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2003
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1. 公 文 写 作 培 训
2. 第一部分 公文介绍
3. 一、公文的含义和特点公文是国家机关、社会团体、企事业单位,用于行政管理,具有法定效力和规范体式的文体。简称“文件”。 公文具有:政策性、权威性、规范性三大特点 二、公文的种类命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议记要
4. 三、公文的作用指导工作,传达意图 联系工作,交流情况 请示工作,答复问题 总结工作,推广经验 记载工作,积累史料
5. 根据发文对象可分为以上三类上行文——下级单位向上级单位呈送的公文 如:请示、报告、意见等 平行文——平级单位或不相隶属单位之间的相互往来的公文 如:通知、议案、函等 下行文——上级单位向下级单位的发送的公文 如:命令、决定、决议、指示、公告、通告、通知、 通报、批复、意见等 泛行文——面向社会,没有特定的主送机关和行文方向的公文 如:公告、公报等
6. 第二部分 常用公文写作要领
7. 请 示添加标题报 告通 知涵总结
8. 一、请示的写法 请示:适用于向上级请求指示、批准(上行文)。 请示的特点 呈请性 求复性 超前性 单一性
9. 请示的标准结构 一般包括标题、主送机关、正文、落款和日期几部分 1、标题:(关于***的请示) ①发文机关 + 事由 + 文种 《公安部民航部关于简化购买国内飞机票手续问题的请示》 ② 事由 + 文种 《关于建立中国工程院有关问题的请示》
10. 2、主送机关: 只有一个,即直接上级机关 3、正文: 一般由请示缘由、请示事项、结语三部分组成 ① 请示缘由 说明请示的原因,突出请示的必要性和迫切性 ② 请示事项 是请求上级机关批准或指示的具体事项 ③ 结语 提出批复请求 常用表达方式 “以上请示,请批复(审批)” “以上请示如无不妥,请批准” 或“妥否,请批复”
11. 请示应注意的事项 1、一事一请示 贻误工作“理由”部分简明扼要 2、一般不能越级请示 3、主要内容在正文中表述 要有倾向性意见,且具可操作性 4、不能同时上报下发 5、不要事后请示。必须事前行文 6、理由充分 要求合理 语言简明 语气得体
12. 案例: 关于购置办公用品的请示 尊敬的××领导: 为进一步加强各企业之间的沟通和配合,提高工作效率,…………急需购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品,总预算约21万元……。 妥否,请批示。 附:各种办公设备明细表 **部 二〇一七年八月十日
13. 二、报告的写法 报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复 上级机关的询问 特点: 1、内容的汇报性 2、语言的陈述性 3、行文的单向性,下级机关向上级机关单向文 4、成文的事后性,“事前请示、事后报告” 5、双向的沟通性
14. 类型 汇报工作报告:汇报例行工作,成绩经验,问题教训, 今后打算,上级交办的事项完成情况等; 反映情况报告:报告特殊、重大、突发事件等; 答复询问报告:被动行文,答复上级机关询问事项。
15. 结构 标题+主送机关+正文+落款+成文日期 1、标题: ① 发文机关 + 事由 + 文种 《水利部关于加强防洪工作的报告》 ② 事由 + 文种 《关于加强素质教育的报告》 ★ 报告一般不已文种“报告”单独做标题 2、主送机关: 只有一个直接上级机关
16. 2、正文: 报告缘由:写明报告的目的、根据、意义或原因。 报告事项: 说明具体情况、总结成功经验、指出存在问题、 提出解决办法、改进措施及今后的工作设想 ①汇报工作报告:例行工作,成绩经验,问题教训,上级交 办的事项的完成情况,进度等; ②反映情况报告:事件的原因、经过、结果、性质和建议等; ③答复询问报告:答题式的回复,问什么答什么。
17. 3、结尾: 请审核 请查收 已上报告如无不当请批转有关单位执行 特此报告 ★ 不宜写 已上报告,请指示 4、落款: 发文机关名称、成文日期、印章
18. 报告应注意的事项 主题要新颖 报告不能夹带请示事项 陈述事实时要尽量做到叙述简明扼要 观点的表达要精炼清晰 语言要简洁朴实 报告的格式比较简单
19. 三、通知的写法 通知:适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行事项,批转、转发公文。 通知是发文数量最多、使用频率最高的一个文种 通知的特点 多样性 发布性 指示性 转文性
20. 类型: 事务性通知 开会通知、放假通知、缴费通知 批转性通知 转发性通知 指示性通知 任免性通知 发布性通知
21. 通知的写作 一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成 1.标题: ① 发文机关 + 事由 + 文种 《国务院办公厅关于严禁用公费变相出国旅游的通知》 ② 事由 + 文种 《关于印发<规范国有土地租赁若干意见>的通知》(国 土资发[1999]222号); ③仅写“通知” 两字。 2.主送机关:发文对象比较广,因此主送机关较多
22. 3.正文: 通知缘由 通知事项 执行要求 4.落款: 发文行政机关印章和成文日期。
23. 开头要先写制发本通知的因由、根据或者目的和意义,然 后用过渡词语转入主体部分。 主体要写明要求受文者应遵守什么或贯彻什么。 结尾一般多注明贯彻落实本通知的时间要求、希望等,用语因通知内容而异,如:“请参照执行”、“希遵照办理”等。
24. ******关于举办****活动的通知 (召开) (会议) 各********: 为了……,根据……,拟将举办(组织)一次*****活动(会议),现将有关事项通知如下: 一、…… 二、…… 三、…… 特此通知。 ********(章) ****年**月**日
25. 四、函的写法 函:适用于与平级部门或外单位进行协商、联络(平行文)。 适用范围及分类: 1、适用于不相隶属单位之间商洽工作(商洽函) 2、适用于同单位各部门之间工作联系(联系函) 3、询问或答复问题 (问答函)
26. 函的格式 1、标题:事由+文种 “**公司关于调用办公物资的联系函” 2、函件编号(部门+年份+数字 如:hr2012001) 3、正文:开头+主体+结尾 函的要求 1、对于同级单位,大胆用函。 2、根据不同的收文单位和要办的事情,采用不同的语气和结尾方式。 3、商洽函和问答函必须有回复函,并在其中注明原函编号(如:贵公司hr2012001 号函已收悉,现答复如下)。
27. 案例: 贵州国台酒业公司关于对新员工开展技能培训的商洽函 编号:DC2012001 西南交通大学: 我公司近期招聘了20名新员工,为了使其能够尽快胜任工作,将在近期对新员工进行物流专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验,特此邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下: 一、培训内容:现代物流管理基础、运输管理实务、仓储配送管理、物流成本管理。 二、培训时间:定于2017年12月10日—12日,训期3天。 三、培训地点:贵州国台酒业有限公司四楼大会议室。 联系人:国台酒业公司人力资源部 联系电话:0851-22***** 150********(经理) 特此函询,盼尽速回音。 二〇一七年十二月一日
28. 西南交通大学关于《贵州国台酒业公司关于对新员工开展 技能培训的商洽函》的复函 编号:XJ2012001 贵州国台酒业有限公司: 贵公司DC2012001号函已收悉,经我院商讨研究,现答复如下: 我院校接受贵公司的邀请,并已做好相关准备,培训导师定于2017年12月9日到达贵公司,望予以接待。 联系方式:王老师(博士,研究生导师)139********** 附:培训方案及课时安排 二〇一七年十二月三日
29. 五、总结的写法定义:总结是在实施计划或完成任务后,对已做工作进行概括及 评估的文书。 按内容分,有学习总结、工作总结、思想总结等 按时间分,有年度总结、季度总结、月份总结等 特点:1)回顾性: 回顾已经 2)经验性; 作用:下情上达和提高自身、积累经验。 分类:根据行文目的的不同,分两大类: 1)综合性总结:关系全局的总结; 2)专题性总结:就一个方面、一项工作,甚至一个问题进行 总结。 文种:属于“陈述性公文”
30. 单击此处添加标题标题:“事由+文种”即:“关于xxxx的总结” 抬头: 上级单位名称、 正文: 计划(工作)完成情况和经验总结, 存在问题及改进措施、建议。 结束语:“特此报告” 落款:行文单位名称、日期;
31. 1)回顾要实事求是,数据说话。 2)经验教训要着眼未来,有指导作用。 3)纲目要清晰,文风要平实。标题:常见有单行标题和双行标题两类。正文:两种写法A.“分层展开式”:是一种纵式结构,其内容和排列顺序通常是这样的:总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。 B.“纲目带动式”:是一种横式结构,采用夹叙夹议的写法,以议论为纲目,带动具体材料的陈述,内容的几个层次之间是并列关系。 写好总结三要诀
32. 第三部分 常用公文写作要领
33. 一、确立为别人而写的原则 拟文的直接目标是“四好”: 好读、好懂、好记、好执行 让你自己明白很重要,但让读者明白更重要 公文“四宜”:宜短、宜实、宜准、宜平
34. 二、掌握公文写作的“三步曲” 第一步:开头。交代发文的背景、依据、目的,为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。 第二步:主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。 第三步:结尾。宜寥寥几笔、谨慎用字。
35. 三、层次分明、不重复 段落之间分界清晰,一个段落重点阐述一个方面,提行后阐述另一个方面,但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证,也就是文章的中心思想。 不重复原则: 每个问题只在文章中讲述一次,且讲透,不在其它地方再讲
36. 四、注意逻辑、顺序 表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯 采用直叙法,不要用倒叙法和插叙法 注意相互依存关系
37. 五、不犯语法错误 主语、谓语、宾语齐全 正确运用标点符号 不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来
38. 六、紧凑连贯 能用一句话表达清楚的,绝不用两句话 尽量用一个主语把后面的语言串起来 语句、段落之间要有连贯性
39. 七、力求简洁 一份公文只解决一个问题 “复文”切忌不厌其烦地引述“来文” 在报告和请示中,不要向上级大讲方针政策 尽量用简短的句子
40. 八、准确明了 标题要高度概括全文主旨 内容复杂、篇幅较长的公文,正文要分段描述 直接表述事由或要求,不要转弯抹角 观点明确,不要用模棱两可、易生歧义的词句
41. 九、公文格式具体要求 页面设置 页边距:上:2.0cm 下:2.0cm 左:2.7cm 右:2.7cm 无页眉无页脚 页码:普通阿拉伯数字、页面底端右侧 正文格式 标题字体:宋体二号字加粗 正文字体:仿宋_GB2312三号字 段落格式:单倍行距,提行空两格
42. 序号的运用 第一层 一、 二、 三 、 第二层 (一)(二)(三) 第三层 1、 2、 3、 第四层 (1) (2) (3) 第五层 ① ② ③ 数字的用法 公文标题、引用文件名中有日期的,必须用大写数字(如:二〇一二年年度总结报告);公文最后的落款日期必须用大写数字(如:二〇一二年七月十四日);正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字。
43. 十、充分利用一切工具 1、利用模版 2、利用积累 3、请教他人
44. 谢谢大家
Y***N
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