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中国人民大学-工作分析专题操作流程及方法
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1. 工作分析专题 ——操作流程及方法 中国人民大学劳动人事学院 慧济人力资源工作室
2. 工作分析的基本流程工作信 息提取工作信 息分析部门功能与职责 部门任务清单 部门权限一览表 岗位职责 岗位工作清单 访谈 问卷 工作日志 HRM软件…工作清单分析 重点工作分析 任职资格分析招聘要素 学历要求 特定能力 特定知识 特定经验 考核要素 培训要素工作 说明书应用于HRM 的各项职能
3. 第一阶段部门职责、任务清单与岗位职责 1、填写工作日志:各部门连续填写10个正常工作日的工作日志,以便查清每个岗位目前所从事的所有工作和工作任务构成,了解每个工作的不同职能的时间分配;具体填写格式参见附表一。
4. 2. 汇总个人工作日志:每个人汇总自己的工作日志,汇总要求和格式见附表二。 3. 各部门汇总每个员工的工作日志,建立初步的部门工作任务清单,汇总要求和格式见附表三。 4.在汇总的部门工作任务清单基础上,组织全部门的人进行逐项讨论,以便确认:
5. A、是否是本部门的工作,如果是,它与其他部门的哪些工作相关;如果不是,那么它应当属于哪个部门 B、在汇总的工作任务清单中,有没有重叠或遗漏的,如果有,进行补充和修改 C、考虑企业发展要求,讨论是否有目前尚未开展的工作,如果有,需进行补充
6. 5. 整理清单结构:各部门对清单进行整理,按逻辑关系和工作任务的同类性归类,其结构为: 第一级:部门的主体功能; 第二级:反映部门主体功能的职责; 第三级:把任务清单归并在相应的 职责内。
7. 6. 各相关部门对工作任务清单进行集体讨论,目的是解决工作任务交叉、遗漏和界定不清的问题,同时确认相关工作或任务的衔接点,以便确认和区分部门职责; 7. 将工作任务清单交上级主管领导审核确认后,提交专家组进行评审,对于不合格的部门,需返回修改。
8. 8. 部门职责的确认:将部门任务清单中的第一级和第二级提出,形成部门的基本职责; 9. 各部门在确认的部门职责基础上,进行权限划分,具体做法为:对每一项工作职责进行判断,凡有以下情况者,必须列入部门职责权限表(见附表四),并赋予相应的权限:
9. A、需要做出决策(决定)的; B、具有关键责任判断点的; C、具有需要控制环节的; D、与其他部门重要工作任务相关的等。
10. 10. 各部门确定自己部门的岗位设置和人员配置,画出部门结构图,并将工作任务清单中的每一项具体工作任务划归各个工作岗位,形成工作任务分配表;完成部门结构描述与设计,并画出结构图,如:
11. 部门经理编码: 编制:XX主管 编码: 编制:XX主管 编码: 编制:XX职位 编码: 编制:
12. A、部门与职位编码,如人事行政部编号为RX,人事行政部经理为RX-01,人事行政部人事主管为RX-01-01等; B、初步确认各岗位人员配置; C、补充岗位(职位)职责中与管理有关的项目,如经理级的部门工作任务分派、工作指导与监督、职场管理、人员激励、员工绩效评估与绩效改善、部门业绩的改善与提高、冲突的处理、下属工作中问题的协助解决、部门的工作计划、总结和汇报等。
13. 11.将部门结构、部门权限、部门职责、岗位职责等文件提交主管领导进行审核确认后,提交专家组进行评审,在需要的情况下,组织进行修改; 12.将修改后的文件提交高层审核批准。
14. 第二阶段任职资格的确认1、 对每一个岗位(职位)的工作职责和任务清单进行评估,以确认资格要求,具体做法为: 第一步:对工作职责与任务进行两维评估:重要程度和时间消耗
15. 重要程度:根据发生问题对工作的影响程度和影响的持久性程度进行判断,划分为五个等级:5(极为重要),4(非常重要),3(比较重要),2(不重要),1(轻微) 时间消耗:根据该项工作占总作业时间的比例进行评估,划分5个等级:5(极多),4(非常多),3(比较多),2(相对少),1(极少) 评估表格如下:
16. 重要程度 时间消耗 5 4 3 2 1 5 清单标号 4 3 2 1 部门: 职位名称: 职位编号:
17. 第二步:对阴影格内的工作项目 进行评估,评估表格如下:清单 标号学历要求 特定知识(专业)要求 特定经验(经历)要求 特定能力要求
18. 第三步:整理,具体方法为把每纵行中内容进行归并,如有相同要求,选取要求最高者; 第四步:根据第三步的整理结果按下列表格进行评估:
19. 评估内容 评估项目 是否是招聘时必须具备的要求是否是区分优秀员工的重要标志 若不具备是否会给工作带来麻烦 如果不具备这一要素是否可以勉强接受特定知识要求 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否
20. 评估内容 评估项目 是否是招聘时必须具备的要求是否是区分优秀员工的重要标志 若不具备是否会给工作带来麻烦 如果不具备这一要素是否可以勉强接受特定经验要求 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否
21. 评估内容 评估项目 是否是招聘时必须具备的要求是否对区分优秀员工的重要标志 若不具备是否会给工作带来麻烦 如果不具备这一要素是否可以勉强接受特定能力要求 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否 是 否
22. 第五步:将第三步、第四步的结果进行描述; 第六步:将对任职资格的描述与本职位的工作职责与清单编排在一起。 第七步:将权限表中涉及本岗位的权限逐条提出,与第六步的结果归并在一起,添加工作的分类和识别项目,形成工作说明书。
23. 附表一: 工作日志 部门: 职务: 姓名: 年 月 日 时 分至时 分 序 号 工作活动 名称 工作性质(例行/偶然) 时间消耗(分钟) 重要程度(一般/重要/非常重要) 备注
24. 附表二: 个人工作任务汇总表 部门: 职务: 姓名: 自 月 日至 月 日 总工作时间: 时 分 职责 工 作 清 单工作 任务名称 时间消耗(分钟) 时 间 累 计 1 1 2 3 2 1 2 3 3 1 2 3
25. 附表三: 部门工作任务清单分类表 部门: 填表时间: 大类 子类 细目 时间消耗(分钟) 比率(%)
26. 附表四: 部门职务权限表 部门: 填表日期: 序号 项目 区分 摘要 权限 相互联系提案 承办 呈报 审核 复核 核准 协作单位 通知
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