业务写作技巧
商务英语写作种类
广义应文(Applied writings in broad sense)泛指切应文字文体致记叙文抒情文说文界限太明显狭义应文(Applied writing in narrow sense)指政府机关群众团体企业法间交文字公文(official documents)函电(1etters or correspondences)等着社会济发展英语应文应范围越越广泛商业体商务活动服务类实文体应包括英语应文范畴例请柬邀请信祝贺函等
商务英语应文纳起三种形式：种种商务信函种种场合致辞演讲提出容报告约定第三种容极简捷求格式化电报电传请柬通知便条日程议程等等
商务英语写作语言特点
1专业术语丰富性
商务范围广涉国际贸易济金融营销保险法律等领域领域专业术语国际贸易方面Free on Board(离岸价)standby credit(备信证)济方面demand curve(需求曲线)corporate charter(公司章程)金融方面blank endorsement(空白背书)foreign exchange market(外汇市场)营销方面market share(市场份额)after sales service(售服务) 等保险方面force majeure(抗力)All Risks(切险)法律方面claim(索赔)rules and regulations(法规)等等真正读懂商务英语文章译者必须懂商务英语涉学科领域相关知识避免专业术语词汇普通化否轻闹翻译笑话重造成严重济损失
2 商务文体样性
商务文体指商务贸易活动中文体商务文体涉领域颇广商务信函(Business Correspondence)会议纪(Synopsis of Minutes)法律文书(Legal Documents)备忘录(Memorandum)说明书(Specification)商业广告(Commercials)通知(Notice)报告(Report)演讲(Speech)协议合(Agreement or Contract)种相关单表格(Bills and Forms)等具实性样性行业性特点语言表现形式纳公文体广告体
说体三类文体身特殊语言规律翻译方法技巧相广告商标等文体强调公众吸引性语言词趋
通俗化口语化简洁生动富鼓动性商务信函合法律文书等公文文体正式严肃庄重特点术语形式出现 hereafter()hereby (特兹)等报告演讲中属说体类文体词正式严谨书面语词汇
3 缩略词常性
商务竞争越越激烈商想方设法提高效率商务英语具简约性特色突出具体表现量缩略词缩略词表现形式4种：首字母缩写词(initialing)二截短词(clipped word)三拼缀词(blend)四首字母拼音词(acronym)缩略词仅频率高扩化趋势商务谈判中常听厂长理说：关付款条件希LPC希DPA里LPC指Letter of Credit(信证)DPA指Document against Acceptance(承兑交单)商务英语缩略词国商长期已广泛接受意义十分明确写作运时需解释准确翻译缩略词定知道缩略词全称理解意义
商务英语写作原
贸易业务中商业语言合协定中法律语言商业广告中宣传语言等等属商务英语应文范畴具特殊风格惯格式专词汇语句写作时必须着谨慎认真态度撰写时应该注意原：
1生动具体
容商务英语应文应写生动具体明确特求方作出明确反应商务信函答复方提出求问题函电报盘承诺等等该具体具体避免含混模糊笼统抽象谓生动求阐明问题活语言表达出读者留深刻难忘印象设身处读者着想：需什希什利益问题核心什？西方思维理性强调理服写作中WeattitudeYouattitude语气抓住方中心问题掌握方心理强调方重性说服方达交流目
2 容完整
篇应文书信外贸函电容必须完整西方思维倾直截
态度英语段落语篇开始直接点题态度明确答复信函时候开始提方信函日期核心容甚方信函编号回答方问题提愿求目方读复函时明白意断定该信重性转交相关部门处理样达交流目节约量商务时间提高工作效率
3 准确误
商务英语应文必须写准确涉买卖双方权利义务利害关系等种商业单(合)里说准确仅指英语语法标点符号拼写准确商业贸易离开数字商务文件单数字准确性特加注意避免差毫厘失千里：5％10％ (包括5％10％)3月1日9日(包括3日9日)商业信件外贸函电中常常离开商业术语般常商业术语字简洁意义明确利商务活动展开会引起误解造成混乱甚产生必纠纷必须准确理解运商业术语力争商业信函准确误
4 清楚简洁
撰写应该量意思表达清楚方完全解原意致产生误解撰写应做：
(1)避免含词义词义模糊词语：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Franciscowe have bimonthly direction services．中bimonthly 词含两意思月两次两月次读者说感迷惑解应该改写：
(a)We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco．(月两班香港旧金山直航)
(b)We have semimonthly direct sailings from Hong Kong to San Francisco．(半月班香港旧金山直航)
5 礼节
西方民族采取客体思维方式力求语言客观公正严密采取客体思维英语表示意见时候倾间接婉约劝说建议方式(persuasive)表示肯定否定外写商业贸易应文体现国外贸政策外交礼节遵守国际贸易惯
维护身利益做卑亢体脱俗落落方商务应文容写理利节准盛气凌
避免命令粗鲁礼节意味着体谅方顾全方求愿情感等力求准确肯定谈问题量避免否定谈问题
商务英语信函写作技巧
1选四部式结构
通常商务信函四部分组成引言(introduction)详情(details)应答(response)结束语(close)面分进行说明
引言(Introduction)
说明写信出礼貌商务信函通常通告知事提彼前面联系引出正文开门见山谈具体事宜免唐突失礼常开篇语
(1) I am writing to discuss…
(2) I would like to…
(3) I am interested in…
详情(Details)
详细说明事宜具体求部分正文核心进正题阶段涉事项应次序分段落进行说明叙述事项时注意条理逻辑性通常涉限制付款罚款赔偿等体面容( bad news information)放提
应答(Response)
部分容第二部分延续求方确认答复寄价目表告方函寄附件表示欢迎垂询
(1) Please let us know if the above arrangements are satisfactory
(2) I hope you will find our terms agreeable and give us a confirmation 必须说明非信函中包括部分容否必须根具体情况确定
结束语(Close)
相关短句结束全文完成三部分容表示礼节句客套语般商务信函中商务信函中常结束语包括
(1) I look forward to hearing from you soon
(2) I am looking forward to an early reply
(3) I hope to be of service to you in the future
2遵循语言原
(1) 词简单词方面商务英语写作规范提倡简单常词汇避免生僻长陈旧词语保持句式简洁清晰 buy purchase 更通俗try endeavor更常等
(2) 句子简练通常简洁短句子更清楚表达容便理解试较面组句子
a There will be no need for you to prepare any special equipment for me b I don＇t require any special equipment
显易见组中b句表达效果更胜筹种效果通节省词达撰写商务信函时保持句子简短必词够表述必两词完成
(3) 语法句法准确严谨构思严谨容充实商务信函中果存拼写错误称致时态误标点符号等问题会沟通效果折扣省略号 I＇m … We＇l1欠正式应改I am … We shall …
(4) 句式清新脱俗着时代进步商务信函中惯语句已显庸俗乏味累赘余：
a) I enclose herewith …
b) … regarding the abovementioned sales contract
年商务英语证书考试强调直接然落案臼表达方式句式分改
a) I enclose …
b) … regarding the sales contract
通较出组更具现代活力
3注意信函语气
英文商务信函语气须体现通情达理避免分礼貌生硬刻薄外商务应文中常涉限制性规定质疑争议纠纷投诉索赔等容语气握注重巧妙妥善解决问题语气委婉迁礼貌体谅时坚持原维护身利益
妨分析面例句体会商务信函语气特点
Your TV＇s guarantee is up so you’11 have to make your own arrangements to get it fixed
电视保修期终止享受免费维修理然句中口语化词语upget it fixed失庄重时答复直露令感舒服妨改成
The guarantee on your TV has expired so use regret to say that the cost
of repairs must be borne by you样缓语气明确表述立场
商务英语写作基策略
学书写英语应文掌握两方面知识：类商务英语应文必须遵守写作格式套语二写正文容(body)部分Body部分写文章目般文章样首先文章结构手剖析设计文章骨架第安排写作容收集材料第二件事例写作时般四方面阐述：(1)读者说明题事背景目然(2)题思想延伸进步详解举例说明(3)求展开讨特注意层次分明脉络清楚围绕题陈述(4)结求纳已述条件结果写文章传统求说起承转合第三规划整篇文章结构写作提纲
写商务英语应文呢？掌握应文基概念特点应文形式组成部分篇章结构学会练学商务英语应文方法写应文积极帮助：
第量阅读范文培养良写作惯第二学会模仿切忌生造第三先写短文章做起便条通知感谢信等样做处：容简单层次清楚易掌握第四断积累进步快时职应文写作关语言材料命题相关联词汇基语言知识练时作摘抄样断丰富便写作心应手
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商务英语写作种类
广义应文(Applied writings in broad sense)泛指切应文字文体致记叙文抒情文说文界限太明显狭义应文(Applied writing in narrow sense)指政府机关群众团体企业法间交文字公文(official documents)函电(1etters or correspondences)等着社会济发展英语应文应范围越越广泛商业体商务活动服务类实文体应包括英语应文范畴例请柬邀请信祝贺函等
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1专业术语丰富性
商务范围广涉国际贸易济金融营销保险法律等领域领域专业术语国际贸易方面Free on Board(离岸价)standby credit(备信证)济方面demand curve(需求曲线)corporate charter(公司章程)金融方面blank endorsement(空白背书)foreign exchange market(外汇市场)营销方面market share(市场份额)after sales service(售服务) 等保险方面force majeure(抗力)All Risks(切险)法律方面claim(索赔)rules and regulations(法规)等等真正读懂商务英语文章译者必须懂商务英语涉学科领域相关知识避免专业术语词汇普通化否轻闹翻译笑话重造成严重济损失
2 商务文体样性
商务文体指商务贸易活动中文体商务文体涉领域颇广商务信函(Business Correspondence)会议纪(Synopsis of Minutes)法律文书(Legal Documents)备忘录(Memorandum)说明书(Specification)商业广告(Commercials)通知(Notice)报告(Report)演讲(Speech)协议合(Agreement or Contract)种相关单表格(Bills and Forms)等具实性样性行业性特点语言表现形式纳公文体广告体
说体三类文体身特殊语言规律翻译方法技巧相广告商标等文体强调公众吸引性语言词趋
通俗化口语化简洁生动富鼓动性商务信函合法律文书等公文文体正式严肃庄重特点术语形式出现 hereafter()hereby (特兹)等报告演讲中属说体类文体词正式严谨书面语词汇
3 缩略词常性
商务竞争越越激烈商想方设法提高效率商务英语具简约性特色突出具体表现量缩略词缩略词表现形式4种：首字母缩写词(initialing)二截短词(clipped word)三拼缀词(blend)四首字母拼音词(acronym)缩略词仅频率高扩化趋势商务谈判中常听厂长理说：关付款条件希LPC希DPA里LPC指Letter of Credit(信证)DPA指Document against Acceptance(承兑交单)商务英语缩略词国商长期已广泛接受意义十分明确写作运时需解释准确翻译缩略词定知道缩略词全称理解意义
商务英语写作原
贸易业务中商业语言合协定中法律语言商业广告中宣传语言等等属商务英语应文范畴具特殊风格惯格式专词汇语句写作时必须着谨慎认真态度撰写时应该注意原：
1生动具体
容商务英语应文应写生动具体明确特求方作出明确反应商务信函答复方提出求问题函电报盘承诺等等该具体具体避免含混模糊笼统抽象谓生动求阐明问题活语言表达出读者留深刻难忘印象设身处读者着想：需什希什利益问题核心什？西方思维理性强调理服写作中WeattitudeYouattitude语气抓住方中心问题掌握方心理强调方重性说服方达交流目
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篇应文书信外贸函电容必须完整西方思维倾直截
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3 准确误
商务英语应文必须写准确涉买卖双方权利义务利害关系等种商业单(合)里说准确仅指英语语法标点符号拼写准确商业贸易离开数字商务文件单数字准确性特加注意避免差毫厘失千里：5％10％ (包括5％10％)3月1日9日(包括3日9日)商业信件外贸函电中常常离开商业术语般常商业术语字简洁意义明确利商务活动展开会引起误解造成混乱甚产生必纠纷必须准确理解运商业术语力争商业信函准确误
4 清楚简洁
撰写应该量意思表达清楚方完全解原意致产生误解撰写应做：
(1)避免含词义词义模糊词语：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Franciscowe have bimonthly direction services．中bimonthly 词含两意思月两次两月次读者说感迷惑解应该改写：
(a)We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco．(月两班香港旧金山直航)
(b)We have semimonthly direct sailings from Hong Kong to San Francisco．(半月班香港旧金山直航)
5 礼节
西方民族采取客体思维方式力求语言客观公正严密采取客体思维英语表示意见时候倾间接婉约劝说建议方式(persuasive)表示肯定否定外写商业贸易应文体现国外贸政策外交礼节遵守国际贸易惯
维护身利益做卑亢体脱俗落落方商务应文容写理利节准盛气凌
避免命令粗鲁礼节意味着体谅方顾全方求愿情感等力求准确肯定谈问题量避免否定谈问题
商务英语信函写作技巧
1选四部式结构
通常商务信函四部分组成引言(introduction)详情(details)应答(response)结束语(close)面分进行说明
引言(Introduction)
说明写信出礼貌商务信函通常通告知事提彼前面联系引出正文开门见山谈具体事宜免唐突失礼常开篇语
(1) I am writing to discuss…
(2) I would like to…
(3) I am interested in…
详情(Details)
详细说明事宜具体求部分正文核心进正题阶段涉事项应次序分段落进行说明叙述事项时注意条理逻辑性通常涉限制付款罚款赔偿等体面容( bad news information)放提
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(2) I hope you will find our terms agreeable and give us a confirmation 必须说明非信函中包括部分容否必须根具体情况确定
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(1) 词简单词方面商务英语写作规范提倡简单常词汇避免生僻长陈旧词语保持句式简洁清晰 buy purchase 更通俗try endeavor更常等
(2) 句子简练通常简洁短句子更清楚表达容便理解试较面组句子
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显易见组中b句表达效果更胜筹种效果通节省词达撰写商务信函时保持句子简短必词够表述必两词完成
(3) 语法句法准确严谨构思严谨容充实商务信函中果存拼写错误称致时态误标点符号等问题会沟通效果折扣省略号 I＇m … We＇l1欠正式应改I am … We shall …
(4) 句式清新脱俗着时代进步商务信函中惯语句已显庸俗乏味累赘余：
a) I enclose herewith …
b) … regarding the abovementioned sales contract
年商务英语证书考试强调直接然落案臼表达方式句式分改
a) I enclose …
b) … regarding the sales contract
通较出组更具现代活力
3注意信函语气
英文商务信函语气须体现通情达理避免分礼貌生硬刻薄外商务应文中常涉限制性规定质疑争议纠纷投诉索赔等容语气握注重巧妙妥善解决问题语气委婉迁礼貌体谅时坚持原维护身利益
妨分析面例句体会商务信函语气特点
Your TV＇s guarantee is up so you’11 have to make your own arrangements to get it fixed
电视保修期终止享受免费维修理然句中口语化词语upget it fixed失庄重时答复直露令感舒服妨改成
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of repairs must be borne by you样缓语气明确表述立场
商务英语写作基策略
学书写英语应文掌握两方面知识：类商务英语应文必须遵守写作格式套语二写正文容(body)部分Body部分写文章目般文章样首先文章结构手剖析设计文章骨架第安排写作容收集材料第二件事例写作时般四方面阐述：(1)读者说明题事背景目然(2)题思想延伸进步详解举例说明(3)求展开讨特注意层次分明脉络清楚围绕题陈述(4)结求纳已述条件结果写文章传统求说起承转合第三规划整篇文章结构写作提纲
写商务英语应文呢？掌握应文基概念特点应文形式组成部分篇章结构学会练学商务英语应文方法写应文积极帮助：
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