• 1. 公 文 写 作 培 训
    • 2. 第一部分 公文介绍
    • 3. 一、公文的含义和特点公文是国家机关、社会团体、企事业单位,用于行政管理,具有法定效力和规范体式的文体。简称“文件”。 公文具有:政策性、权威性、规范性三大特点 二、公文的种类命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议记要
    • 4. 三、公文的作用指导工作,传达意图 联系工作,交流情况 请示工作,答复问题 总结工作,推广经验 记载工作,积累史料
    • 5. 根据发文对象可分为以上三类上行文——下级单位向上级单位呈送的公文 如:请示、报告、意见等 平行文——平级单位或不相隶属单位之间的相互往来的公文 如:通知、议案、函等 下行文——上级单位向下级单位的发送的公文 如:命令、决定、决议、指示、公告、通告、通知、 通报、批复、意见等 泛行文——面向社会,没有特定的主送机关和行文方向的公文 如:公告、公报等
    • 6. 第二部分 常用公文写作要领
    • 7. 请 示添加标题报 告通 知涵总结
    • 8. 一、请示的写法 请示:适用于向上级请求指示、批准(上行文)。 请示的特点 呈请性 求复性 超前性 单一性
    • 9. 请示的标准结构 一般包括标题、主送机关、正文、落款和日期几部分 1、标题:(关于***的请示) ①发文机关 + 事由 + 文种 《公安部民航部关于简化购买国内飞机票手续问题的请示》 ② 事由 + 文种 《关于建立中国工程院有关问题的请示》
    • 10. 2、主送机关: 只有一个,即直接上级机关 3、正文: 一般由请示缘由、请示事项、结语三部分组成 ① 请示缘由 说明请示的原因,突出请示的必要性和迫切性 ② 请示事项 是请求上级机关批准或指示的具体事项 ③ 结语 提出批复请求 常用表达方式 “以上请示,请批复(审批)” “以上请示如无不妥,请批准” 或“妥否,请批复”
    • 11. 请示应注意的事项 1、一事一请示 贻误工作“理由”部分简明扼要 2、一般不能越级请示 3、主要内容在正文中表述 要有倾向性意见,且具可操作性 4、不能同时上报下发 5、不要事后请示。必须事前行文 6、理由充分 要求合理 语言简明 语气得体
    • 12. 案例: 关于购置办公用品的请示 尊敬的××领导: 为进一步加强各企业之间的沟通和配合,提高工作效率,…………急需购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品,总预算约21万元……。 妥否,请批示。 附:各种办公设备明细表 **部 二〇一七年八月十日
    • 13. 二、报告的写法 报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复 上级机关的询问 特点: 1、内容的汇报性 2、语言的陈述性 3、行文的单向性,下级机关向上级机关单向文 4、成文的事后性,“事前请示、事后报告” 5、双向的沟通性
    • 14. 类型 汇报工作报告:汇报例行工作,成绩经验,问题教训, 今后打算,上级交办的事项完成情况等; 反映情况报告:报告特殊、重大、突发事件等; 答复询问报告:被动行文,答复上级机关询问事项。
    • 15. 结构 标题+主送机关+正文+落款+成文日期 1、标题: ① 发文机关 + 事由 + 文种 《水利部关于加强防洪工作的报告》 ② 事由 + 文种 《关于加强素质教育的报告》 ★ 报告一般不已文种“报告”单独做标题 2、主送机关: 只有一个直接上级机关
    • 16. 2、正文: 报告缘由:写明报告的目的、根据、意义或原因。 报告事项: 说明具体情况、总结成功经验、指出存在问题、 提出解决办法、改进措施及今后的工作设想 ①汇报工作报告:例行工作,成绩经验,问题教训,上级交 办的事项的完成情况,进度等; ②反映情况报告:事件的原因、经过、结果、性质和建议等; ③答复询问报告:答题式的回复,问什么答什么。
    • 17. 3、结尾: 请审核 请查收 已上报告如无不当请批转有关单位执行 特此报告 ★ 不宜写 已上报告,请指示 4、落款: 发文机关名称、成文日期、印章
    • 18. 报告应注意的事项 主题要新颖 报告不能夹带请示事项 陈述事实时要尽量做到叙述简明扼要 观点的表达要精炼清晰 语言要简洁朴实 报告的格式比较简单
    • 19. 三、通知的写法 通知:适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行事项,批转、转发公文。 通知是发文数量最多、使用频率最高的一个文种 通知的特点 多样性 发布性 指示性 转文性
    • 20. 类型: 事务性通知 开会通知、放假通知、缴费通知 批转性通知 转发性通知 指示性通知 任免性通知 发布性通知
    • 21. 通知的写作 一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成 1.标题: ① 发文机关 + 事由 + 文种 《国务院办公厅关于严禁用公费变相出国旅游的通知》 ② 事由 + 文种 《关于印发<规范国有土地租赁若干意见>的通知》(国 土资发[1999]222号); ③仅写“通知” 两字。 2.主送机关:发文对象比较广,因此主送机关较多
    • 22. 3.正文: 通知缘由 通知事项 执行要求 4.落款: 发文行政机关印章和成文日期。
    • 23. 开头要先写制发本通知的因由、根据或者目的和意义,然 后用过渡词语转入主体部分。 主体要写明要求受文者应遵守什么或贯彻什么。 结尾一般多注明贯彻落实本通知的时间要求、希望等,用语因通知内容而异,如:“请参照执行”、“希遵照办理”等。
    • 24. ******关于举办****活动的通知 (召开) (会议) 各********: 为了……,根据……,拟将举办(组织)一次*****活动(会议),现将有关事项通知如下: 一、…… 二、…… 三、…… 特此通知。 ********(章) ****年**月**日
    • 25. 四、函的写法 函:适用于与平级部门或外单位进行协商、联络(平行文)。 适用范围及分类: 1、适用于不相隶属单位之间商洽工作(商洽函) 2、适用于同单位各部门之间工作联系(联系函) 3、询问或答复问题 (问答函)
    • 26. 函的格式 1、标题:事由+文种 “**公司关于调用办公物资的联系函” 2、函件编号(部门+年份+数字 如:hr2012001) 3、正文:开头+主体+结尾 函的要求 1、对于同级单位,大胆用函。 2、根据不同的收文单位和要办的事情,采用不同的语气和结尾方式。 3、商洽函和问答函必须有回复函,并在其中注明原函编号(如:贵公司hr2012001 号函已收悉,现答复如下)。
    • 27. 案例: 贵州国台酒业公司关于对新员工开展技能培训的商洽函 编号:DC2012001 西南交通大学: 我公司近期招聘了20名新员工,为了使其能够尽快胜任工作,将在近期对新员工进行物流专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验,特此邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下: 一、培训内容:现代物流管理基础、运输管理实务、仓储配送管理、物流成本管理。 二、培训时间:定于2017年12月10日—12日,训期3天。 三、培训地点:贵州国台酒业有限公司四楼大会议室。 联系人:国台酒业公司人力资源部 联系电话:0851-22***** 150********(经理) 特此函询,盼尽速回音。 二〇一七年十二月一日
    • 28. 西南交通大学关于《贵州国台酒业公司关于对新员工开展 技能培训的商洽函》的复函 编号:XJ2012001 贵州国台酒业有限公司: 贵公司DC2012001号函已收悉,经我院商讨研究,现答复如下: 我院校接受贵公司的邀请,并已做好相关准备,培训导师定于2017年12月9日到达贵公司,望予以接待。 联系方式:王老师(博士,研究生导师)139********** 附:培训方案及课时安排 二〇一七年十二月三日
    • 29. 五、总结的写法定义:总结是在实施计划或完成任务后,对已做工作进行概括及 评估的文书。 按内容分,有学习总结、工作总结、思想总结等 按时间分,有年度总结、季度总结、月份总结等 特点:1)回顾性: 回顾已经 2)经验性; 作用:下情上达和提高自身、积累经验。 分类:根据行文目的的不同,分两大类: 1)综合性总结:关系全局的总结; 2)专题性总结:就一个方面、一项工作,甚至一个问题进行 总结。 文种:属于“陈述性公文”
    • 30. 单击此处添加标题标题:“事由+文种”即:“关于xxxx的总结” 抬头: 上级单位名称、 正文: 计划(工作)完成情况和经验总结, 存在问题及改进措施、建议。 结束语:“特此报告” 落款:行文单位名称、日期;
    • 31. 1)回顾要实事求是,数据说话。 2)经验教训要着眼未来,有指导作用。 3)纲目要清晰,文风要平实。 标题:常见有单行标题和双行标题两类。 正文:两种写法 A.“分层展开式”:是一种纵式结构,其内容和排列顺序通常是这样的:总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。 B.“纲目带动式”:是一种横式结构,采用夹叙夹议的写法,以议论为纲目,带动具体材料的陈述,内容的几个层次之间是并列关系。 写好总结三要诀
    • 32. 第三部分 常用公文写作要领
    • 33. 一、确立为别人而写的原则 拟文的直接目标是“四好”: 好读、好懂、好记、好执行 让你自己明白很重要,但让读者明白更重要 公文“四宜”:宜短、宜实、宜准、宜平
    • 34. 二、掌握公文写作的“三步曲” 第一步:开头。交代发文的背景、依据、目的,为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。 第二步:主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。 第三步:结尾。宜寥寥几笔、谨慎用字。
    • 35. 三、层次分明、不重复 段落之间分界清晰,一个段落重点阐述一个方面,提行后阐述另一个方面,但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证,也就是文章的中心思想。 不重复原则: 每个问题只在文章中讲述一次,且讲透,不在其它地方再讲
    • 36. 四、注意逻辑、顺序 表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯 采用直叙法,不要用倒叙法和插叙法 注意相互依存关系
    • 37. 五、不犯语法错误 主语、谓语、宾语齐全 正确运用标点符号 不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来
    • 38. 六、紧凑连贯 能用一句话表达清楚的,绝不用两句话 尽量用一个主语把后面的语言串起来 语句、段落之间要有连贯性
    • 39. 七、力求简洁 一份公文只解决一个问题 “复文”切忌不厌其烦地引述“来文” 在报告和请示中,不要向上级大讲方针政策 尽量用简短的句子
    • 40. 八、准确明了 标题要高度概括全文主旨 内容复杂、篇幅较长的公文,正文要分段描述 直接表述事由或要求,不要转弯抹角 观点明确,不要用模棱两可、易生歧义的词句
    • 41. 九、公文格式具体要求 页面设置 页边距:上:2.0cm 下:2.0cm 左:2.7cm 右:2.7cm 无页眉无页脚 页码:普通阿拉伯数字、页面底端右侧 正文格式 标题字体:宋体二号字加粗 正文字体:仿宋_GB2312三号字 段落格式:单倍行距,提行空两格
    • 42. 序号的运用 第一层 一、 二、 三 、 第二层 (一)(二)(三) 第三层 1、 2、 3、 第四层 (1) (2) (3) 第五层 ① ② ③ 数字的用法 公文标题、引用文件名中有日期的,必须用大写数字(如:二〇一二年年度总结报告);公文最后的落款日期必须用大写数字(如:二〇一二年七月十四日);正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字。
    • 43. 十、充分利用一切工具 1、利用模版 2、利用积累 3、请教他人
    • 44. 谢谢大家