*公司文控中心理办法
第章 总
规范公司资料理加强资料收集理工作效保护利资料公司项工作服务增强公司资料实性效性结合公司实际制定办法
二资料范围
公司建档范围确定：
公司设立变更申请审批登记等方面文件材料公司股东会董事会监理会形成文件材料财务会计理方面文件材料劳动工资事法律事务理方面文件材料营理方面文件材料生产技术理方面文件材料产品生产量消耗安全生产方面文件材料仪器设备方面文件材料基建设工程设计施工竣工维修方面文件材料科研技术引进转方面材料教育培训方面文件材料信息情报方面文件材料具利保存价值文件材料转摘 文件材料包括决议决定条例规章制度等法规性文件类会议文件重记录工作计划工作规划工作总结劳动工资营情况事文件资料决定委托书协议合项目方案通知技术图纸方案厂商资料等具参考价值文件资料百利集团职活动员工事研发理等项工作活动中形成公司具保存价值文件材料
公司资料包括声资料：片文件资料（含新闻科技艺术片原版翻版底片片文字说明构成）影片文件资料（含原版底片拷贝文字说明）录音文件资料（含唱片录音带）录文件资料（含政治济科技文娱广告活动）
三公司部中心部门应遵守办法应承担收集整理立卷档保护文件资料义务
第二章 理体制机构职责
四实行集中分散理相结合体制集团总办负责体文件资料理部门文件资料理工作进行督促指导总办设立文控中心配备文控中心理员分公司体文件资料工作系统理部直接领导文控中心理员职责保证公司部门原始资料单齐全完整安全保密方便
五文控中心公司文件文件资料工作行政职理部门永久保存保护文件资料机构时开发利文件资料资源信息交流中心
文控中心职责：
1．负责规划协调全公司文件资料工作中心部门文件资料工作进行监督指导检查
2．制订组织实施公司关文件资料工作规章制度
3．负责公司文件关资料收集征集整理分类鉴定保保护统计等工作
4．严格执行保密制度做文件资料密级划控守密解密工作
5．开展文件资料宣传咨询活动做文件资料开放利工作动公司项工作员工服务
6．发挥文件资料教育功文控中心办成公司培训教育基
7．开展文件资料编研工作信息开发交流工作发挥文件资料信息源作
8．组织公司部门文件理员业务学培训负责指导工作
9．做防火防盗防虫等工作确保文件资料安全
第三章 文件材料理工作
六文件资料材料收集：
1．建立健全立卷档制度确立档范围档时间保期限（保期限分永久保存保存10年3年1年等）注明文件版号
2．遗缺全文件资料采取措施积极收集齐全
3．时催办理完毕文件交回收检查齐全整理立卷档
七文件资料档立卷理：
1．区分全宗确定立档单位
2．分类：文件资料源时间题目容字母序分成干层次类分类类外时部门否保密保密程度分
2．1 类分：制度规定：s文件：f资料：d档案：a合：b
2．2 部门拼音缩写：物控：wk生：sg仓储：cc品：pg研发：yf技术：js客服：kf采购：cg生产：sh市场：sc销售：xs 设备：sb财务：cwoem：wb总：hz总办：zj力资源：rl制造中心：zz营销中心：yx研发技术中心：yj财务中心：cw广州分公司：gz海分1公司：sh北京分公司：bj香港分公司：xg信念公司：xn
2．3 保密y表示非密级n表示
2．4 密级：绝密：as机密：cs秘密：ps：op
编码原：编码十二位数□（文件资料类）□□（部门前两位拼音缩写）□（否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）总办2004年某份制度编码：szjnop040001
3．档前资料分类分组放置办卷宗
4．案卷排列：立卷永久长期短期分组卷卷文件正文底稿附件请示批复放起编制案卷目录案目录
5．整理案卷厚度适宜控制1cm2cm间材料窄应加衬边材料宽应折叠整齐字迹难辨认应附抄件案卷端正书写标题
6．公司文件资料系统排列确定保期限编制文件资料目录（卡片）定次序排列存放
7．年文件资料进行次清理清必保存材料破损褪色材料进行修补复制
8．文件资料收进移出案卷数量利等情况进行统计定期报部门集团部门属公司兼职专职文控员应定期（月两次分月初月中）报送相关资料文控专员
9．公司文件资料保期限分永久长期短期三种介两种保期限保期限长保期限已满文件资料关规定进行鉴定销毁
10．公司应采取严密理措施防止文件资料失密泄密
八文件资料保：
1．防止文件资料损坏延长资料寿命维护资料安全
2．公司设立专门点专文件库保存文件资料
3．做文控中心室防盗防水渍防潮防虫蛀防尘防鼠害防高温防强光等工作门窗应结实牢固
九文件资料阅利工作：
1．总监级（含）员阅非密级文件资料直接通文控中心理员办理阅手续工作需公司员需阅非密级文件资料时须填写阅文件申请表（附件1）部门理签批总办系统理部理核审方调阅
2．公司文件密级分绝密机密秘密三级绝密级文件资料禁止调阅机密级文件资料文控中心阅览准外秘密级文件资料审批阅阅时间超4时秘密级文件资料阅部门部门负责审批跨部门系统负责批准跨系统总理批准总理公外出时委托副总理总理办公室审批具体委托书容执行
3．案卷般仅供文控中心阅立卷文件资料外外须办理登记手续
4．阅期限超星期期需应办理续手续
5．阅文件资料者应爱护资料确保资料完整性擅涂改勾画剪裁抽取拆散损毁注意安全保密严禁擅翻印抄录转遗失阅文件资料交时须面查清楚发现遗失损坏应时报告领导
6．外单位阅文件资料应持单位介绍信总理批准方阅带离文控中心抄摘容须总理意审核方带出
7．公司文件资料利方式：1)提供文件资料原件2)提供文件资料复印件3)提供文献索引资料
8．出文部门负责求意时文控中心应动部门员工提供公司文件资料编研信息服务方面营战略信息理信息产品信息专题技术信息等
第四章 文件资料鉴定销毁
1．公司部门非允许销毁公司文件资料某文件资料销毁期时文件资料理员填写公司文件资料销毁审批表（附件2）交部门员系统理部理审核集团总理批准执行属密级文件资料必须总理批准方销毁般文件资料系统理部理批准方销毁
2．销毁时必须总理分副总理指定专监督销毁销毁清单签字
3．已失效批准销毁公司文件资料文控中心理员须认真核编制销毁清单（附件3）批准公司文件资料销毁审批表销毁文件清单起档永久保存
第五章 附
1．文控中心积极采电脑信息系统文件资料进行理提高理效率
2．办法总办解释补充颁布日起生效
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第章 总
规范公司资料理加强资料收集理工作效保护利资料公司项工作服务增强公司资料实性效性结合公司实际制定办法
二资料范围
公司建档范围确定：
公司设立变更申请审批登记等方面文件材料公司股东会董事会监理会形成文件材料财务会计理方面文件材料劳动工资事法律事务理方面文件材料营理方面文件材料生产技术理方面文件材料产品生产量消耗安全生产方面文件材料仪器设备方面文件材料基建设工程设计施工竣工维修方面文件材料科研技术引进转方面材料教育培训方面文件材料信息情报方面文件材料具利保存价值文件材料转摘 文件材料包括决议决定条例规章制度等法规性文件类会议文件重记录工作计划工作规划工作总结劳动工资营情况事文件资料决定委托书协议合项目方案通知技术图纸方案厂商资料等具参考价值文件资料百利集团职活动员工事研发理等项工作活动中形成公司具保存价值文件材料
公司资料包括声资料：片文件资料（含新闻科技艺术片原版翻版底片片文字说明构成）影片文件资料（含原版底片拷贝文字说明）录音文件资料（含唱片录音带）录文件资料（含政治济科技文娱广告活动）
三公司部中心部门应遵守办法应承担收集整理立卷档保护文件资料义务
第二章 理体制机构职责
四实行集中分散理相结合体制集团总办负责体文件资料理部门文件资料理工作进行督促指导总办设立文控中心配备文控中心理员分公司体文件资料工作系统理部直接领导文控中心理员职责保证公司部门原始资料单齐全完整安全保密方便
五文控中心公司文件文件资料工作行政职理部门永久保存保护文件资料机构时开发利文件资料资源信息交流中心
文控中心职责：
1．负责规划协调全公司文件资料工作中心部门文件资料工作进行监督指导检查
2．制订组织实施公司关文件资料工作规章制度
3．负责公司文件关资料收集征集整理分类鉴定保保护统计等工作
4．严格执行保密制度做文件资料密级划控守密解密工作
5．开展文件资料宣传咨询活动做文件资料开放利工作动公司项工作员工服务
6．发挥文件资料教育功文控中心办成公司培训教育基
7．开展文件资料编研工作信息开发交流工作发挥文件资料信息源作
8．组织公司部门文件理员业务学培训负责指导工作
9．做防火防盗防虫等工作确保文件资料安全
第三章 文件材料理工作
六文件资料材料收集：
1．建立健全立卷档制度确立档范围档时间保期限（保期限分永久保存保存10年3年1年等）注明文件版号
2．遗缺全文件资料采取措施积极收集齐全
3．时催办理完毕文件交回收检查齐全整理立卷档
七文件资料档立卷理：
1．区分全宗确定立档单位
2．分类：文件资料源时间题目容字母序分成干层次类分类类外时部门否保密保密程度分
2．1 类分：制度规定：s文件：f资料：d档案：a合：b
2．2 部门拼音缩写：物控：wk生：sg仓储：cc品：pg研发：yf技术：js客服：kf采购：cg生产：sh市场：sc销售：xs 设备：sb财务：cwoem：wb总：hz总办：zj力资源：rl制造中心：zz营销中心：yx研发技术中心：yj财务中心：cw广州分公司：gz海分1公司：sh北京分公司：bj香港分公司：xg信念公司：xn
2．3 保密y表示非密级n表示
2．4 密级：绝密：as机密：cs秘密：ps：op
编码原：编码十二位数□（文件资料类）□□（部门前两位拼音缩写）□（否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）总办2004年某份制度编码：szjnop040001
3．档前资料分类分组放置办卷宗
4．案卷排列：立卷永久长期短期分组卷卷文件正文底稿附件请示批复放起编制案卷目录案目录
5．整理案卷厚度适宜控制1cm2cm间材料窄应加衬边材料宽应折叠整齐字迹难辨认应附抄件案卷端正书写标题
6．公司文件资料系统排列确定保期限编制文件资料目录（卡片）定次序排列存放
7．年文件资料进行次清理清必保存材料破损褪色材料进行修补复制
8．文件资料收进移出案卷数量利等情况进行统计定期报部门集团部门属公司兼职专职文控员应定期（月两次分月初月中）报送相关资料文控专员
9．公司文件资料保期限分永久长期短期三种介两种保期限保期限长保期限已满文件资料关规定进行鉴定销毁
10．公司应采取严密理措施防止文件资料失密泄密
八文件资料保：
1．防止文件资料损坏延长资料寿命维护资料安全
2．公司设立专门点专文件库保存文件资料
3．做文控中心室防盗防水渍防潮防虫蛀防尘防鼠害防高温防强光等工作门窗应结实牢固
九文件资料阅利工作：
1．总监级（含）员阅非密级文件资料直接通文控中心理员办理阅手续工作需公司员需阅非密级文件资料时须填写阅文件申请表（附件1）部门理签批总办系统理部理核审方调阅
2．公司文件密级分绝密机密秘密三级绝密级文件资料禁止调阅机密级文件资料文控中心阅览准外秘密级文件资料审批阅阅时间超4时秘密级文件资料阅部门部门负责审批跨部门系统负责批准跨系统总理批准总理公外出时委托副总理总理办公室审批具体委托书容执行
3．案卷般仅供文控中心阅立卷文件资料外外须办理登记手续
4．阅期限超星期期需应办理续手续
5．阅文件资料者应爱护资料确保资料完整性擅涂改勾画剪裁抽取拆散损毁注意安全保密严禁擅翻印抄录转遗失阅文件资料交时须面查清楚发现遗失损坏应时报告领导
6．外单位阅文件资料应持单位介绍信总理批准方阅带离文控中心抄摘容须总理意审核方带出
7．公司文件资料利方式：1)提供文件资料原件2)提供文件资料复印件3)提供文献索引资料
8．出文部门负责求意时文控中心应动部门员工提供公司文件资料编研信息服务方面营战略信息理信息产品信息专题技术信息等
第四章 文件资料鉴定销毁
1．公司部门非允许销毁公司文件资料某文件资料销毁期时文件资料理员填写公司文件资料销毁审批表（附件2）交部门员系统理部理审核集团总理批准执行属密级文件资料必须总理批准方销毁般文件资料系统理部理批准方销毁
2．销毁时必须总理分副总理指定专监督销毁销毁清单签字
3．已失效批准销毁公司文件资料文控中心理员须认真核编制销毁清单（附件3）批准公司文件资料销毁审批表销毁文件清单起档永久保存
第五章 附
1．文控中心积极采电脑信息系统文件资料进行理提高理效率
2．办法总办解释补充颁布日起生效
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