1 目
程序规定质量安全环境体系文件进行控制方法确保相关场文件新效性
2 适范围
程序文件适质量安全环境体系文件（包括质量安全环境手册程序文件作业指导书记录外文件）控制
3 职责
31 厂长负责批准质量安全环境手册程序文件负责质量安全环境手册发布
32理者代表负责组织编写审核质量安全环境手册程序文件
33安全环保办负责质量安全环境体系文件（含特殊文件）理控制
34相关部门负责部门关程序文件作业指导书记录编制更改换版相关文件审核会签关外技术文件资料（包括类标准）理
35副厂长(技术)职责
a）负责发放更换总公司达新技术文件文件转换说明该类文件进行必转换控制
b）负责总公司技术文件原件档保存
c）负责公司部制定技术文件审批
4 工作程序
41体系文件结构总体设计
411厂长委托理者代表组织公司理体系总体设计基础编制相关体系文件
412理者代表体系标准求公司实际运作情况公司理体系总体设想组织体系文件总体设计形成方案
413文件分类
a）质量安全环境手册体系理纲领性文件容包括公司体系范围引标准部程相互作程序文件概述
b）程序文件质量安全环境手册支持性文件规定相关质量安全环境活动途径
c）作业指导书程序文件支持文件规定质量安全环境活动方法求
d）记录记录质量安全环境活动程结果文件质量安全环境理体系运作提供效证
42质量安全环境体系文件格式
421质量安全环境手册格式
质量安全环境手册格式包括封面批准页更改页目录页正文素页附录
a)封面包括文件名称文件编号发布日期实施日期版次等
b)批准页包括文件名称文件编号版次受控状态编制校核批准等
c)正文页统刊头标明文件名称文件编号版次页码等
422程序文件作业指导书格式
a)程序文件作业指导书格式包括封面更改页正文
b)封面包括文件名称文件编号版次审批会签栏受控状态生效日期等页刊头标明文件名称编号版次页码等
c)程序文件正文包括目适范围术语(必时)职责工作程序支持文件质量记录等
d)记录格式部门实际需制定做统求少应包括：记录名称记录编号版次等容
e)电子文件仅列明文件名称文件编号新版次新版次生效日期文件页码文件正文
43 质量安全环境体系文件编号规
431质量安全环境手册程序文件作业指导书
H SZ □□ □□□ □□ 文件序列号
部门代号★
文件类*
海虹老牌涂料（深圳）限公司
海虹老牌涂料限公司
* QESM—质量安全环境手册
QP—质量独立程序文件
ESP—安全环境独立程序文件
QESP—质量安全环境程序文件
WI— 作业指导书
GY— 表示工艺规程
SB— 表示设备规程
YL— 原料技术文件
PF— 配方技术文件
JY— 检验规程
JL— 计量规程
★ 行政部 Adm 服务部 Log 销售部 Sal 生产部 – Pro 技术部 – Tech 安全环保办 – Sec 采购部 – Pur 维修部 – Main 电脑室 IT 研发部 R&D
432特殊文件（配方生产表生产批号）编号
配方技术文件中配方生产表等Hempel规定Scala电脑系统规定编号
具体规定：
a) 生产配方编号 xxxxx xxxxx xxxxx
配方号
色 号
产品型号
生产配方编号采产品型号加色号加配方号
b) 生产表编号 xxxxx xxxxx xxxxx xxx
制作代号
配 方 号
色 号
产品型号
生产表编号采生产配方添加制作代号
c) 生产批次 x xx xxxx
序号
月 份
年 份
433记录编号规便索引理原编码放置表单右方记录编号标识规：
Ｆ□□□／□□□－□
版次（Ａ～Ｚ）
序号（001～999）
部门★
表单（ＦＯＲＭ）
44体系文件受控方法
441体系文件分类
a）体系文件分受控文件类非受控文件类
受控文件指文件受更改控制文件发生更改时追溯全部者
非受控文件受更改控制具追溯性
b）特殊文件全部电脑系统文件数量巨更新频繁适体系文件理般规定编制更改更新保存理均相关部门作业程序计算机文件资料理办法进行安全环保办进行理
c）公司体系文件原件电子文件属受控文件提供客户第三方质量安全环境手册印稿非受控文件会受更改控制受控文件硬拷贝必须加盖受控文件印章加盖分发号分发相关部门非受控文件必须加盖非受控文件印章发放电子文件控制安全环保办权限实施
442体系文件版次
写英文字母表示文件文件页版次（AB…）数字表示文件页修改状态果文件版次A属文件页版次必须（AA1A2A3…）果文件版次B属文件页版次必须（BB1B2B3…）
电子版文件显示该文件版号显示文件页版次
443 安全环保办定期（年少次）编制受控体系文件目录清单受控体系记录清单供部门核理性体系文件幅度修改时应时清单进行更新该目录清单应现行版控制理者代表批准文件发放范围分发
45文件编写
质量安全环境体系文件编写相关部门职责实际工作需进行
46文件审核会签批准
461质量安全环境手册理者代表审核厂长批准
462程序文件相关部门进行会审（签）然报理者代表审核厂长批准
463作业指导书般情况办部门审批作业指导书涉部门时须进行会签相关部门发生矛盾相关文件发生致时理者代表负责协调
47文件发放
471体系文件产生安全环保办负责电子文件新效版登录公司网络中
472生产现场实际情况确实需文件硬拷贝该部门提出申请安全环保办审核批准加盖受控印章分发号发放
473非受控质量安全环境手册发放领部门提出申请厂长批准安全环保办登记加盖非受控文件印章发放
48文件保
481安全环保办须时更新电子文件保证新效性
482厂部未加盖受控文件印章文件印稿发现安全环保办员场收回销毁
483文件破损严重影响时文件持必须时安全环保办办理更换手续交回破损文件更换新文件（分发号原文件致）安全环保办必须时销毁破损文件
484文件持丢失文件必须时办理重新申请领手续发文登记表备注栏填写丢失原（必时附书面检讨）相关部门签字审批方领取安全环保办补发文件予新分发号注明丢失文件分发号作废
485文件保
a）公司行编制质量安全环境体系文件（特殊文件外）原稿安全环保办负责保部门现场没电脑网络必须文件硬拷贝外保留文件印稿
b）存入电脑文件电脑室计算机文件资料理办法理
c）文件务必适宜环境保存原版文件（包括记录）律外允许文件保存查阅防止文件丢失损坏特殊需需文件属部门批准登记时
d）文件负责保文件擅写画更改文件更私转
49文件（页）更改回收
491体系文件（特殊文件外文件外）（页）更改控制安全环保办负责申请更改部门需安全环保办领取填写文件更改通知单 文件更改通知单必须原部门负责审批（必时需理者代表批准）交安全环保办存档
492文件更改通知单般原文件编写员填写文件更改批准原审批进行原审批职时接岗位员审批指定部门审批时该部门需获审批需关背景资料
493文件（页）更改批准必须原文件编写部门组织进行更改文件（页）更改时必须注明更改标记更改生效时间安全环保办原文件编写部门原发文登记表发放范围发放修改文件（页）时收回作废旧文件（页）原文件发文登记表进行登记
494记录更改相关部门文件换版规定进行
410文件换版作废
4101文件进行次更改需进行幅度更改时应进行换版原版文件作废换发新版文件
4102作废理性体系文件（页）应安全环保办文件编写部门发放范围收回登记作废文件（页）交回安全环保办加盖作废文件印章
411文件档保存
4111体系文件完成编制审批原件电子版备份安全环保办档保存
4112档体系文件长期保存文件换版作废前两版次原件保留两年备参考文件档应明显标志便检索防潮防霉防蛀防火防盗确保文件安全
4113工作中产生记录相关部门应定期进行整理档档案资料理制度相关规定办理
412文件保留销毁
4121需保留作废体系文件（页）原编写部门提出申请填写文件销毁保留申请表 记录更改复制销毁申请表安全环保办批准安全环保办加盖保留文件作废文件印章方留保留文件（页）仅供参考作解决现实问题
4122需保留作废文件（页）原编写部门提出申请填写文件销毁保留申请表 记录更改复制销毁申请表安全环保办批准统销毁
413次性文件理控制
4131谓次性文件指定时间期限文件类文件期动作废般进行更改回收种质量工作计划命书工作报告会议纪等
4132种质量计划编制部门审核必时报厂长理者代表批准次性文件仅需编制部门审批
4133次性文件应文件编号版次利追溯版次行标注文件审批日期作该文件版次标识文件编号般部门代号加年份序号组成：
□□□ □□□□ □□
序号（01～99）
年 份
部门代号（见431条）
4134次性文件发放文件编制部门负责进行体系文件中发放范围规定规定进行文件没规定文件编制部门工作需行规定发放范围采发文登记表签收文件发放记录必须该文件底稿时保存保存期少年
4135次性文件需调整更改时收回原文件行发放新文件代新文件说明
414 外文件资料理控制
4141谓外文件包括：总部文件政府行业机关文件客户分承包文件等
a）总部文件：包括技术性理性文件
b）政府行业机关公文：法律文件技术书籍中华民国法律法规行业标准等
c）客户分承包方文件产品关文件
d）公司委托组织印制质量记录
4142外文件应文件编号版次利追溯文件编号般部门代号加文件资料类序号组成（部门行规定编号方法）：
□□□ □ □□
序号（01～99）
文件资料类▲
部门代号（见431条）
▲ 总部文件H 政府行业机关公文A 客户分承包方文件C
4143外文件相关部门负责编号保存理部门需查询复印时需部门理批准
415实物技术文件种类差异统处理工作程序种工作程序应保证文件效性
5 相关文件
51受控体系文件目录清单
52受控体系记录清单
53公司规章制度
54计算机文件资料理办法
55档案资料理制度
6 相关记录
61发文登记表
62文件更改通知单
63文件销毁保留申请表
64阅登记表
65记录更改复制销毁申请表
66非受控文件领申请单
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程序规定质量安全环境体系文件进行控制方法确保相关场文件新效性
2 适范围
程序文件适质量安全环境体系文件（包括质量安全环境手册程序文件作业指导书记录外文件）控制
3 职责
31 厂长负责批准质量安全环境手册程序文件负责质量安全环境手册发布
32理者代表负责组织编写审核质量安全环境手册程序文件
33安全环保办负责质量安全环境体系文件（含特殊文件）理控制
34相关部门负责部门关程序文件作业指导书记录编制更改换版相关文件审核会签关外技术文件资料（包括类标准）理
35副厂长(技术)职责
a）负责发放更换总公司达新技术文件文件转换说明该类文件进行必转换控制
b）负责总公司技术文件原件档保存
c）负责公司部制定技术文件审批
4 工作程序
41体系文件结构总体设计
411厂长委托理者代表组织公司理体系总体设计基础编制相关体系文件
412理者代表体系标准求公司实际运作情况公司理体系总体设想组织体系文件总体设计形成方案
413文件分类
a）质量安全环境手册体系理纲领性文件容包括公司体系范围引标准部程相互作程序文件概述
b）程序文件质量安全环境手册支持性文件规定相关质量安全环境活动途径
c）作业指导书程序文件支持文件规定质量安全环境活动方法求
d）记录记录质量安全环境活动程结果文件质量安全环境理体系运作提供效证
42质量安全环境体系文件格式
421质量安全环境手册格式
质量安全环境手册格式包括封面批准页更改页目录页正文素页附录
a)封面包括文件名称文件编号发布日期实施日期版次等
b)批准页包括文件名称文件编号版次受控状态编制校核批准等
c)正文页统刊头标明文件名称文件编号版次页码等
422程序文件作业指导书格式
a)程序文件作业指导书格式包括封面更改页正文
b)封面包括文件名称文件编号版次审批会签栏受控状态生效日期等页刊头标明文件名称编号版次页码等
c)程序文件正文包括目适范围术语(必时)职责工作程序支持文件质量记录等
d)记录格式部门实际需制定做统求少应包括：记录名称记录编号版次等容
e)电子文件仅列明文件名称文件编号新版次新版次生效日期文件页码文件正文
43 质量安全环境体系文件编号规
431质量安全环境手册程序文件作业指导书
H SZ □□ □□□ □□ 文件序列号
部门代号★
文件类*
海虹老牌涂料（深圳）限公司
海虹老牌涂料限公司
* QESM—质量安全环境手册
QP—质量独立程序文件
ESP—安全环境独立程序文件
QESP—质量安全环境程序文件
WI— 作业指导书
GY— 表示工艺规程
SB— 表示设备规程
YL— 原料技术文件
PF— 配方技术文件
JY— 检验规程
JL— 计量规程
★ 行政部 Adm 服务部 Log 销售部 Sal 生产部 – Pro 技术部 – Tech 安全环保办 – Sec 采购部 – Pur 维修部 – Main 电脑室 IT 研发部 R&D
432特殊文件（配方生产表生产批号）编号
配方技术文件中配方生产表等Hempel规定Scala电脑系统规定编号
具体规定：
a) 生产配方编号 xxxxx xxxxx xxxxx
配方号
色 号
产品型号
生产配方编号采产品型号加色号加配方号
b) 生产表编号 xxxxx xxxxx xxxxx xxx
制作代号
配 方 号
色 号
产品型号
生产表编号采生产配方添加制作代号
c) 生产批次 x xx xxxx
序号
月 份
年 份
433记录编号规便索引理原编码放置表单右方记录编号标识规：
Ｆ□□□／□□□－□
版次（Ａ～Ｚ）
序号（001～999）
部门★
表单（ＦＯＲＭ）
44体系文件受控方法
441体系文件分类
a）体系文件分受控文件类非受控文件类
受控文件指文件受更改控制文件发生更改时追溯全部者
非受控文件受更改控制具追溯性
b）特殊文件全部电脑系统文件数量巨更新频繁适体系文件理般规定编制更改更新保存理均相关部门作业程序计算机文件资料理办法进行安全环保办进行理
c）公司体系文件原件电子文件属受控文件提供客户第三方质量安全环境手册印稿非受控文件会受更改控制受控文件硬拷贝必须加盖受控文件印章加盖分发号分发相关部门非受控文件必须加盖非受控文件印章发放电子文件控制安全环保办权限实施
442体系文件版次
写英文字母表示文件文件页版次（AB…）数字表示文件页修改状态果文件版次A属文件页版次必须（AA1A2A3…）果文件版次B属文件页版次必须（BB1B2B3…）
电子版文件显示该文件版号显示文件页版次
443 安全环保办定期（年少次）编制受控体系文件目录清单受控体系记录清单供部门核理性体系文件幅度修改时应时清单进行更新该目录清单应现行版控制理者代表批准文件发放范围分发
45文件编写
质量安全环境体系文件编写相关部门职责实际工作需进行
46文件审核会签批准
461质量安全环境手册理者代表审核厂长批准
462程序文件相关部门进行会审（签）然报理者代表审核厂长批准
463作业指导书般情况办部门审批作业指导书涉部门时须进行会签相关部门发生矛盾相关文件发生致时理者代表负责协调
47文件发放
471体系文件产生安全环保办负责电子文件新效版登录公司网络中
472生产现场实际情况确实需文件硬拷贝该部门提出申请安全环保办审核批准加盖受控印章分发号发放
473非受控质量安全环境手册发放领部门提出申请厂长批准安全环保办登记加盖非受控文件印章发放
48文件保
481安全环保办须时更新电子文件保证新效性
482厂部未加盖受控文件印章文件印稿发现安全环保办员场收回销毁
483文件破损严重影响时文件持必须时安全环保办办理更换手续交回破损文件更换新文件（分发号原文件致）安全环保办必须时销毁破损文件
484文件持丢失文件必须时办理重新申请领手续发文登记表备注栏填写丢失原（必时附书面检讨）相关部门签字审批方领取安全环保办补发文件予新分发号注明丢失文件分发号作废
485文件保
a）公司行编制质量安全环境体系文件（特殊文件外）原稿安全环保办负责保部门现场没电脑网络必须文件硬拷贝外保留文件印稿
b）存入电脑文件电脑室计算机文件资料理办法理
c）文件务必适宜环境保存原版文件（包括记录）律外允许文件保存查阅防止文件丢失损坏特殊需需文件属部门批准登记时
d）文件负责保文件擅写画更改文件更私转
49文件（页）更改回收
491体系文件（特殊文件外文件外）（页）更改控制安全环保办负责申请更改部门需安全环保办领取填写文件更改通知单 文件更改通知单必须原部门负责审批（必时需理者代表批准）交安全环保办存档
492文件更改通知单般原文件编写员填写文件更改批准原审批进行原审批职时接岗位员审批指定部门审批时该部门需获审批需关背景资料
493文件（页）更改批准必须原文件编写部门组织进行更改文件（页）更改时必须注明更改标记更改生效时间安全环保办原文件编写部门原发文登记表发放范围发放修改文件（页）时收回作废旧文件（页）原文件发文登记表进行登记
494记录更改相关部门文件换版规定进行
410文件换版作废
4101文件进行次更改需进行幅度更改时应进行换版原版文件作废换发新版文件
4102作废理性体系文件（页）应安全环保办文件编写部门发放范围收回登记作废文件（页）交回安全环保办加盖作废文件印章
411文件档保存
4111体系文件完成编制审批原件电子版备份安全环保办档保存
4112档体系文件长期保存文件换版作废前两版次原件保留两年备参考文件档应明显标志便检索防潮防霉防蛀防火防盗确保文件安全
4113工作中产生记录相关部门应定期进行整理档档案资料理制度相关规定办理
412文件保留销毁
4121需保留作废体系文件（页）原编写部门提出申请填写文件销毁保留申请表 记录更改复制销毁申请表安全环保办批准安全环保办加盖保留文件作废文件印章方留保留文件（页）仅供参考作解决现实问题
4122需保留作废文件（页）原编写部门提出申请填写文件销毁保留申请表 记录更改复制销毁申请表安全环保办批准统销毁
413次性文件理控制
4131谓次性文件指定时间期限文件类文件期动作废般进行更改回收种质量工作计划命书工作报告会议纪等
4132种质量计划编制部门审核必时报厂长理者代表批准次性文件仅需编制部门审批
4133次性文件应文件编号版次利追溯版次行标注文件审批日期作该文件版次标识文件编号般部门代号加年份序号组成：
□□□ □□□□ □□
序号（01～99）
年 份
部门代号（见431条）
4134次性文件发放文件编制部门负责进行体系文件中发放范围规定规定进行文件没规定文件编制部门工作需行规定发放范围采发文登记表签收文件发放记录必须该文件底稿时保存保存期少年
4135次性文件需调整更改时收回原文件行发放新文件代新文件说明
414 外文件资料理控制
4141谓外文件包括：总部文件政府行业机关文件客户分承包文件等
a）总部文件：包括技术性理性文件
b）政府行业机关公文：法律文件技术书籍中华民国法律法规行业标准等
c）客户分承包方文件产品关文件
d）公司委托组织印制质量记录
4142外文件应文件编号版次利追溯文件编号般部门代号加文件资料类序号组成（部门行规定编号方法）：
□□□ □ □□
序号（01～99）
文件资料类▲
部门代号（见431条）
▲ 总部文件H 政府行业机关公文A 客户分承包方文件C
4143外文件相关部门负责编号保存理部门需查询复印时需部门理批准
415实物技术文件种类差异统处理工作程序种工作程序应保证文件效性
5 相关文件
51受控体系文件目录清单
52受控体系记录清单
53公司规章制度
54计算机文件资料理办法
55档案资料理制度
6 相关记录
61发文登记表
62文件更改通知单
63文件销毁保留申请表
64阅登记表
65记录更改复制销毁申请表
66非受控文件领申请单
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