总
规范公司合理工作明确理职责界定理层面提高理效做理规章签约约束履行核查效防范控制合风险维护公司合法权益根中华民国合法相关法律法规结合公司实际情况制定制度
二定义
制度称合指公司公司外然法组织间设立变更解民事权利义务关系签订协议
三适范围
()制度适公司合理工作(劳动合外)
(二)制度适公司属部门
(三)公司建立统理统审查分级负责全程监控合理体制
(四)制度规定外公司生产营项目建设等切外交易活动均应签订书面合
四合理职责
()公司属部门外签订履行合时应做遵守法律法规诚实守信保守秘密维护公司利益
(二)合理合办部门财务中心相关部门分行职权部门行职权应遵循职责明确相互配合严禁推诿等原
(三)公司部门合办部门合办单位(部门)合业务直接责合订立履行全程负责
具体职责:
1负责确保合项目计划公司效审批确保合标容计划致确保合申报容准确确保文资料规范完整真实确保合标满足相关技术求(产品技术性标准质量等)
2负责审核合相方签约资质履约力合相法应验证相关资质文件原件索复印件加盖公章合相然应验证效身份证件原件索复印件联系方式常居住等信息
3负责进行合谈判
4负责部门合起草报审合进行初步审核保证部合理规范完备
5负责部门业务涉重合(采购合销售合工程承包合等)发起评审会审工作沟通相关部门领导意见形成工作纪指导完成合起草拟定
6负责办理合签订部审批手续外部登记鉴证等工作
7负责统计监督踪单位(部门)合签订履行情况
8负责协调合纠纷工作
9负责单位(部门)合理基础工作包括建立合台账档案等
10公司赋予职责
(四)公司业务部门负责部门职责关合理工作
1财务中心:负责合履行资产资金价款结算等进行审核监督具体职责:
(1)履行合需资金涉资产合理性资金安排行性
(2)审核合金额(类型写等)否正确准确税负发票相关条款否符
合相关法律法规规定付款条款正确性合理性适性
(3)认需审核容公司赋予职责
2信息中心:负责公司OA系统中合申报审批流程系统维护
(五)法务负责:全面负责公司合条款审核理工作承担理职责:
1负责公司合法律审核
2年组织相关业务部门标准合文进行修订完善
3负责公司范围合理工作指导监督检查工作
4负责配合外部法律顾问公司合纠纷调查调解仲裁诉讼工作
5公司赋予职责
(六)合办部门终签约部门部门应部门职责权限范围合进行审核协助配合监督合签订履行
五控说明
()合办部门方达成合约意协商致时结清者外律应订立书面合严禁口头协议非正式书面协议
(二)特殊情况传真公文信件者电子邮件等方式签订合应正式书面合予确认
(三)合办部门应交易开始前办理完毕合签订事宜非遇突发事件等特殊情况坚决杜绝履行先签订合情况发生确遇特殊情况需事补签合应事3日履行合签订审批流程OA系统合审批流程中写明合补签原
(四)原合办部门应公司发布统合文统合文需次重复合文合办部门负责起草法务负责审定公布
(五)公司属非独立法单位(部门)未特授权单位(部门)名义外签订合
(六)未OA系统合审批流程审查合合办部门私签订导致切法律风险果均私签约合办部门负责
(七)国家法律法规行业规范供应商服务商等业资质规定必须选择具相关资质单位提供商品服务
六合起草
()合办单位(部门)公司授权职范围起草合
(二)订立合时必须做充分协商合事权利义务约定必须明确具体合文语应准确严谨简练规范合般应包括条款(根签约需选择适):
1合标题明确方事法定全称法定代表住应方事效证件等资信材料载明情况致
2签约目
3合标合标应具唯性准确性标物应详细约定规格型号商标等级等容动产应注明名称坐落点等容易确定形资产劳动服务技术转工作成果等描述准确
4数量条款合应采国家标准计量单位计量方法计量工具应约定标物数量常年合法约定确切数量应约定数量确定方式(电子邮件传真送货单发票等)
5质量条款应包括质量检测标准方式国家强制性标准应写明该标准代号全称种标准应约定合标相适应标准应写明质量检验方法责期限条件质量异议期限条件等
6价款报酬条款发生费分担条款合中应明确约定支付方式数额票计算标准程序币种等
7履约期限点方式条款履行期限履行点应具体明确交付标物方式服务提供方式结算方式应具体明确
8权利义务条款应明确约定履行程中方权利义务风险责划分
9合担保条款合中方事求提供担保应根公司规定程序报批权确认签字确认求方提供担保应审查方提供标物真实情况保证资信情况
10违约责条款法定违约金应规定合中写明法律没规定规定明确应根实际情况具体约定违约金赔偿金数额例计算方法
11解决争议方式条款选择协商调解诉讼仲裁等方式选择诉讼方式签约时应优先选择方民法院选择仲裁方式应明确约定仲裁机构名称
12条款:合文份数生效时间条件联系方式附件名称签约点日期签约方开户银行账号签约方公章合专章法定代表(负责)代理签字
13述条款外合事双方合中增加协商约定条款违反法律法规制度规定
14合方事认必须明确条款技术类合涉营信息技术信息合应约定保密承诺违反保密承诺时违约责履约期限1年重合应约定双方联系制度
(三)涉外合容关法律规定确定
(四)合办部门应合文统进行合编号:
1合编号格式:公司代码部门代码签订日期流水号
(1)公司代码律****
(2)部门代码:合办单位(部门)代码
(3)签订日期:合签订日期八位阿拉伯数字
(4)流水号:合办部门该年度签合序号四位阿拉伯数字组成合签订先序编制流水号0001起9999止
(5)补充协议变更(解)协议长期合项订单合合编号合编号流水号根补充协议变更(解)协议订单签订次数序合编码扩号加两位阿拉伯数字标识01起99止
(五)合文签订日期合编号签字栏容外律采印字体手写
七合审批签订流程
()原合律OA系统合审批流程中申报审查审批特殊合通纸版进行申报审查审批
(二)合办部门负责合谈判合文起草填制合审批单然次领导财务中心法务部关部门直总理签批意见签批意见处理落实形成合正式文方公司法定代表负责签字盖章
(三)合办部门根济业务实际情况合审批部门签批意见法落实应合合审批流程中进行情况说明领导意否提出签批意见部门应该合审批流程驳回合办部门予审批通
(四)法务提供统合范办部门仅需合中填写金额数量等基情况办法务审核
(五)涉重济法律责重影响合应合办部门召集会议
相关部门讨决定
(六)合签订时需办理列手续合办部门负责办理:
1法律法规政策求需办理手续
2公证手续
3担保手续
4合约定需办理手续
(七)外签订合原方拟定合文方提供合文审批流程
(八)签订类合必须合专章公章公章财务中心专保签批完成合审批单印章保部门加盖印章两页合必须加盖骑缝章未加盖印章合结算部门财务部门办理结算付款事宜
(九)严禁外签订合空白文盖章签订合应方先签字盖章签署互换文
(十)申报审批合文必须容完整申报空白合文单位合相已盖章拒绝合审核员合提出修改意见
(十)合承办部门申报审批合文外文格式须时附翻译中文文
(十二)未履行审查审批手续审查审批手续符合规定合律签订
(十三)合办单位(部门)印签订合文必须审批流程中申报合文保持致擅变更合容修改合文中错字外合文签订前合双方合标数量价款交付方式运输验收等实质性条款作出重新修订合办单位(部门)须重新履行审批流程原审批流程作新文签订
(十四)合文中约定须法定代表签字应法定代表签字加盖名章
(十五)未授权单位负责部门负责业务员律合授权代表处签字合办部门业务办员合文联系处签名填写联系电话
(十六)合签订单位(部门)合文进行涂改合容变更合体转必须签订书面变更协议补充协议
(十七)合方签字盖章合相尚未签字盖章时合涉业务发生变更取消导致该合文作废方合办部门需方已签字盖章合文交印章理部门擅进行处理
(十八)合相法组织必须加盖合相体名称完全致公章合专章业务章部门印章代合相然必须亲笔签名摁手印代签
(十九)合审查应认真准确时高效具体求:
1合办单位(部门)审查部门应1工作日完成合申报审查工作
2审核中遇问题需进步核查应2工作日完成
3公出岗位调整原时完成合申报审查等工作时应时做工作转委托交接
八合履行
()合签字盖章约定生效条件成前实际履行合生效切合关部门员应全面时履行合确保信誉
(二)公司部门员发现合相合约定履行应立通报合办部门合办部门应法定合约定期限法定合约定方式方催促履行者提出索赔合约定履行包括履行全面适履行需出具催促履行合索赔函件应法务负责起草
(三)公司部门员收合相提出催促履行合索赔函件告知应立送交告知合办部门合办部门商办法务负责制定策合办部门负责签注具体意见执行
(四)关合履行中书面签证收发货单结算文件信函文书传真等均合组成部分必须双方业务代表签字加盖印章部门应相关资料保存备案合权利义务完全履行完毕合文相关资料交办单位存档保
(五)合办单位(部门)合相方双方已盖章合原件慎损毁遗失需补签合文造成合损毁遗失单位(部门)应出具情况说明领导签字意方补签
九合变更解终(中)止转
()合签订受法律约束方擅变更解终(中)止合确需变更解终(中)止合合办部门说明原签订相应协议报审批审批流程合签订审批流程相
(二)合履行情况发生变化需变更合条款办部门征合相意公司审批书面形式合相提出变更合求未合相书面答复前法中止履行外需合约定履行合办部门方口头(包括电话)答复作合变更
(三)方提出变更合求必须书面形式提出否原合约定履行
(四)方抗力致合法履行需解合须立合办部门提出处理意见完成审批合相提出书面解求提供关证明文件
(五)合相抗力致合法履行提出书面解合求时应立中止合履行求合相提供关证明文件
(六)合相未合约定期限履行义务合办部门发出书面文函催促履约未履行合应解该合追究违约责
(七)合签订协商致合方事合权利义务全部部分转第三应转合权利义务方合方受合权利义务第三签订转协议
(八)办部门必须妥善处理合变更解终(中)止转善问题相关书面资料处理记录保存备案定期连原合送交秘书处存档
十合纠纷处理
()合发生纠纷时合办单位(部门)应实际情况提出纠纷处理意见时安排员合相协商解决协商够达成致应合签订程序签订解协议双方愿协商协商成方决定提起诉讼合相提起诉讼时合办部门应该合纠纷材料送交法务部门积极配合法务商讨解决方案审批流程完成决定提起诉讼应诉
(二)合纠纷提出加方协商处理纠纷时间应法律规定时效(般2年)进行
(三)双方已签署解决合纠纷协议书关机关仲裁机关调解书仲裁书正式生效办单位(部门)应指定专负责该文书执行踪履行情况方逾期履行已发生法律效力调解书仲裁决定书判决书合办部门应时报协商效者法务法院申请执行
(四)合纠纷处理执行完毕法务负责应时通知相关部门关资料整理档
十合档案理
()合办单位(部门)应建立部门合台账合档案资料理工作
1合档案指合谈判签订变更履行争议处理程中形成具查考利价值种书面电子资料等合关资料包括限:
(1)调查资料
(2)合正附件原件
(3)合审核审批资料
(4)合谈判签订变更履行程中函件(信函传真电子邮件)等
(5)合谈判签订变更履行程中签订意协议补充协议备忘录会议纪等
(6)争议处理程中形成解协议书仲裁调解书仲裁裁决书决定书民事裁定书民事判决书等
(7)合履行程中关文件资料
(8)应存档相关资料
(二)合履行完毕合权利义务终止合办单位(部门)应时整理合资料确保资料齐全合编号档定期合档案移交档案理处具体求公司相关档案理制度执行
(三)作财务原始证装订保视作已保存档需移交确需存档复印影印件
(四)合文关资料保期限合终止少15年涉公司重机密暂办部门妥善保存档公司实际情况确定档案移交时间部门
(五)单位(部门)做合理安全相关信息保密工作确保公司商业秘密合法权益受侵害
十二罚
()公司部门员工签订合时方体资格合容等勤勉义务公司造成重济损失利社会影响公司规章制度直接责进行处理
(二)公司部门员工签订合时方相互串通损害公司利益公司根相关法律法规公司规章制度解劳动合
(三)合履行程中办单位(部门)协监督部门未职责造成公司损失公司权规章制度直接责进行处理
(四)保合(含相关资料)部门理善等原造成合(含相关资料)丢失公司造成损失公司权规章制度直接责进行处理
(五)公司员工未保密责泄露合容公司造成利损失公司权规章制度直接责进行处理
十三附
()制度供销部制定负责解释
(二)制度发布日起执行
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