毕业生档案理制度全文
第章 总
第条 进步加强学生档案理实现档案理制度化规范化科学化提高档案理水维护档案真实性严肃性完善学校学生档案理服务体系效建立保护利档案充分发挥档案学生理中作保障学生正权益中华民国档案法高等学校档案理办法干部事档案材料收集档规定相关法律法规结合学校实际制订办法
第二条 学生档案学生校期间形成反映学生学历思想品德专业技身体状况诚信状况家庭政治济状况档案材料学生档案学校考察培养教育学生程中形成第手资料国家选拔录重参考
学生档案理工作贯彻执行教育方针社会义现代化建设培养选拔录服务项常规性基础工作
第三条 办法适校专业层次校学生
第二章档案理机构原职责
第四条 全体校学生档案学务部档案理中心集中负责理
第五条 学生档案理坚持真实性完整性安全性规范性原实行口负责集中理相结合
第六条 学务部学生档案理职责：
()接收鉴整理学生档案材料
(二)办理学生档案查阅阅
(三)办理学生档案转递关部门提供学生情况
(四)做学生档案安全保密保工作
(五)制定完善学生档案理规章制度做学生档案分析统计工作
(六)办理关学生档案事项
第七条 院系相关职部门职责：
()教务部院系时学务部提交新生数便学生档案进行接收核编号保存
(二)院系相关职部门求做新生档案时档材料收集整理移交工作
(三)业指导服务中心负责毕业生档案理转递工作
第三章 档案保保护
第八条 根安全保密便查找原求学生档案应严密科学保严防档案毁损失散泄密
第九条 做档案室防火防潮防蛀防盗防光等工作
()学生档案铁皮档案柜存放防火防潮防高温防盗防光防鼠等设施 述安全设施定期检查
(二)保持档案室清洁室适宜温湿度(温度控制摄氏14度24度相湿度___)
第十条 学生档案理实行登记审批制度统计制度定期核制度
()学生档案接收查阅存档转递严格实行登记审批
(二)学务部学生档案进行详细统计分析工作
(三)学年新生入学月档案行进详细核时发现解决问题
第四章 档材料范围求
第十条 档材料分类容
()招生材料：教务部提供招生录取材料(包括高中学籍材料高中毕业生登记表学年鉴定表高考报名登记表高考体检表等)
(二)学材料：教务部提供修选修辅修等科类成绩单
(三)学籍材料：教务部提供休学退学转学转专业出国死亡等材料证明
(四)毕业材料：院系相关职部门提供实鉴定表学年鉴定表毕业生登记表学生体检表学位证明毕业生业报证等类材料
(五)奖励材料：院系相关职部门提供学生校学期间获校级表彰奖励活动中形成种材料(三学生优秀学生干部优秀团员优秀团干部优秀毕业生专项奖学金等评审证明材料奖励审批表)
(六)处分材料：学务部提供学生校期间违反校规校纪触犯国家法律等形成类处分材料
(七)贷款材料：学务部提供国家助学贷款材料
(八)组织材料：务办公室校团委提供学生校期间团材料
(九)更正材料：相关部门提供更改姓名民族出生日期入入团时间参加工作时间等材料申请组织审查报告证明材料级批复等材料
(十)供组织参考材料
第十二条 档案材料档求
()档材料必须办理完毕正式材料材料必须完整齐全真实文字清楚象明确承办单位署名形成材料日期
(二)档材料规定组织审查盖章必须组织盖章规定见面材料(审查结复查结处分决定意见组织鉴定等)应签字特殊情况见面未签字组织注明
(三)档案材料须纸张十六开型(长260毫米宽184毫米)国际标准A4型(长297毫米宽210毫米)公文纸填写时碳素墨水蓝黑墨水书写圆珠笔铅笔红色墨水纯蓝墨水书写
(四)档材料应原件特殊情况存入复印件应复印件注明原件保单位加盖公章
(五)档材料必须注明学生姓名学号学号序先排放
(六)学务部符合档求学生档案材料责权力档单位提出求予改正档
(七)类材料须学务部审批登记方档
第五章 档案材料移交档案档时间
第十三条 入学新生档案均院系开学月收集齐全编学号形成新生档案移交清单(式两份)求学务部提交登记存档
第十四条 学生取类奖惩原始材料休复转学转专业证明应形成文件发周档
第十五条 学生校期间形成类学生事档案材料根工作完成已形成材料情况时登记档保证档案材料完整
第六章 档案利
第十六条 查阅档案应遵守规定原：
()院系查阅院系学生档案查阅学生档案应出具介绍信部门负责签字加盖单位公章学务部审批意方查阅外单位员(单位特殊情况)需查阅学生档案须持单位介绍信学院介绍信关身份证明校领导签字意方查阅查阅学生档案时档案理员必须场
(二)查阅档案单位擅拍摄复制档案容确工作需利档案材料取证须校领导批准方复制拍摄
(三)学生档案般出特殊情况必须出档案时须说明理校领导批准严格履行出手续出时双方审核档案中材料签字确认出时间般超___天(含休息日)出档案擅转
(四)查阅学生档案必须严格遵守保密制度严禁拆卸涂改圈划批注抽取撤换档案材料
(五)查阅直系亲属档案
(六)档案材料中记载事实关部门出具证明时出具评性意见文字
(七)档案查阅必须进行详细登记记录严格审核查阅者资质审批手续
第七章 档案转递
第十七条 学生毕业(结业肄业)转学退学出国死亡等学籍变动发生应时办理档案转递手续
学生档案校外转递必须统印制专档案袋严格密封通机邮局寄送转递必时派专送取普通函件邮寄交带
第十八条 校跨专业跨院系转学学生学籍理部门应学生学籍变更时学生学籍变更通知书送达关院系关院系接学生学籍变更通知书应时开具证明学务部重新编号整理存档
第十九条 转学校学学生关院系应接学生转学通知时开具证明学务部办理学生档案转递填写档案转递单规定寄发送交通机邮局寄发寄发日起___月未收回执者学务部应档案接收单位联系加确认
第二十条 学校转入校学生关院系收学生档案认真检查验收核误时回执寄回方持相关证明前学务部存档
第二十条 毕业生档案转递工作业指导服务中心关规定组织实施
第二十二条 申请费出国动申请退学学生档案学校征求学生意见规定寄送关单位代
第二十三条 受退学开学籍处分学生档案学校寄送学生家庭事部门理
第二十四条 年未报入学科生新生档案学校转回生源招生部门
第二十五条 失踪死亡学生学生出国等原导致档案法转递滞留保档案两年两年转寄回学生生源
第八章 法律责
第二十六条 档案理员准关员谈关学生档案容严禁私保存档案伪造涂改销毁档案材料利档案材料营私舞弊等违反中华民国保守秘密法中华民国档案法干部档案工作条例干部事档案材料收集档规定视情节轻重予严肃处理直追究相应法律责
第九章 附
第二十七条 办法现实行法律法规部门规章相抵触法律法规部门规章准现行法律法规政策未明确规定办法未事项校领导批复准
第二十八条 办法解释权学务部 第二十九条 办法公布日起实施
毕业生档案理办法
(修订)
着院办学规模断扩办学类型逐步增加毕业生数逐年增毕业生档案理工作日益繁重更毕业生档案理工作做根级部门求院实际特制定办法
档案整理
1提供档案材料部门应___月底前材料准备提供系(院)集中整理
2专科毕业生档案必须入学档案(高中中专档案)成绩 单毕业生登记表业报证副体检表卫生类毕业生加装实报告
3中专毕业生档案必须入学档案(档案卡学籍卡)成绩 单毕业生登记表报证副
4三二转段毕业生档案必须入学档案(档案卡学籍卡)成绩单毕业生登记表报证副体检表卫生类毕业生加装实报告
5毕业生登记表填写严格填表说明求填写填表时间统填年___月___日学校组织意见栏盖系(院)支部公章校企合作业指导中心盖章装入毕业生档案袋
6届毕业生档案袋编号校企合作业指导中心统编 制公布
二档案验收
1毕业生离校前系(院)集中整理毕业生档案转交校企合作业指导处验收确实合格档案报告合格原(缺少种材料系部原学生原)合格档案退回系(院)继续整理
2严格控制合格档案数量合格档案超___系(院)年终考评中适扣分
3严格档案袋封面材料名称序袋材料排序
4填写毕业生档案袋封面相应位置填写档案编号姓名性系专业生源(具体区县)原始档案材料件数栏标明具体数量
5学生档案材料装入应档案袋中次核防止漏放错放
6系(院)档案附表中档案号中专分类分排序
三档案寄送
1已签约毕业生档案直接寄送单位
2已签约工单位接收档案寄送生源事部门学生直接办理事代理手续
3灵活业未业毕业生档案寄送生源事部门学生直接办理事代理手续
4升学毕业生档案系(院)提供详细通信址校企合作业指导中心统寄发录取学校
5报期毕业生档案申请暂留系(院)学生直接办理事代理手续
6合格档案外毕业生档案办理留校手续
7寄送回生源档案校企合作业指导中心统生源政策求分装转递
四工作求：
1系(院)报毕业生档案时需毕业生档案编号登记表A4纸印份加盖系(院)公章负责首页公章处签字电子表格报校企合作业指导中心
2档案袋书写黑色蓝黑色钢笔黑色中性笔字体公正字迹清晰
3相关档案材料整理配档表见附件未事宜行通知
五该办法校企合作业指导处负责解释
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第章 总
第条 进步加强学生档案理实现档案理制度化规范化科学化提高档案理水维护档案真实性严肃性完善学校学生档案理服务体系效建立保护利档案充分发挥档案学生理中作保障学生正权益中华民国档案法高等学校档案理办法干部事档案材料收集档规定相关法律法规结合学校实际制订办法
第二条 学生档案学生校期间形成反映学生学历思想品德专业技身体状况诚信状况家庭政治济状况档案材料学生档案学校考察培养教育学生程中形成第手资料国家选拔录重参考
学生档案理工作贯彻执行教育方针社会义现代化建设培养选拔录服务项常规性基础工作
第三条 办法适校专业层次校学生
第二章档案理机构原职责
第四条 全体校学生档案学务部档案理中心集中负责理
第五条 学生档案理坚持真实性完整性安全性规范性原实行口负责集中理相结合
第六条 学务部学生档案理职责：
()接收鉴整理学生档案材料
(二)办理学生档案查阅阅
(三)办理学生档案转递关部门提供学生情况
(四)做学生档案安全保密保工作
(五)制定完善学生档案理规章制度做学生档案分析统计工作
(六)办理关学生档案事项
第七条 院系相关职部门职责：
()教务部院系时学务部提交新生数便学生档案进行接收核编号保存
(二)院系相关职部门求做新生档案时档材料收集整理移交工作
(三)业指导服务中心负责毕业生档案理转递工作
第三章 档案保保护
第八条 根安全保密便查找原求学生档案应严密科学保严防档案毁损失散泄密
第九条 做档案室防火防潮防蛀防盗防光等工作
()学生档案铁皮档案柜存放防火防潮防高温防盗防光防鼠等设施 述安全设施定期检查
(二)保持档案室清洁室适宜温湿度(温度控制摄氏14度24度相湿度___)
第十条 学生档案理实行登记审批制度统计制度定期核制度
()学生档案接收查阅存档转递严格实行登记审批
(二)学务部学生档案进行详细统计分析工作
(三)学年新生入学月档案行进详细核时发现解决问题
第四章 档材料范围求
第十条 档材料分类容
()招生材料：教务部提供招生录取材料(包括高中学籍材料高中毕业生登记表学年鉴定表高考报名登记表高考体检表等)
(二)学材料：教务部提供修选修辅修等科类成绩单
(三)学籍材料：教务部提供休学退学转学转专业出国死亡等材料证明
(四)毕业材料：院系相关职部门提供实鉴定表学年鉴定表毕业生登记表学生体检表学位证明毕业生业报证等类材料
(五)奖励材料：院系相关职部门提供学生校学期间获校级表彰奖励活动中形成种材料(三学生优秀学生干部优秀团员优秀团干部优秀毕业生专项奖学金等评审证明材料奖励审批表)
(六)处分材料：学务部提供学生校期间违反校规校纪触犯国家法律等形成类处分材料
(七)贷款材料：学务部提供国家助学贷款材料
(八)组织材料：务办公室校团委提供学生校期间团材料
(九)更正材料：相关部门提供更改姓名民族出生日期入入团时间参加工作时间等材料申请组织审查报告证明材料级批复等材料
(十)供组织参考材料
第十二条 档案材料档求
()档材料必须办理完毕正式材料材料必须完整齐全真实文字清楚象明确承办单位署名形成材料日期
(二)档材料规定组织审查盖章必须组织盖章规定见面材料(审查结复查结处分决定意见组织鉴定等)应签字特殊情况见面未签字组织注明
(三)档案材料须纸张十六开型(长260毫米宽184毫米)国际标准A4型(长297毫米宽210毫米)公文纸填写时碳素墨水蓝黑墨水书写圆珠笔铅笔红色墨水纯蓝墨水书写
(四)档材料应原件特殊情况存入复印件应复印件注明原件保单位加盖公章
(五)档材料必须注明学生姓名学号学号序先排放
(六)学务部符合档求学生档案材料责权力档单位提出求予改正档
(七)类材料须学务部审批登记方档
第五章 档案材料移交档案档时间
第十三条 入学新生档案均院系开学月收集齐全编学号形成新生档案移交清单(式两份)求学务部提交登记存档
第十四条 学生取类奖惩原始材料休复转学转专业证明应形成文件发周档
第十五条 学生校期间形成类学生事档案材料根工作完成已形成材料情况时登记档保证档案材料完整
第六章 档案利
第十六条 查阅档案应遵守规定原：
()院系查阅院系学生档案查阅学生档案应出具介绍信部门负责签字加盖单位公章学务部审批意方查阅外单位员(单位特殊情况)需查阅学生档案须持单位介绍信学院介绍信关身份证明校领导签字意方查阅查阅学生档案时档案理员必须场
(二)查阅档案单位擅拍摄复制档案容确工作需利档案材料取证须校领导批准方复制拍摄
(三)学生档案般出特殊情况必须出档案时须说明理校领导批准严格履行出手续出时双方审核档案中材料签字确认出时间般超___天(含休息日)出档案擅转
(四)查阅学生档案必须严格遵守保密制度严禁拆卸涂改圈划批注抽取撤换档案材料
(五)查阅直系亲属档案
(六)档案材料中记载事实关部门出具证明时出具评性意见文字
(七)档案查阅必须进行详细登记记录严格审核查阅者资质审批手续
第七章 档案转递
第十七条 学生毕业(结业肄业)转学退学出国死亡等学籍变动发生应时办理档案转递手续
学生档案校外转递必须统印制专档案袋严格密封通机邮局寄送转递必时派专送取普通函件邮寄交带
第十八条 校跨专业跨院系转学学生学籍理部门应学生学籍变更时学生学籍变更通知书送达关院系关院系接学生学籍变更通知书应时开具证明学务部重新编号整理存档
第十九条 转学校学学生关院系应接学生转学通知时开具证明学务部办理学生档案转递填写档案转递单规定寄发送交通机邮局寄发寄发日起___月未收回执者学务部应档案接收单位联系加确认
第二十条 学校转入校学生关院系收学生档案认真检查验收核误时回执寄回方持相关证明前学务部存档
第二十条 毕业生档案转递工作业指导服务中心关规定组织实施
第二十二条 申请费出国动申请退学学生档案学校征求学生意见规定寄送关单位代
第二十三条 受退学开学籍处分学生档案学校寄送学生家庭事部门理
第二十四条 年未报入学科生新生档案学校转回生源招生部门
第二十五条 失踪死亡学生学生出国等原导致档案法转递滞留保档案两年两年转寄回学生生源
第八章 法律责
第二十六条 档案理员准关员谈关学生档案容严禁私保存档案伪造涂改销毁档案材料利档案材料营私舞弊等违反中华民国保守秘密法中华民国档案法干部档案工作条例干部事档案材料收集档规定视情节轻重予严肃处理直追究相应法律责
第九章 附
第二十七条 办法现实行法律法规部门规章相抵触法律法规部门规章准现行法律法规政策未明确规定办法未事项校领导批复准
第二十八条 办法解释权学务部 第二十九条 办法公布日起实施
毕业生档案理办法
(修订)
着院办学规模断扩办学类型逐步增加毕业生数逐年增毕业生档案理工作日益繁重更毕业生档案理工作做根级部门求院实际特制定办法
档案整理
1提供档案材料部门应___月底前材料准备提供系(院)集中整理
2专科毕业生档案必须入学档案(高中中专档案)成绩 单毕业生登记表业报证副体检表卫生类毕业生加装实报告
3中专毕业生档案必须入学档案(档案卡学籍卡)成绩 单毕业生登记表报证副
4三二转段毕业生档案必须入学档案(档案卡学籍卡)成绩单毕业生登记表报证副体检表卫生类毕业生加装实报告
5毕业生登记表填写严格填表说明求填写填表时间统填年___月___日学校组织意见栏盖系(院)支部公章校企合作业指导中心盖章装入毕业生档案袋
6届毕业生档案袋编号校企合作业指导中心统编 制公布
二档案验收
1毕业生离校前系(院)集中整理毕业生档案转交校企合作业指导处验收确实合格档案报告合格原(缺少种材料系部原学生原)合格档案退回系(院)继续整理
2严格控制合格档案数量合格档案超___系(院)年终考评中适扣分
3严格档案袋封面材料名称序袋材料排序
4填写毕业生档案袋封面相应位置填写档案编号姓名性系专业生源(具体区县)原始档案材料件数栏标明具体数量
5学生档案材料装入应档案袋中次核防止漏放错放
6系(院)档案附表中档案号中专分类分排序
三档案寄送
1已签约毕业生档案直接寄送单位
2已签约工单位接收档案寄送生源事部门学生直接办理事代理手续
3灵活业未业毕业生档案寄送生源事部门学生直接办理事代理手续
4升学毕业生档案系(院)提供详细通信址校企合作业指导中心统寄发录取学校
5报期毕业生档案申请暂留系(院)学生直接办理事代理手续
6合格档案外毕业生档案办理留校手续
7寄送回生源档案校企合作业指导中心统生源政策求分装转递
四工作求：
1系(院)报毕业生档案时需毕业生档案编号登记表A4纸印份加盖系(院)公章负责首页公章处签字电子表格报校企合作业指导中心
2档案袋书写黑色蓝黑色钢笔黑色中性笔字体公正字迹清晰
3相关档案材料整理配档表见附件未事宜行通知
五该办法校企合作业指导处负责解释
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