文申请文件底稿分交两办审核委厂部意发文两办分政机构设置业务分工统口×字厂×字发文群众团体文件委批转
3全厂影响较涉两厂领导分范围文件须委书记厂长批准签发余文件均分厂领导批准签发
第九条 发文范围：
1委厂部名义发出文件通告决定决议请示报告编写会议纪会议简报均属发文范围
2委厂部发文件：
(1)公布全厂规章制度
(2)转发级文件根级文件精神制订工厂文件
(3)公布工厂体制机构变动干部免事项
(4)公布全厂性重生产技术营理政治工作生活福利等工作决定
(5)发布关奖惩决定通报
(6)关全厂重事项
3委厂部行文外发文：
(1)级机关呈报工作计划请示报告处理决定
(2)兄弟单位联系关工厂重生产技术事劳资物资供应科研基建营理群工作等事宜
4工厂日常生产技术营理群工作中关图纸技术文件工艺修改审批工作安排部署传达级指示等事项应关制度办理分厂领导批准业务科室书面口头通知执行般厂部文件发布
5业务科室开专题会议作决定般应发文备查考科室名义工作简讯发会议纪
6业务科室外单位发生般业务联系科室名义外发函(应编号备查)厂部名义发文
(四)发文程序求
第十条 发文程序规定：
1单位需发文应事先分委厂部提出申请
2委厂部意发文时办单位应方针政策国家法令级指示工作实际需草拟文件初稿
3草拟文稿必须全厂角度出发做情况确实观点鲜明条理清楚层次分明文字简炼标点符号正确书写工整严禁铅笔圆珠笔红墨水彩笔书写
4文稿拟拟搞应填附发文稿纸首页详细写明文件标题发送范围印刷份数拟稿单位拟稿签名盖章标定日期密级
5两办应根委厂部求级关指示精神关文件规定文稿进行审查修改涂改清文字错漏严重容妥格式符文稿应退回拟稿单位重新拟稿
6两办审查修改文稿送部门领导核稿(文稿容质量负责)
7审核时修改较碍印存档文稿应拟搞部门重新誊写清楚
8需会签文稿应交付印前送会签部门会签
9文稿审核会签批准权限规定分呈送委厂部领导审定批准签发
10领导批准签发文稿交两办机秘书统编号送字室印
11文件印清样应拟稿校校员应发文稿签名
12文件字两办派专数印刷两办机秘书分发检查落实情况印刷质量文件机秘书应拒绝盖印分发
(五)文件阅清退
第十条 部门关工作员工作需阅般文件需部门负责签写便条密级文件须两办意方阅
第十二条 阅文件应严格履行阅登记手续阅时文件带走全文抄录允许拆卷文件勾划等
第十三条 两办机秘书承办公文应抓紧催办应定期事情已办妥厂文件级求限期清退文件进行收缴清退工作(般月底清季末中清年终总清)发现文件丢失必须时查明原责者实领导报告
第十四条 部门应指定位责心强志负责文件收交保保密催办检查工作
(六)文件立卷档
第十五条 文件档范围：
1列文件统分两办负责档：
(1)级机关文包括级工厂报告申请批复
(2)委厂部发出报告指示决定决议通报纪重通知工作总结领导发言生产营工作类计划统计季度年度报表等
(3)厂委会厂长办公室厂务会工厂理委员会中层干部会种专业例会记录
(4)厂代会职代工工会会员代表会团代会等厂级群组织召开代表会形成报告总结决议发言简报会议记录等
(5)保存价值民信访记录处理结果
(6)参加级召开种会议带回文件资料厂会汇报表言材料等
(7)级机关领导志厂检查视察工作报告指示记录厂级进行汇报提纲材料
(8)反映厂生产营活动先进物事迹厂领导工作等音摄制品
(9)工厂日志事记
(10)工厂级请示批复文件报关材料
2业务科室群众团体日常工作中形成活动资料业务科室群众团体负责立卷档
第十六条 立卷求
1文件立卷应容名称作者时间序分门类进行整理档
2立卷时求文件批复正底稿件附件收集齐全保持文件材料完整性
3坚持时立卷年终立卷档相结合原重工作重会议形成文件材料时立卷档
4年度形成文件材料求年度5月份前整理完6月份正式档案馆(室)移交清单式两份(接交单位留存份备查)
(七)文件销毁
第十七条 余重复时保存价值文件两办机室应定期清理造册级关规定办理申请销毁手续
第十八条 审核意销毁文件应派专车分两办机秘书正副护送级机关指定纸厂监视销毁
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第条 减少发文数量提高办文速度发文质量充分发挥文件项工作中指导作根中央关文书处理关规定结合厂实际情况特制订制度
第二条 文件理容包括：级函电文级函电文厂报发种文件资料
第三条 政分工原全厂类文件分委办公室厂部办(简称两办)口理
(二)收文理
第四条 公文签收
1厂公启文件(厂领导订启外)均厂收发员登记签收(级邮电局机通讯员直送机室机文件外)分交两办机秘书拆封签收拆封时收发员机秘书均需注意检查封口邮戳开口邮票撕毁函件应查明原密件开口国外信函邮票撕应拒绝签收
2级机部门发文件进行信封文件文号机编号四口核定果中项口应立报告级机部门登记差错文件文号
第五条 公文编号保
1两办机秘书级文拆封应时附文件处理传阅单分类登记编号保须工厂承办档厂领导亲启文件厂领导启封应分交两办办理正常手续
2厂外出员开会带回文件资料应时分送交两办机秘书进行登记编号保保存
第六条 公文阅批分转
1正式文件均需分两办(副)根文件容性质阅签机秘书分送承办部门阅办重文件应呈送厂领导(分领导)亲阅批分送承办部门阅办避免文件积压误事般应天阅签完紧急文件阅办
2般函电单等分两办机秘书直接分转处理涉单位会办文件应办单位联系分转处理
3加速文件运转机秘书应天第二天文件送厂领导承办部门关系两业务部门应批示次序次传阅迟超两天(特殊情况例外)
第七条 文件传阅催办
1传阅文件应严格遵守传阅范围保密规定密级文件带回家宿舍公场文件转阅尚未传达文件外泄露容
2阅读文件应抓紧时间天阅完应班前文件交机室阅批文件般超两天阅应签名示负责领导批示拟办意见两办应责成关部门员文件提求领导批示办理关事宜
3阅文时抄录全文意取走文件夹文件附件确系工作需办理阅手续防止丢失泄密
4文件阅完应送交两办机秘书切忌横传
5两办机秘书文件负催办检查督促责承办部门接文件函电应立指定专办理文件压放分散需备查应关保密规定征两办意予复印摘抄原件应时档周转
6阅文范围离退休干部般关部门定期组织学关文件两办机室通知机室阅文
(三)发文理
第八条 发文规定
1全厂报发正式文件权力分集中委厂部群众团体部门律行发送正式文件
2群众团体部门需反映汇报重情况安排布置重工作求发文应分委厂部提出发文申请文件底稿分交两办审核委厂部意发文两办分政机构设置业务分工统口×字厂×字发文群众团体文件委批转
3全厂影响较涉两厂领导分范围文件须委书记厂长批准签发余文件均分厂领导批准签发
第九条 发文范围：
1委厂部名义发出文件通告决定决议请示报告编写会议纪会议简报均属发文范围
2委厂部发文件：
(1)公布全厂规章制度
(2)转发级文件根级文件精神制订工厂文件
(3)公布工厂体制机构变动干部免事项
(4)公布全厂性重生产技术营理政治工作生活福利等工作决定
(5)发布关奖惩决定通报
(6)关全厂重事项
3委厂部行文外发文：
(1)级机关呈报工作计划请示报告处理决定
(2)兄弟单位联系关工厂重生产技术事劳资物资供应科研基建营理群工作等事宜
4工厂日常生产技术营理群工作中关图纸技术文件工艺修改审批工作安排部署传达级指示等事项应关制度办理分厂领导批准业务科室书面口头通知执行般厂部文件发布
5业务科室开专题会议作决定般应发文备查考科室名义工作简讯发会议纪
6业务科室外单位发生般业务联系科室名义外发函(应编号备查)厂部名义发文
(四)发文程序求
第十条 发文程序规定：
1单位需发文应事先分委厂部提出申请
2委厂部意发文时办单位应方针政策国家法令级指示工作实际需草拟文件初稿
3草拟文稿必须全厂角度出发做情况确实观点鲜明条理清楚层次分明文字简炼标点符号正确书写工整严禁铅笔圆珠笔红墨水彩笔书写
4文稿拟拟搞应填附发文稿纸首页详细写明文件标题发送范围印刷份数拟稿单位拟稿签名盖章标定日期密级
5两办应根委厂部求级关指示精神关文件规定文稿进行审查修改涂改清文字错漏严重容妥格式符文稿应退回拟稿单位重新拟稿
6两办审查修改文稿送部门领导核稿(文稿容质量负责)
7审核时修改较碍印存档文稿应拟搞部门重新誊写清楚
8需会签文稿应交付印前送会签部门会签
9文稿审核会签批准权限规定分呈送委厂部领导审定批准签发
10领导批准签发文稿交两办机秘书统编号送字室印
11文件印清样应拟稿校校员应发文稿签名
12文件字两办派专数印刷两办机秘书分发检查落实情况印刷质量文件机秘书应拒绝盖印分发
(五)文件阅清退
第十条 部门关工作员工作需阅般文件需部门负责签写便条密级文件须两办意方阅
第十二条 阅文件应严格履行阅登记手续阅时文件带走全文抄录允许拆卷文件勾划等
第十三条 两办机秘书承办公文应抓紧催办应定期事情已办妥厂文件级求限期清退文件进行收缴清退工作(般月底清季末中清年终总清)发现文件丢失必须时查明原责者实领导报告
第十四条 部门应指定位责心强志负责文件收交保保密催办检查工作
(六)文件立卷档
第十五条 文件档范围：
1列文件统分两办负责档：
(1)级机关文包括级工厂报告申请批复
(2)委厂部发出报告指示决定决议通报纪重通知工作总结领导发言生产营工作类计划统计季度年度报表等
(3)厂委会厂长办公室厂务会工厂理委员会中层干部会种专业例会记录
(4)厂代会职代工工会会员代表会团代会等厂级群组织召开代表会形成报告总结决议发言简报会议记录等
(5)保存价值民信访记录处理结果
(6)参加级召开种会议带回文件资料厂会汇报表言材料等
(7)级机关领导志厂检查视察工作报告指示记录厂级进行汇报提纲材料
(8)反映厂生产营活动先进物事迹厂领导工作等音摄制品
(9)工厂日志事记
(10)工厂级请示批复文件报关材料
2业务科室群众团体日常工作中形成活动资料业务科室群众团体负责立卷档
第十六条 立卷求
1文件立卷应容名称作者时间序分门类进行整理档
2立卷时求文件批复正底稿件附件收集齐全保持文件材料完整性
3坚持时立卷年终立卷档相结合原重工作重会议形成文件材料时立卷档
4年度形成文件材料求年度5月份前整理完6月份正式档案馆(室)移交清单式两份(接交单位留存份备查)
(七)文件销毁
第十七条 余重复时保存价值文件两办机室应定期清理造册级关规定办理申请销毁手续
第十八条 审核意销毁文件应派专车分两办机秘书正副护送级机关指定纸厂监视销毁
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