宗教场所档案管理ppt
- 1. 宗教活动场所档案分类情况 宗教活动场所档案包括：文书档案、会计档案、基建档案、声像档案（照片档案）、实物档案
- 2. 文书档案一、归档文件 二、归档文件整理原则 三、归档文件整理方法
- 3. （一） 归档文件 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕 ，应 作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否发挥作用。比如请示与批复，在批复发出或收到后，在文书处理上就算已办理完毕。 纸质文件材料：是指目前，按件整理方法暂不涉及科技（基建）、会计、声像等其它类型档案的整理工作。
- 4. （二）归档文件整理原则一、遵循文件的形成规律， 保持文件之间 的有机联系； 二、区分不同价值； 三、便于保管和利用。
- 5. （三） 归档文件整理方法 归档文件整理分为以下步骤： 件的确定、文件修整、装订、分类、排列、编制归档文件目录、装盒等环节。
- 6. 第一节 文件级整理程序 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一 般情况下，文件级整理大致需要十道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分保管期限、修整文件、 装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。
- 7. 一 收集文件 收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式 和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、 聚集的工作。
- 8. （一）收集文件的意义 收集文件是归档整理工作的首要程序。 整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理 工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
- 9. （二）收集工作的法律依据 《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档 案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。《江苏省档案管理条例》第十六条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织的工作人员在公务活动中直接形 成的具有保存价值的各种文字、图表、音像制品等均属档案材 料”“按照国家规定应当立卷归档的材料，必须由形成者收集齐全，并整理立卷，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”
- 10. （三）收集 材料 不论是本机关制发的，还是上级业务 主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文 字材料，还是图纸、报表、声像材料等，都要想方设法进行全面收集。从机构方面讲，本机关文件收发部门，各内部机构等是收集 的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、机 要收发人员，内部机构负责人等是收集的重点。从 文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方 针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重 点。
- 11. 本单位形成的文件材料是收集重点 如：本单位工作总结、计划、向上级汇报工作材料，会议记录、会议成套材料，本单位职能职责范围、规章制度及内部事务管理形成材料，本单位人员花名册、工资年报、介绍信，机构成立、手续变更等材料，举办大型活动的申请和宗教部门的批复、批准通知书、一般性的请示批复，内部出版物、宣传材料、合同、协议、所有权和使用权确认的文件材料、许可证、资质证、执照、资格证等的审批、管理文件材料，人员任职、人事管理方面材料、会计、实物、照片、建筑文件图纸等。
- 12. （四）检查已归档文件材料的质量 （1）收文的正件与附件是否齐全完整。 （2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。 （3）发文的定稿与拟文草稿是否齐全完整 （4）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。如不完整，可依照下列方法处理。 对有批复缺请示的处理。一般讲，有批复肯定有请示，如缺 请示文件， 应认真查询。 一是找承办请示事项的部门或个人查询， 二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。
- 13. 二、区分归档范围 区分归档范围 ，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区 分开来。
- 14. （一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关 工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执 行的上级机关、同级机关的文件材料； 下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
- 15. （二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件 材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的 抄件等； 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特 殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机 关内部互相抄送的文件材料， 本机关负责人兼任外单位职务形成 的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄 报或越级抄报的文件材料。
- 16. 第二节 件的确定件的定义：件是指归档文件的整理单位。 1、一般情况下每份（单份）文件为一件。 2、文件正本与不同的稿本为一件。（如果定稿过厚或修改稿过多的可各为一件） 3、正文和附件为一件。 4、原件与复印件为一件。 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 6、转发与被转发件为一件。 7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 8、正文与文件处理单为一件。
- 17. 第二节 件的确定 9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份 文件为一件。（如会议通知、名单、领导讲话、报告、决议、纪要等6份文件，应作为6件归档，编6个件号和6条目录） 10、干部职工调动介绍信、存根，可以是一人为一件，也可以是一本为一件。 11、未装订的式样同一的表格可作一件。干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如 果一人一表或一文 的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一 件
- 18. 第三节 文件修整 一、修裱破损文件（使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱） 二、复制字迹模糊或易褪变的文件 （包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件， 常用的复制方法是复印） 三、去除文件上易腐蚀的金属物 四、折叠超大纸张（大于 A4 幅面的纸张要折叠成 A4 幅面。要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外）
- 19. 第四节 文件装订装订， 是归档文件整理工作的基础环节。 归档文件修整完毕， 采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订， 以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。
- 20. 1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。 2、件内排列。 如果一件是由正本与定稿、原件与复印件、来文与复文组成时，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为 一件时， 复文在前， 来文在后； 汉文本在前， 少数民族文本在后； 中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外） ；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿 在后。 3、取齐处理。装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上 角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，左侧与下侧（底边） 对齐
- 21. 装订方法 1、线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较少时，采用“两孔一线” （细线）左上角装订， 背后打活结；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。 2、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已 严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。 3、用不锈钢钉书钉装订。
- 22. 第五节 归档文件分类 分类是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机联系的过程。分类包括选择分类层次、制定分类方案、文件的归类等具体内容。
- 23. 一 选择分类层次归档文件可以按年度、保管期限、机构（问题）进行分类。 上述三种分类层次中，年度和保管期限是必选项，任何机关单位整理归档文件都必须将归档文件按年度、保管期限分开。机构（问题）是选择项。在我们县区文件材料较少，大部分单位采用的是：年度、保管期限两个分类层次。
- 24. 二 制定分类方案 选定分类层次后，应按《实施办法》规定确定本立档单位归档文件的分类方法并编制相对应的分类方案。 全市大部分单位采用：年度——保管期限分类法 即先将归档文件按年度分类，再在年度下按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单、形成文件较少的单位。
- 25. 二 制定分类方案选择年度—保管期限分类法，分类方案及件号编制示例为： 年度 保管期限 件号 2009 永久 1，2，3，4，5… 30年 1，2，3，4，5… 10年 1，2，3，4，5… 2010 永久 1，2，3，4，5… 30年 1，2，3，4，5… 10年 1，2，3，4，5… 2011 永久 1，2，3，4，5… 30年 1，2，3，4，5… 10年 1，2，3，4，5…
- 26. 三 文件归类文件归类是指按照制定的分类方案将归档文件归入相应类别的过程。无论实行2层还是3层分类，都应按如下方法对文件归类： 一、分年度 二、分保管期限 三、分机构（问题）
- 27. （一）分年度分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的 文件集中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工 作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。
- 28. （一）分年度（确定年份）（一）一般文件 一般文件，归入文件签发年度（指文件最后的落款日期）为准。 对于计划、规划、总结、预决算、统计报表 以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定为按文件签发日期（落款日期）判定文件所属年度，以进一步简化分类中的概念和操作。例如：2005年的《工作总结》归2006年，2005制订2006年生效的法律法规归入2005年。
- 29. （二）跨年度办结的文件归入办结年度 1 、跨年度的会议文件，归入会议闭幕年度。 2 、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的， 归 入请示年度。 3、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。
- 30. （三）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。（正本与定稿、原件和复印件、来文和复文等作为一件） （四）文件没有标注日期，需要加以考证和推断 一般根据文件的内容、制成材 料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。
- 31. （二）分保管期限（确定保管期限） 分保管期限是按本单位保管期限表的规定对归档文件划分其保管期限，再将其归入相应保管期限类目中的过程。
- 32. 保管期限，就是文件材料的留存年限。划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。 根据国家档案局8号令，文书档案的保管期限为永久和定期两种。永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，分为 10 年和 30 年两种。
- 33. A、永久保管的文书档案主要包括1、 本机关制定的法规政策性文件材料； 2、 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 3、 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 4、 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示， 重要的报告、总结、综合统计报表等； 5、 本机关机构演变、人事任免等材料； 6、 本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产 登记等凭证性文件材料； 7、 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材 料； 8、 同级机关、下级机关关于重要业务的来函、请示与本 机关的复函、批复等文件材料。
- 34. B、定期保管的文书档案主要包括1、 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 2、 本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 3、 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 4、 本机关一般性事务管理文件材料； 5、 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批 示，一般性工作报告、总结、统计报表等； 6、 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材 料； 7、 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯 彻执行的文件材料； 8、 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请 示与本机关的复函、批复等文件材料； 9、 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、 重要专题报告等文件材料。
- 35. 第六节 归档文件的排列排列文件， 就是根据一定的方法确定全宗内归档文件先后顺 序的过程，《实施办法》明确规定： 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间的排列。
- 36. 按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排列在一起。 按事由排列的具体步骤如下： 1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保 管期限排列，即按永久、定期分别排列，不同保管期限的文件不 得混在一起排列。
- 37. 2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类 之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。 3、在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。 即在同一类别内，将文件先按不同事由分开，将 同一事由的相关 文件排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排 列。
- 38. 第七节 归档文件的编号 归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置， 标识为符号， 并以归档章的形式在归档文件上注明。 所谓归档号，是在归档文件整理过程中，体现文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）、页数等编号项目。 归档号固定了归档文件在全宗中的顺序和位置，为档案实体存放利用提供了唯一地址。
- 39. 一、加盖归档章（一）件号 件号，是归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗 中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。 件号包括 室编件号和馆编件号两种。
- 40. 加盖归档章一、归档章项目设置与格式 （全宗号） （年度）（室编件号）＊（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）总页数
- 41. （C13）201018永久5
- 42. 归档章填写要求填写的归档章要严格按上图顺序进行，各“号”在归档章中的位置不得打乱和改变性质。 填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如：碳素水、蓝黑墨水、印泥。不要用一些不耐久的的书写材料。
- 43. 归档章的位置 归档章一般采用耐久的红色印泥，加盖在每份归档文件的首页上端居中空白位置。 如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处；如果单位收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原貌；文件首页确无盖章位置或重要文件需保持原貌的 ，也可在文件首页前另附纸盖章。
- 44. 二、编制归档号 （1）全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。 （2）年度：是文件的形成年度，采用公元纪元，以四位阿 拉件数字标注， 2006 年， 如 应标注为 “2006” 而不能简化为 “20” 。 （3）保管期限：按归档文件划定的保管期限填写 是哪种保期限就填写哪一种。要“30年、10年”不要“30、10” （4）室编件号：按归档文件排列顺序编写的件号填写，由 档案室负责填写。 （5）馆编件号：由档案馆负责填写。 （6）页数： 一份文件的总页数， 计算页数是以文件中有图文的页面为一页，空白页不算。来文与复文作为一 件的，页数是 两个组成部分的页码之和。
- 45. 第八节 归档文件的编目 编制归档文件目录，是整理工作中的重要环节之一，也是其 它编目工作的基础，为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工 作的开展提供基本条件。 编目应以“件”为单位进行，在目录中一件体现为一个条目。
- 46. 一、归档文件目录编制1、件号：填写室编件号 2、责任者：填写制发文件的组织或个人（标明职务） ，即文 件的发文机关或署名者。 （1）填写通用简称。 （2）以落款（盖章）单位为准填写工作。 （3）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不 是报表的印制或发送单位。
- 47. （4）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号 属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根 据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务， 责任者即为 这个单位。 （5）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等） ，只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上 批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。
- 48. 3、文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，发文字号不等同于文件编号，如：“会议文件之一”、刊物顺序号等不能填写在文号栏内。
- 49. 4、题名：填写文件标题。 （1）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不得随意更改或简化。 （2）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容 的，可根据实际情况自拟题名 ，外加方 括号[ ]填写。 （3）正件与附件为一件时，如附件多，内容比正件重要， 附件的题名要依次列出现在 。 《新沂市关于精神文明建设的意见》一文和附件“市民公约”在标题后应注明（市民公约）的字样。
- 50. 5、日期：即制发文件的时间。填写文件的形成时间（文件 末尾落款日期） ，以 8 位阿拉件数字标注年、月、日 。 如： 文件的形成时间是 2006 年 1 月 6 日， 即“20060106”。 6、页数：填写每一份归档文件的总页数， 一份文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数 相加之和即是这份文件的页数。 7、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、 修改、移出、销毁等。
- 51. 二、归档文件目录制作件号责任者文号题 名日期页数备注
- 52. 归档文件目录
- 53. 归档文件目录封面
- 54. 归档目录纸张要求1、用纸：幅面尺寸采用国际标准 A4 型（长×宽为 297mm ×210mm） ，纸质优良。 2、字迹材料：应选用较耐久的字迹材料制作，如碳素墨水、 蓝黑墨水等，使用计算机制作目录，最好使用激光打印机，起码 使用喷墨式打印机，并选择较耐久的色带打印。
- 55. 第九节 归档文件装盒和排架装盒， 就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。 排架，文件装盒完毕，即将档案盒按照文件的排列顺序依次排 列入柜（上架） 。档案盒一般采取侧立排放。
- 56. 填写档案盒封面式样填写方法 装盒完毕，应在档案盒封面上填写全宗名称，即单位名称。 填写单位全称或通用简称。 如：（全宗名称）新沂市档案局
- 57. 档案盒封面式样
- 58. 填写档案盒脊项目档案盒脊设置的项目有全宗号、 年度、 保管期限、 起止件号、 盒号等。 各单位可根据需要设置类别 （机构或问题） 等选择项目。 全宗号 年 度 2006 保管期限 永 久 机构（问题） 起 止 件 号 室 编 1－20
- 59. 档案盒脊背式样
- 60. （五）排列上架 将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次侧立放入档案柜内。排列顺序：自上而下，自左至右
- 61. （六）填写备考表
- 62. 会计档案管理办法 (1998年8月21日国家财政部 国家档案局发布) 第一条 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。 第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织，应当依照本办法管理会计档案。
- 63. 第三条 各级人民政府财政部和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。 第四条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的类型、归档、保管、查阅、严防毁损、散失和泄密。 第五条 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
- 64. 第六条 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。 第七条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅复制，并办理登记手续。 第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
- 65. 第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。 第十条 保管期限满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照规定程序销毁。 第十一条 保管期限未满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项完结时为止。 第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
- 66. 第十三条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之后形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。 第十四条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，会计档案应当经各方协商后其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。 第十五条 单位合并后原单位解散或一方存续其他解散的，原单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后各单位仍存续的，其会计档案仍由原各单位保管。
- 67. 第十六条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。 第十七条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。 第十八条 我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构的境内单位的境外设立的企业的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。 第十九条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
- 68. 第二十条 各省、自治区、直辖市人民政府财政部门、档案管理部门、国务院各业务主管部门，中华人民解放军总后勤部，可以根据本办法的规定，结合本部门的具体情况，制定实施办法，报财政部和国家档案局备案。 第二十一条 本办法由财政部负责解释，自1999年1月1日起执行。1984年6月1日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自本办法执行之日起废止。
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