纸质档案数字化ppt
- 1. 纸质档案数字化 Archives DigitizationREPORT POWERPOINTXX市档案局 档案资料管理处 XXX
- 2. 目 录01020304纸质档案数字化的意义 Significance of Digital Archives纸质档案数字化的途径 Method of Digital Archives 纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives纸质档案数字化的原则 Principle of Digital Archives
- 3. 01纸质档案数字化的意义纸质档案数字化的概念纸质档案数字化的意义
- 4. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的概念 纸质档案数字化是指利用计算机、数据库、扫描及存储等技术，将传统档案馆的馆藏文字、图像等档案信息采用文字录入、图片加工扫描等手段，转化为数字的形式存储，并通过网络进行查询利用。 纸质档案数字化的意义 Significance of Digital Archives
- 5. 馆藏纸质档案数字化是科技发展的必然，也是形势发展的需要。科学技术发展到今天，特别是进入二十一世纪后的这十年，计算机、数据库、网络、扫描、存储等信息技术的日臻成熟，不但使数字化工作的开展成为了可能，并且已成为目前的一种发展趋势。办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身是以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。只有实现馆藏纸质档案的数字化，才能与将来的档案双套制接收接轨，才能使馆藏存量档案与增量档案之间得到很好地衔接。 馆藏纸质档案数字化是为了更好地保管保护档案的需要。馆藏纸质档案多是长期积累下来的、反映某一领域的政治、文化、科学与经济等方面活动与发展的珍贵历史记载。由于历史久远，许多珍贵的档案受保管条件、保管环境的制约，出现墨迹受潮而使档案材料文字字迹不清，有的甚至出现纸张的断裂和字迹腐蚀，已不能再频繁翻阅、查询。即使是形成年代较新的档案，如果频繁查阅，也不利于原件的保护。而档案数字化后，相当于给档案安全上了双保险。不但原始档案不必频繁调阅，可能的实体损害越来越少，而且就档案内容、档案信息来说，相当于又做了一次备份，而且是多套备份。特别是对一些久远珍贵的档案信息，实际是起到了抢救的作用。退一万步说，即使将来因地震、战争等天灾人祸原因造成档案原件的损毁，但我们至少可以利用数字化后的档案信息经过考证进行复制，将各种意外造成的损失降到最低、减到最小。 馆藏纸质档案数字化也是为了更好地服务社会服务民生的需要。以往的档案管理考虑过多的是档案的安全、强调的多是保密，过去的档案利用也基本上是为各级机关、团体、企事业单位服务，使用面窄，查阅量小，传统的手工检索、人为查找也能应付。随着社会的发展、科技的进步、改革的深入，特别是政府职能的转变、服务型政府的建立以及人们观念的更新，档案工作也揭开了神秘的面纱，越来越走向大众、面向百姓。涉及具体每个人切身利益的下乡、军转、职称、大中专毕业、劳动调配等民生档案的查阅人数越来越多，查阅量越来越大，即便是查找现行政策的人也不在少数。另外，随着接收、征集工作的拓展和延伸，馆藏档案的数量也在成倍增加。在这种状况下，如何才能更加方便快捷高效地满足利用者需求，按部就班显然已不合时宜，数字化就成为当仁不让的不二选择。纸质档案数字化的意义 Significance of Digital Archives
- 6. 02纸质档案数字化的途径完全外包内部解决内外结合
- 7. 01目前，从我们了解掌握的情况看，针对馆藏纸质档案进行数字化主要有两种途径：一是完全外包；二是自己来做。这两种方法现在看来，各有所长，又各有不足。完全外包的好处是，加工速度快、流水线式的批量作业，短时间内即可完成大量的数字化加工，比较适合于馆藏档案数量较大的单位。但这种方法的缺点也十分明显，即加工的质量完全依靠签约公司工作人员的责任心。而完全依赖本单位现有力量进行数字化，在质量上肯定不会有问题，但由于受承担的日常其他工作影响，往往不能专注于数字化工作，速度、效率与完全外包的方式根本无法比拟，数字化时间肯定会拖得比较长，完成的时限无法确定。当然，如果馆藏数量不是很大，这种方法还是可行的。02而我馆馆藏纸质档案数字化工作采用的是第三种模式，即部分外包，掌控关键。也就是在数字化加工过程中，对那些技术含量不高、又可批量处理的部分工作实行外包，如图像扫描、图像处理等。而对那些需要相当专业知识才能解决的案卷整理、鉴定、著录以及后续的质检、验收、数据挂接等关键环节，则由局馆相关业务处室安排专人分工把守，各负其责。我们认为，这种模式较好地吸取了前两种办法的优缺点，能够扬长避短，既解决了“完全外包、大撒把”可能带来的质量问题，又兼顾到了数字化的效率问题，较好地实现了速度、质量和效益的统一，可以说是一种科学发展的方法。对那些馆藏纸质档案数量较大的县及县以上综合档案馆均有借鉴作用。纸质档案数字化的途径 Method of Digital Archives
- 8. 03纸质档案数字化的流程
- 9. 纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives3.前期调研7.后程接续6.全面展开5.开展试点2.经费申请4.制定标准1.成立机构基本步骤
- 10. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives组长副组长成员成员成员局馆长副组长副局馆长副组长副局馆长大连市档案局馆数字化工作领导小组成立机构成员馆室处处长成员管理处处长成员技术处处长成员查阅处处长1.
- 11. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives2.经费申请3.前期调研2007年数字化工作被列入财政预算，每年都有专项经费安排。另外，我们还结合“城市记忆工程”、市直机关“数字档案室”建设等项目争取市财政的更多支持。 纸上得来终觉浅。当年，我们到数字化开展较早的青岛市档案馆等单位考察学习，确实收到了事半功倍的效果。
- 12. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives2006年9月出台《大连市档案资料数字化标准（试行）》等三个纸质档案数字化工作规范。4.制定标准
- 13. 5.开展试点6.全面展开.7.后程接续纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives就是在大规模展开数字化前夕，一定要进行试点，这是摸索经验、总结规律、发现问题必不可少的一个环节。通过对不同全宗、不同年代、不同纸张的档案进行数字化，我们不仅发现了案卷自身存在的诸多问题，而且看到了标准的局限性，同时就现场的安全管理、制度建设、工作程序以及对数字化软件都是一个很好的检验。也就是数字化的具体工作流程，下一步我们还要着重讨论，这里不再赘述。 即馆藏存量档案数字化完成后，增量档案怎么办？这个问题如果解决不好，将会导致数字化工作半途而废，甚至前功尽弃。我们采取的办法是：在对馆藏存量档案进行数字化的同时，启动了机关“数字档案室”建设，也就是关口前移。要求各进馆单位2001年（含）后形成的档案，必须是双套制进馆，即纸质的档案和数字化的数据同时移交。这项工作启动至今，绝大多数市直机关的双套制档案已按规定交到了2010年。
- 14. 签署协议界定范围岗前培训批量加工纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives具体流程
- 15. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives签署协议
- 16. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives界定范围 为保持馆藏的完整，我馆数字化确立的总体原则是：馆藏中现为永久和长期的文书、照片档案均属加工范围，而对其中的如市委常委会议记录、各类政治运动的人物或案件专卷，出于保密和敏感考虑，则不予数字化；对于文件底稿，我们强调，除非没有正文的要对底稿进行扫描外，其他只扫领导批示页。
- 17. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives岗前培训 尽管签约公司从事档案数字化工作多年，但由于各地区、各部门馆藏案卷的种类和年代不同、质量不一，采用的加工软件也不尽一致，在标准要求上也会有所区别。因此，在工作初期，对数字化加工人员进行岗前培训就显得尤为必要。
- 18. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。请替换文字内容，添加相关标题，修改文字内容，也可以直接复制你的内容到此。************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives培训手册
- 19. 纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives批量加工调档前处理数字化挂接检查数字档案信息通过检查检查 未通过数字档案信息存储、备份、提供利用原档复原检查未通过检查原档检查通过还 档
- 20. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives 交接双方至少要各有2人在场，库房管理员一并参与，在清点好档案数量、审查完档案质量和内容的情况下，三方5人要在《调卷单》上签字，以示负责。还卷时亦是如此。 批量加工：调还卷
- 21. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives分件不但是把同一案卷中的扫描件和非扫描件分开、作出标识，关键是要把同一件的内容分在一起、不能分家。如：互有关联的请示和批复、一份文件的正文和附件、转发文和被转发文等，不能人为分开。 批量加工：分件
- 22. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives 去除案卷上原有的装订物，检查需扫描的材料上是否还有订书钉、曲别针、大头针等金属物，卷内是否还有线装订或浆糊粘贴在一起的材料。订卷与拆卷正好相反，在检查页号顺序、对齐情况后，尽量利用原孔装订，保持松紧适度。 批量加工：拆订卷
- 23. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives 需要注意三点：一是要绝对确保档案原件的安全，不能损坏，更不能丢失。对于一些纸张较薄的材料，一定要用平板扫描仪来扫。二是档案材料和图像的顺序不能乱。三是一定要确保扫描图像的质量。不能漏扫、多扫或扫重，要力争使扫描的图像更加接近原件，该用灰度时一定要用灰度；最后要做好扫描图像的旋转和纠偏工作，实现与我们现在的正常阅读方式相符。批量加工: 扫描
- 24. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives 即在数据交接前，签约公司首先要对交接的数据进行必要的检查。批量加工：目录和图像初检
- 25. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives 由签约公司按批次移交数据及纸质清单，挂接由技术处负责，抽检由管理处承担。质检人员在接到数据挂接完成的通知后，按照交接清单，结合案卷内容，随机抽取不同类型的卷宗进行质量检查。目录重点检查有无漏项、漏字、错字情况；而图像检查主要包括清晰度、完整度、偏斜度等。差错率高于标准的返工，许可范围内的验收通过。 批量加工：数据交接、挂接及质检
- 26. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives 验收合格的数据，由技术处挂接到服务器上，提供社会利用。纸质清单由签约公司、技术处、管理处三方会签，作为结账依据。每批次签约公司要刻录移交备份光盘两套。批量加工：合格数据交接、挂接和备份
- 27. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的流程 Process of Digital Archives 以验收合格会签的清单为准，经相关处室质检验收人员、处长、签约公司负责人、局领导签字同意后，送交财务定期办理。 批量加工：付款插图1张
- 28. 04纸质档案数字化的原则安全第一原则优先次序原则同步推进原则质量控制原则
- 29. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的原则 Principle of Digital Archives安全第一原则 这是开展数字化的前提和保证。这里所讲的安全，既包括档案实体，也包括档案信息，二者同样重要。对馆藏纸质档案进行数字化，其本意之一就包括保护档案原件，因为数字化后可减少原件的调阅利用。这就要求我们在数字化过程中，千万不能人为或意外损坏原件。还有十分重要的一点，就是数字化后信息的安全，对签约公司，我们采取合格一批，清空一批；对窗口查阅，我们要求严格手续，严格管控；对技术部门则要求做好人防物防技防，做好各种备份、包括异地异质备份。
- 30. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的原则 Principle of Digital Archives优先次序原则 数字化要分清先后主次、有所侧重。我们的做法是“四优先”：即珍贵档案优先、开放档案优先、亟待抢救档案优先、利用率高的档案优先。从近几年的实践看，涉及群众、关系百姓切身利益的民生档案，利用频率越来越高，所占比例逐年增加，使得档案在促进社会稳定与和谐方面发挥了较好的作用。珍贵档案、亟待抢救的档案就我馆来说，数量较少，价值不言自明，优先数字化有利于对原件的保护。开放档案因其已鉴定完毕，可以为社会提供利用，故应该优先数字化。
- 31. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的原则 Principle of Digital Archives质量控制原则 档案数字化最基本的要求就是要忠实于档案原件，数字化后不能有错、漏、增、假，这就要求数字化过程中，要严格程序，层层把关，全程控制，减少失误，把质量控制思想贯穿于整个流程之中。简单地说，就是要把好“三关”，即转化关、质检关和入库关。在档案信息转化环节，我们的要求只有一条，就是确保数据质量。为此我们采用了双机录入、专人校对，以减少文件级条目和人名的错漏；在质检阶段，我们依据标准，按比例抽查，该批评的批评，该返工的返工；而入库则是数字化最后一个步骤，如果在入库前我们能发现实体或数据的问题，毫无疑问应由签约公司解决，正所谓编筐编篓，贵在收口。
- 32. ************************************************************************************************************************************************************************** *************************************************************************************************************************************************************************纸质档案数字化的原则 Principle of Digital Archives同步推进原则 数字化过程中，我们坚持“四同步”：即档案鉴定与数字化同步、档案整理与数字化同步、数字化与网上利用同步、馆藏存量档案数字化与机关“数字档案室”建设同步。同步鉴定、同步整理是数字化的前提，而机关“数字档案室”建设解决的是增量问题。至于要求数字化与网上利用同步，主要是考虑检验数字化效果。近年来，无论是文件级目录数据库，还是各类人名目录数据库，我们始终坚持“在建中用，在用中建”的准则，数据合格一批，就开放应用一批，目前正在进行的数字化也是如此。发现问题，及时更正，确保质量，我们的初衷如此。
- 33. THANK YOU感谢聆听，批评指导
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