档 案 理 制 度
第章 总
第条 建立科学规范档案理体系公司开发营理提供准确全面信息根中华民国档案法GBT 50328 2001建设工程文件档整理规范省档案局（DB37T18093）企业档案分类编号规结合公司实际制定制度
第二条 制度适公司工程档案文书档案技术档案设备档案合档案客户档案会计事档案等十五类档案理
第三条 档案资料文字资料图纸资料音资料磁盘资料图片资料等
第四条 档案理坚持时真实齐全清晰手续完备安全原
第二章 职 责
第五条 营销理部负责客户档案立卷档理入住客户档案移交物业公司理
第六条 事部门负责事档案立卷档理
第七条 财务理部负责财务档案立卷档理
第八条 档案室负责档案立卷档理负责协助指导部门档案材料收集整理档
第九条 职部门负责职责范围需存档资料收集整理送交
第三章 立卷档
第十条 档范围见附录公司文件资料分类档范围规定
第十条 档求
１级文：授权签署传阅办理意见传阅连办结资料送交档案室登记存档
2公司报材料发放文件发文单位签署齐全拟稿纸原件送交档案室登记存档
3技术图纸资料发放单位发放时送交档案室登记存档
4档文件资料应原件求书写材料优良格式统字迹工整图样清晰律碳素水蓝黑墨水书写禁止圆珠笔铅笔等耐久书写工具
5档图纸必须符合国家制图标准会签手续齐全
6重设备仪器开箱时相关部门必须通知档案室派参加开箱检查接收机文件材料时档
7档声材料必须原版应详细注明容时间点物摄
8移交文件资料时交接双方应清点核实误移交目录签字
第十二条 档时间
1企业基础理文件资料次年三月份前档案室移交
2工程建设文件资料工程竣工验收交付前档案室档
第四章 档案理
第十三条 档案理
1档案室接收档案应进行分类立卷编号建账建卡入库妥善保存
2密级档案单独组卷登记专柜保
3确保档案安全应设独立档案库房库房防火防盗防潮防鼠防晒防虫防尘防高温措施库房中应具防磁防震柜架箱盒便妥善保录音录带软盘缩微胶卷等
4存入微机电子媒体档材料应加密备份注意防磁防静电防病毒
5档案资料进行科学理做分类清楚编排规范代号正确规格致检索工具完备利查找利档案
6档案室应定期档案保情况进行检查发现问题时解决
7档案员熟悉保档案容积极开展咨询服务工作时准确作档案库存收进移出鉴定销毁利数字利效果记录统计工作
第十四条 保密求
1档案工作员认真学贯彻保密法严格执行保密制度养成良保密惯
2档案工作员准意摘抄机密文件资料谈话准涉档案中容
第十五条 档案鉴定销毁
1公司领导组织关部门档案室员组成鉴定组需鉴定档案进行直接价值鉴定做出鉴定结档案室执行
2鉴定组具体鉴定审定组织务：调整密级确定保期限批准销毁保价值档案提出档案鉴定情况报告
3档案仅现实价值具长期工作参考历史证作保期限分：永久长期短期三种
4确定销毁档案复审编制档案销毁清册履行批准手续指定二进行监销注明销毁时间点方式销毁清册存档永久保存
第五章 档案阅传递
第十六条 阅档案求
1企业档案供公司利般外特殊情况外单位员公司查阅档案须持单位介绍信分领导批准方查阅许离档案室
2公司正式职工工作需档案室利密级档案密级档案需关领导批准方利
3般情况许档案室查阅档案特殊情况需分领导意办理阅手续出档案副限三正概出
4档案出期二周期未完必须档案室办理续手续
5阅期间应精心爱护档案转拆卷抽页涂改时严格检查确保档案完整遗失需写明情况报分领导酌情处理
6阅档案需填写档案阅登记利效果登记
第十七条 档案转递
1档案转递移交应列明移交目录交接双方核误交接记录签字
2事档案转递必须免文件调动审批表等认真鉴清理事档案转递通知单项目登记严密包装封印机密件发出
附件：公司文件资料分类档范围规定
附件
公司文件资料分类档范围规定
1根国家建设部城市建设档案分类纲省档案局企业档案分类编号规等关规定结合公司实际公司档案收集分类档范围保期限划分作出规定
2公司档案分类档范围保期限见档案分类编号方案档案分类档范围表
3公司档案保期限分永久长期短期政工团文书档案保期限永久50年长期16～50年短期15年建筑工程文件档案保期限长期该工程寿命短期20年
4保期限文件档第二年1月1日算起
5表中重文件指方针政策性重问题具性科学性历史性价值文件资料般文件指般事物说明企业利价值文件资料
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第章 总
第条 建立科学规范档案理体系公司开发营理提供准确全面信息根中华民国档案法GBT 50328 2001建设工程文件档整理规范省档案局（DB37T18093）企业档案分类编号规结合公司实际制定制度
第二条 制度适公司工程档案文书档案技术档案设备档案合档案客户档案会计事档案等十五类档案理
第三条 档案资料文字资料图纸资料音资料磁盘资料图片资料等
第四条 档案理坚持时真实齐全清晰手续完备安全原
第二章 职 责
第五条 营销理部负责客户档案立卷档理入住客户档案移交物业公司理
第六条 事部门负责事档案立卷档理
第七条 财务理部负责财务档案立卷档理
第八条 档案室负责档案立卷档理负责协助指导部门档案材料收集整理档
第九条 职部门负责职责范围需存档资料收集整理送交
第三章 立卷档
第十条 档范围见附录公司文件资料分类档范围规定
第十条 档求
１级文：授权签署传阅办理意见传阅连办结资料送交档案室登记存档
2公司报材料发放文件发文单位签署齐全拟稿纸原件送交档案室登记存档
3技术图纸资料发放单位发放时送交档案室登记存档
4档文件资料应原件求书写材料优良格式统字迹工整图样清晰律碳素水蓝黑墨水书写禁止圆珠笔铅笔等耐久书写工具
5档图纸必须符合国家制图标准会签手续齐全
6重设备仪器开箱时相关部门必须通知档案室派参加开箱检查接收机文件材料时档
7档声材料必须原版应详细注明容时间点物摄
8移交文件资料时交接双方应清点核实误移交目录签字
第十二条 档时间
1企业基础理文件资料次年三月份前档案室移交
2工程建设文件资料工程竣工验收交付前档案室档
第四章 档案理
第十三条 档案理
1档案室接收档案应进行分类立卷编号建账建卡入库妥善保存
2密级档案单独组卷登记专柜保
3确保档案安全应设独立档案库房库房防火防盗防潮防鼠防晒防虫防尘防高温措施库房中应具防磁防震柜架箱盒便妥善保录音录带软盘缩微胶卷等
4存入微机电子媒体档材料应加密备份注意防磁防静电防病毒
5档案资料进行科学理做分类清楚编排规范代号正确规格致检索工具完备利查找利档案
6档案室应定期档案保情况进行检查发现问题时解决
7档案员熟悉保档案容积极开展咨询服务工作时准确作档案库存收进移出鉴定销毁利数字利效果记录统计工作
第十四条 保密求
1档案工作员认真学贯彻保密法严格执行保密制度养成良保密惯
2档案工作员准意摘抄机密文件资料谈话准涉档案中容
第十五条 档案鉴定销毁
1公司领导组织关部门档案室员组成鉴定组需鉴定档案进行直接价值鉴定做出鉴定结档案室执行
2鉴定组具体鉴定审定组织务：调整密级确定保期限批准销毁保价值档案提出档案鉴定情况报告
3档案仅现实价值具长期工作参考历史证作保期限分：永久长期短期三种
4确定销毁档案复审编制档案销毁清册履行批准手续指定二进行监销注明销毁时间点方式销毁清册存档永久保存
第五章 档案阅传递
第十六条 阅档案求
1企业档案供公司利般外特殊情况外单位员公司查阅档案须持单位介绍信分领导批准方查阅许离档案室
2公司正式职工工作需档案室利密级档案密级档案需关领导批准方利
3般情况许档案室查阅档案特殊情况需分领导意办理阅手续出档案副限三正概出
4档案出期二周期未完必须档案室办理续手续
5阅期间应精心爱护档案转拆卷抽页涂改时严格检查确保档案完整遗失需写明情况报分领导酌情处理
6阅档案需填写档案阅登记利效果登记
第十七条 档案转递
1档案转递移交应列明移交目录交接双方核误交接记录签字
2事档案转递必须免文件调动审批表等认真鉴清理事档案转递通知单项目登记严密包装封印机密件发出
附件：公司文件资料分类档范围规定
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公司文件资料分类档范围规定
1根国家建设部城市建设档案分类纲省档案局企业档案分类编号规等关规定结合公司实际公司档案收集分类档范围保期限划分作出规定
2公司档案分类档范围保期限见档案分类编号方案档案分类档范围表
3公司档案保期限分永久长期短期政工团文书档案保期限永久50年长期16～50年短期15年建筑工程文件档案保期限长期该工程寿命短期20年
4保期限文件档第二年1月1日算起
5表中重文件指方针政策性重问题具性科学性历史性价值文件资料般文件指般事物说明企业利价值文件资料
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