公文写作--公文处理知识讲座

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1. 公文处理知识讲座武汉市人民政府办公厅张东风 2013年6月
2. 主要内容第一讲公文的概念和分类第二讲《党政机关公文处理工作条例》内容解析第三讲公文写作若干问题探讨第四讲公文病例评改
3. 众所周知，各级党政机关尤其是办公厅（室）的日常工作概括地讲就是六个字，即：办文、办公、办事。所谓办文，从广上讲，就是我们通常所讲的公文处理，它是指公文拟制（起草、审核、签发）、办理（收文办理：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复；发文办理：复核、登记、印制、核发；整理归档）、管理（公文集中统一管理，公文保密、公文撤销与废止、公文清退与销毁）等一系列相互关联、衔接有序的工作；引言
4. 从狭义上讲，就是指公文拟制中的草拟、审核和发文办理中的复核及收文办理中的初审、承办（拟办、转办）、催办、答复等一系列相互关联、衔接有序的工作。这项工作是各级党政机关的一项重要的基础性工作，也是每位机关工作人员应知应会的基本技能，它反映出一个机关工作水平和人员素质的高低，又影响着一个机关的工作效率和执行能力。办什么说公文处理工作重要呢？对此，我想谈四个方面的情况与大家共勉：其一，从理论上讲。其二，从实际工作来讲。其三，从领导要求来讲。
5. 其四，从我国古今官吏制度来讲，都要求官员具有较高的写作能力。我国古代对官员的身（身材相貌）、言（口才）、书（书法文理）、判（判理政事的能力）都有较高的要求。在古代、会写公文的人称“手笔”，特会写的人称“大手笔”（清代称“刀笔吏”），这些人的待遇很好，但对他们的要求也很高：一是行文要规范；二是贴黄改错要受罚；三是实行禁浮文制度。
6. 一、公文的概念公文，是我国各种应用文中地位最重要、用途最广泛的一种文体。广义的公文，即公务文书的简称。是法定的社会组织在处理公务过程中形成及使用的具有特定效力和规范体式的文书，是行使职权、依法管理和进行公务活动的重要工具。狭义的公文，即指法定公文（亦称党政机关公文）。是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。第一讲公文的概念和分类
7. 党政机关公文的主要特点有：1234权威性和政策性针对性和指导性约束性和规范性程序性和严密性5对应性和定向性
8. 二、公文的分类是指党和国家机关、政协机关、人民团体、企事业单位和其他法定的社会组织在公务活动中普通使用的公文。（一）通用公文1、法定公文(是指《党政机关公文处理工作条例》中所明确规定的具有法定效力的15种公文)2、日常公文（也称“准公文”，是指党政机关日常使用的、未经法定公文形式印发、不起直接效用的公文）（二）专用公文是指司法、外交、军事、科技等专门职能部门在一定的业务范围内使用的具有较强专业性的公务文书。
9. 三、文书、公文、文件三者之间的区别与联系文件是领导机关根据自己的职责权限所制发的具有特定效力并设有特定版头的公文。《过秦论》：“禁文书、酷刑法”文书是行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有特定格式的文字材料。公文，即公务文书，历史上曾称其为“官文书”、“文牍”，现在包括文件和电报两大类，是文书的主要组成部分。《后汉书·刘陶传》：“州郡忌讳，不欲闻知，但更相告语，莫肯公文”《内阁属官官制》15条：“本阁公牍文件”
10. 文书、公文、文件这三者之间既有区别、又有联系，并且存在包含与被包含的关系，如下图所示:文书公务文书（公文）私务文书通用公文专用公文（国书、起诉书等）法定公文（文件、电报）日常公文（准公文）可公证文书（契约、遗嘱等）非公证文书（书信、自传等）由此可见，文书这个概念的外延比公文大，而公文这个概念的外延又比文件大。所以，我们可以把文件称为公文，但有的公文不一定是文件；我们可以把公文称为文书，但有的文书不一定是公文。
11. 一、新《条例》出台的意义新《条例》着眼于新时期我国党政机关公文处理工作的客观要求，在总结了近年来党政机关公文处理工作的实践经验的基础上，首次实现了党政机关公文处理的规范统一，是我国当代公文法规建设过程中一次具有划时代意义的重大变革,它将在今后相当长一段时期内成为全国各级党政机关调整和规范公文处理工作的纲领性文件，并具有重要的现实意义和深远的历史意义。第二讲《党政机关公文处理工作条例》内容解析
12. 具体体现在四个方面: （一）它充分体现了公文处理工作不断发展的客观要求（二）它有助于加强党政系统沟通协调，推进党政机关效能建设（三）它有助于更好地发挥公文在经济社会发展的重要作用（四）它有助于提升公文处理工作的水平和质量
13. 二、新《条例》的主要特点（一）重新定义了公文处理相关概念（二）增加了公文种类（三）调整了公文格式要素（四）行文规则方面增加了一些具体规定（五）公文拟制更加强调程序规范（六）简化了公文办理的环节
14. （一）党政机关公文种类的变化三、公文种类第一，大多数文种不再区分党政机关公文适用对象。第二，对部分文种适用范围作了细微调整。与原《条例》和《办法》的不同，新《条例》在文种的取舍上主要作了一下调整：
15. （二）新《条例》规定15个文种适用范围及特点 (1)适用范围决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。(2)主要特点一是制发程序上的规范性；二是内容上的针对性；三是效力上的权威性；四是适用对象上的普遍性；五是思想上的指导性；六是时效上的长期性。 1.决议
16. (1)适用范围决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 (2)主要特点一是适用范围广泛；二是使用的方式比较灵活；三是具有极强的约束力。 2.决定15个文种适用范围及其特点
17. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围命令(令)适用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。(2)主要特点一是权威性；二是强制性；三是严肃性。 3.命令（令）
18. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围公报适用于公布重要决定或者重大事项。(2)主要特点一是内容上的权威性；二是形式上的多样性；三是公开性；四是新闻性； 4.公报
19. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其中“重要事项”是指有关国家政治、经济、文化、军事、科技、人事、外交等方面的大事；“法定事项”是指由国家权力机关、行政机关等依据法律法规和法定程序公开的事项。 (2)主要特点一是发文机关的特定性；二是公布事项的庄重性；三是告知范围的广泛性；四是传播方式的新闻性。 5.公告
20. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 (2)主要特点一是公开性；二是法规性；三是政策性；四是广泛性；五是通俗性。6.通告
21. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。(2)主要特点一是意见所涉及的必须是重要问题；二是意见写作形式的特定性；三是指导性；四是针对性；五是原则性。7.意见
22. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。(2)主要特点一是使用频率高、适用范围广；二是专项性强、行文简便灵活；三是时效性强、具有执行性。8.通知
23. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。(2)主要特点一是典型性；二是教育性；三是时效性。 9.通报
24. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。 (2)主要特点一是真实性；二是陈述性；三是广泛性；四是单向性；五是事后性。10.报告
25. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围请示适用于向上级机关请求指示、批准。(2)主要特点一是内容针对性、规定性；二是逐级请示，不得越级行文；三是单一性；四是呈批性；五是事前性。11.请示
26. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围批复适用于答复下级机关请示事项。 (2)主要特点一是针对性；二是权威性；三是简明性；四是被动性。12.批复
27. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围议案适用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。(2)主要特点一是制作主体的法定性；二是内容的特定性；三是提请的时效性；四是建议的可行性；五是办理的程序性。13.议案
28. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 (2)主要特点一是广泛性；二是灵活性；三是单一性。14.函
29. 15个文种适用范围及其特点 (1)适用范围纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。(2)主要特点一是纪实性(客观性) ；二是概括性(提要性) ；三是指导性；四是备考性；五是内部性。15.纪要
30. 1、决定与决议（三）近似文种异同辨析决议决定不同点必须是经过会议集体讨论并表决通过的。可以由会议产生，也可以由行文机关（单位）领导层直接作出。相同点均属决策性公文，都是一级组织机关对某些重大问题的处理或重要工作事项所作出的决策；决策又出自于各级领导机关，并要求下级予以贯彻执行；都是下行文。
31. 2、决定与命令近似文种异同辨析命令决定相同点同属指令性公文，都是下行文。不同点在使用权限方面在公布行政法规和规章，宣布施行重大强制行政措施时，要严格按照《宪法》规定的权限使用。可较普遍地使用。在适用方面涉及的是特定的具体事务。既涉及特定的具体事务，也涉及一部分非特定的、具有普遍性的、反复发生的事务。在表达方面高度简洁，只表达作者的意志和要求。既表达意志、要求，又阐述一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。
32. 近似文种异同辨析公报公告通告相同点知照性下行文不同点使用级别发文机关级别较高，一般只有党和国家的高级领导机关及其职能部门或者其授权机关使用。通告的发文机关在级别上没有任何限制，各级机关、人民团体、企事业单位都能使用。发布内容发布重要决定或者重大事项，如重要会议情况、社会及经济等方面的重要情况。发布重要事项或者法定事项。发布应当遵守或者周知事项，如公布行业性、规范性要求。对象范围面向党内外、国内外。面向国内外，侧重于国外。面向社会各有关方面，发文范围一定局限在国内，有时局限在一个局部的较小的范围。篇幅长短较长，内容较详细具体。较短，内容较原则概括。可长可短，内容详略根据需要而定。目的作用侧重新闻性，主要起告知作用，达到周知目的。侧重于规定性，主要起规范作用，达到约束目的。行文方式一般通过新闻媒体公通过新闻媒体或在社会上等方式公开发布张贴。开发布。 3、公报、公告与通告
33. 4、通知与通告近似文种异同辨析一般是公众。通过具体事项的安排，照此执行或办理。一定范围内必须遵守的事项，有着较强的、直接的和具体的约束力目的要求事前，预先告知。制发时间与通知内容直接有关的机关、单位和人员。受文对象不同点均属于告知性公文相同点通知通告
34. 5、通知与通报近似文种异同辨析通过具体事项的安排，照此执行或办理。交流、沟通信息，通过正反面的典型来教育人们。目的要求事前，预先告知。事后。制发时间特定专指性。制发机关的所属单位或部门。受文对象不同点均属于告知性公文相同点通知通报
35. 6、请示与报告近似文种异同辨析属于阅件，上级机关收到并加盖收文章后呈送领导同志阅知，一般情况下不作答复，如果该”报告“十分有价值，领导同志作了批示后可以在上级机关内部有关刊物上摘登，这实际上是上级机关对这一”报告”的认可或者说是一种间接的答复，在处理方法上具有多向性。属于办件，上级机关收到后，要进行登记、拟办、批办、承办，最后还要作出“同意”或”不同意“的答复，在处理方法上具有单向性。处理方法在事先、事中、事后均可行文。事先行文，否则，便是先斩后奏、违背组织原则。行文时间向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问，并不直接要求上级机关及时答复的。向上级机关请求指示、批准，并要求上级机关答复的。行文目的不同点都是向上级机关反映情况的呈情性公文相同点报告请示
36. 7、决定、命令（令）、通报近似文种异同辨析命令（令）决定通报不同点用于表彰先进时：适用于国家行政机关嘉奖有关单位和人员，被嘉奖的对象必须是在全国或在一个大的区域内具有突出成就或作出重大贡献且有重大影响的先进典型，一般授予荣誉称号，是最高级别的奖励，制发的机关层级规格高用于表彰先进时：主要用于命名性表彰，表彰的事项、事迹比较突出，表彰在全国或某一地区、某一系统内有较大贡献、较大影响，能在更大范围内起到教育和引导作用的先进集体和个人用于批评、惩戒错误时：适用于惩戒错误或过失比较严重、造成严重影响的有关单位和人员，具有一定的普遍教育作用用于表彰先进时：用于表彰一般性典型，对于某一具体工作、人物或者业务工作性质的表彰，制发机关层级较低，越是基层单位越应多用通报少用决定或命令文种表彰先进用于批评、惩戒错误时：适用于批评错误，其错误或过失有一定影响但有一定限度，主要目的是引起警惕，吸取教训相同点适用范围都有表彰先进的内容；决定与通报这两个文种还可用于批评错误过失
37. 8、纪要与决定近似文种异同辨析纪要决定相同点对会议议定事项的记录不同点1、纪要所记载的是会议的主要情况和议定事项，决定只针对重要或重大事项； 2、纪要不仅仅反映会议议定的事项，还要记载会议提出的其他方面的事项、要求等；决定必须是完全确定的决策而不必反映其他意见； 3、纪要中的议定事项是有关与会各方确立的意见，决定的内容则可根据有关规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力； 4、在表达方面，纪要需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，决定则一般无这些内容。
38. （四）文种选用的基本依据和要求1、依据法规的规定和要求正确选用文种； 2、依据发文机关的职能权限正确选用文种； 3、依据行文隶属关系或业务指导关系正确选用文种； 4、依据行文的目的、要求正确选用文种； 5、按照层级的不同正确选用文种； 6、按照公文内容的差异正确选用文种； 7、按照约定俗成的文种使用习惯、做法来选用文种。
39. 四、公文格式公文格式是指公文通用的纸张要求、排版和印装要求及公文书面结构各组成要素编排规则的总和，它包括公文的用纸格式、书面格式、排版印装格式等。
40. （一）公文格式修改的主要内容1、增加和删除若干要素并调整部分要素名称 2、修改了若干要素编排规则 ——份号、密级和保密期限、紧急程度 ——发文机关标志 ——发文机关署名、成文日期和印章 ——调整了公文中红色分隔线
41. A4型公文用纸页边及版心尺寸210mm297mm156mm225mm版心区（156mm x 225mm）上白边（天头）37mm±1mm左白边（订口）28mm±1mm右白边（切口）26mm±1mm下白边（地脚）35mm±1mm7mm（二）公文的用纸（用纸格式）
42. （三）公文格式的要素划分（书面格式）公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。
43. 中共武汉市委文件××〔2012〕×号至版心上边缘35mm版头公文书面格式（上行文）中共武汉市委关于××××的请示中共湖北省委： ×××××××××××××××××××××××× ，××××，现将有关情况汇报如下。 ×××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××。妥否，请复示。2012年9月6日主体版记中共武汉市委办公厅2012年9月6日印发 000001 机密特急中共武汉市委（联系人：××× 电话×××××× ）签发人：×××
44. 中共武汉市委文件××〔2012〕3号至版心上边缘35mm版头公文书面格式（下行文）中共武汉市委关于××××的意见各区委、区人民政府，警备区党委，各人民团体： ×××××××××××××××××××××××× ，××××，现提出如下意见。 ×××××××××××××××××××××××× 附件：⒈··············· ⒉··············2012年9月6日主体版记抄送： ×××× 中共武汉市委办公厅2012年9月6日印发 000001 机密★1年特急中共武汉市委（附注）
45. （四）公文的特定格式(1)信函格式 (1)发文机关标志； (2)红色分隔线 ; (3)份号、密级和保密期限、紧急程度 ; (4)发文字号 ; (5)标题 ; (6)页码 ; (7)信函格式公文无“签发人” ; (8)版记。
46. 中共武汉市委办公厅×办函〔2012〕x号中共武汉市委办公厅关于 x x x x x x x xx 的函x x x x x x ： x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 。 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 。2012年9月6日平行公文（信函）版式可否，请复。中共武汉市委办公厅000001 机密特急至上页边30mm至下页边20mm
47. (2)命令（令）格式 (1)发文机关标志； (2)令号; (3)正文; (4)签名章; (5)主送机关。
48. 武汉市人民政府令第 X 号 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 。 2012年9月6日命令公文首页版式市长X X X
49. 武汉市人民政府办公厅 2012年9月6日印发分送： x x x x x x x ， x x x x， x x x x， x x x x。 x x x x， x x x x x x ， x x x x。
50. 3.纪要格式 (1)纪要标志； (2)纪要编号; (3)发文机关和成文日期; (4分隔线; (5)标题和正文; (6)出席、列席和请假人; (7)纪要不加盖印章; (8)纪要的特殊形式可以根据实际制定。
51. 武汉市人民政府常务会议纪要武汉市人民政府办公厅 2012年9月6日听取关于 x x x x x x x等情况汇报 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 。纪要版式（ x ）
52. x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 。出席：x x x 、x x x、 x x x 、x x x 、x x x、 x x x 、x x x 、x x x 、x x x 、x x x 。请假：x x x、 x x x 、x x x 、x x x 。列席：x x x 、 x x x 、 x x x 。武汉市人民政府办公厅 2012年9月6日印发分送：x x x x， x x x x。抄送： x x x x， x x x x， x x x x， x x x x。
53. （五）公文的排版印装（排版印装格式）公文文字的排印一律从左至右横排。正文一般每面排22行，每行排28个字。版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
54. 当正文之后的空白容不下印章或签发人签名章、成文日期时，一般应当采取调整正文行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白。如果出现采取调整正文行距或字距的措施仍无法解决的极特殊情况，如多个机关联合下行文，联合行文的机关过多，无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页，也可以采取“此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“（此页无正文）”。
55. 《党政机关机关公文工作条例》第四章内容，共5条规定，对行文规则作出了明确规定。所谓行文规则，是指以行文关系为核心的行文原则、行文制度、行文方向、行文方式的总和，是维护现行领导体制，保证机关正常工作秩序，促使公文迅速、准确、安全传递和尽快发挥效用而必须遵循的准则。行文讲规则，是党政机关公文处理工作的优良传统。五、行文规则
56. (一)与原《条例》的不同一是布局变化。二是内容变化。三是文字表述的变化。
57. （二）主要行文规则1、行文总规则(1)“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性”。 (2)“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关”。
58. 2、向上级机关行文的规则(1)“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。” (2)“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。” (3)“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。”
59. (4)“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。” (5)“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。” (6)“受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。”
60. 3、向下级机关行文的规则(1)“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。” (2)“党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。”
61. (3)“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。” (4)“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。” (5)“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。”
62. 4、其他行文规则(1)“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。” (2)“党委、政府的部门依据职权可以相互行文。 (3)“部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文。”
63. （三）几个具体问题1、与有关机构单位行文的问题(1) 群众团体机关行文 (2)事业单位行文 (3)企业行文 (4)议事协调机构行文 (5)没有对口下级机构的部门和单位行文
64. 2、越权行文的问题(1) 越权行文的表现 ①越权向上级机关行文 ②越级向下级机关行文 ③越级向同级机关行文 (2)越权行文的处理
65. 一、公文标题的撰写（二）要素齐全（三）书写规范（一）体现主旨公文标题是对公文中心内容的高度概括与提炼，是公文内容的总题。第三讲公文写作若干问题探讨
66. 二、公文正文的撰写（一）开头根据式目的式意义式概述式引述式自由式一二三四五六一篇公文的开头如果新颖，可以起到引人入胜的作用。综合式七
67. （二）主体公文主体是公文中最重要的部分，也是公文写作的重点和难点。一、条理要清楚一篇公文最起码的要求就是要层次清晰，段落分明。二、逻辑要严密三、表达要准确撰写公文在内容上要层层深入，环环相扣，首尾呼应，符合逻辑。撰写公文要字斟句酌，反复推敲，在语言上没有歧义，真正做到句稳词妥，言不过实，文如其事。
68. 四、文字要简炼就是要求我们把丰富、充实的内容用最简单、最精炼的语言表达出来，并且使公文的主旨集中突出，篇幅力求简短，做到“意则期多，字则为少”五、语言要庄重六、内容要“求是”公文的庄重性和权威性是相辅相成的。这就要求公文用语要庄重朴实，通俗易懂。这里所讲的“求是”是指公文的内容既要合法又要创新。
69. 告终式请求式（三）结尾巧妙有力的公文结尾可以起到耐人寻味的作用。常用的结尾方式有五种：1、是向受文者宣告公文内容的终结，这种结尾不仅体现行文的严肃庄重，而且也提醒受文者对公文内容的注意。如报告后面的“特此报告”等。2、这种结尾体现了对上级机关的尊重，如请示后面的“妥否，请复示”。
70. 指示式3、是行文机关阐明和指导受文者执行公文内容的原则与要求。如“以上意见请遵照执行”。号召式4、是行文机关在肯定某项工作重要性的同时，肯定现有成绩和经验，指出前进的方向，并号召和激励受文者为实现既定目标而努力。如表彰通报后面的“希望受表彰的同志……”。自然式5、全篇顺理成章、意尽言止，既不画蛇添足，硬加结尾；也不虎头蛇尾。
71. 三、公文落款的撰写（一）文件的落款单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
72. ××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××。文件落款单一机关行文时格式2012年9月6日抄送： ××××××××， ××××××××。中共武汉市委办公厅2012年9月6日印发中共武汉市委
73. 联合行文时，一般将各发文机关署名按发文机关标志顺序排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
74. ××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××。文件落款联合行文时格式2012年9月6日抄送： ××××××××， ××××××××， ××××××× ×，×××××××× 。中共武汉市委办公厅2012年9月6日印发中共武汉市委× × ×× × ×× × ×× × ×
75. （二）电报的落款既要署单位名称，又要署成文日期，但无须加盖单位印章。
76. 发往各区、各有关部门电报落款格式市人民政府办公厅关于做好××× ××××的紧急通知各区人民政府，市人民政府各有关部门： ×××××××××××××××××××××××× ，××××，××××××××： ×××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××。 2012年×月×日武汉市人民政府办公厅签批×××密级等级特提武政办电〔2012〕×号机号抄送： ××××××××， ××××××××。武汉市人民政府办公厅2012年8月×日22时00分印发武汉市人民政府办公厅电报
77. 一、关于商请举办洽谈会的函第四讲公文病例评改二、关于做好全市政府规章和规范性文件制度廉洁性评估工作的通知三、市人民政府关于加快推进天河机场建设会议纪要公文常见错误案例:
78. 谢谢大家！

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