档案工作理制度
第条加强公司档案工作理达规范化标准化系统化求充分发挥档案维护企业合法权益公司项工作中作根中华民国档案法北京市档案法实施办法等法律规章制定制度
第二条公司档案公司成立项活动中形成保存价值种载体形式真实记录总构成：基建（工程技术）档案体包括文书工程市场会计营法律设备声实物等门类档案
第三条公司门类种载体档案必须坚持集中统理原确保档案真实完整安全利档案信息开发利
第四条公司档案工作集团办公室档案室设专职档案员负责公司档案工作日常理公司部门配备名兼职档案员负责部门类文件材料收集立卷档工作
第五条公司档案室集团办公室指导独立开展档案工作宣传贯彻档案工作法律法规方针政策建立健全公司档案工作项规章制度维护保持公司档案完整安全动快捷提供档案利服务档案公司项工作中发挥应作
第六条档案室负责集团公司部门分公司文件材料立卷档工作进行监督指导检查
第七条档案工作员努力学档案业务知识恪守职业道德断提高业务素质理水认真做档案理工作
档案阅制度
第八条阅档案般阅部门工作形成档案阅非部门档案须该部门领导公司档案领导批准
第九条查阅档案原件般限档案室需出阅期限般超三天期者时说明原允许方延期
第十条需提供档案复印（制）件必须申请部门理签字办公室负责签字方办理重档案复印（制）需相关部门领导公司档案领导批准
第十条阅员必须负责维护档案完整安全清洁档案材料擅转复制拆散污损涂改加注标记阅档案确保遗失擅带出公司
第十二条阅时档案员应填写阅档案登记簿案卷严格检查清点然注销阅
第十三条外单位查阅档案时须持单位介绍信集团公司办公室相关部门领导批准类（载体）档案办理外阅
第十四条阅中违反规定造成档案遗失损坏泄密档案理员应时领导报告追查责集团公司理员违规处理办法进行处罚构成犯罪法追究刑事责：
（）毁损丢失擅销毁企业档案
（二）擅外界提供抄摘企业档案
（三）涂改伪造档案
（四）未时报档理善档案理者
（五）未手续阅外带者越级查阅者（档案理者罚）
档案保密制度
第十五条认真贯彻档案法严格执行国家保密政策制度维护国家企业机密确保档案信息绝安全
第十六条档案理员应忠职守严格遵守保密制度保持高度保密意识良职业道德允许擅提供抄录公布档案容
第十七条严格执行档案阅制度关员进入档案库房阅档案擅复制摘抄转
第十八条认真做防火防盗工作确保档案机密盗泄密遭破坏
第十九条准备销毁档案履行销毁手续应时彻底进行销毁准出卖做
第二十条定期清理检查档案做记录发现问题时关部门领导汇报
档案保制度
第二十条全部档案必须门类分存放类档案案卷存放分类方案规定案卷目录序左右次排列
第二十二条档案装具符合国家标准档案柜坚固耐摆放整齐统编号便理查找档案应时放回原位防止出现混乱丢失
第二十三条档案库房档案室员理员禁止进入
第二十四条库房保持适宜温湿度：温度摄氏1424度相湿度4560％温湿度适宜时应采取措施时调节天温湿度记录
第二十五条库房应保持严密整洁禁止存放档案关物品库房窗户应加挂窗帘防尘防阳光直射档案材料定期尘防虫防霉药剂应效期
第二十六条档案库房安装防盗门护窗栏门锁齐全效班前应检查库房门窗班切断电源锁门窗确认安全方离开工作岗位室严禁吸烟明火配置符合规定灭火器材
第二十七条年档案案卷进行次全面检查检查容包括：库藏量阅量移出量销毁量档案保状况等认真做检查记录
案鉴定销毁制度
第二十八条档案鉴定工作贯彻审查细留存宽原历史全面考察档案价值作准确判定档案保期限保证档案质量
第二十九条档案鉴定工作集团公司领导相关业务部门负责档案室员组成档案鉴定组持进行
第三十条鉴定档案档案室编制档案保期限表直接案卷进行鉴定果案卷文件容密分价值中重文件价值确定该案卷保期限
第三十条已超保期限档案应重新进行鉴定工作慎重确定存毁保存价值应延长保期限做相应调整确利价值应履行严格手续剔销毁
第三十二条销毁档案严格履行审批手续必须编制销毁清册鉴定员签字报集团公司领导审核批准进行销毁
第三十三条销毁档案时严格执行保密制度两监销监销应销毁前认真清点核销毁销毁清册签字注明销毁方式日期
第三十四条档案销毁工作结束应销毁清册时档保期限15年
档案统计制度
第三十五条做集团公司档案日常基数量统计工作通案卷目录分类目录阅登记等准确真实记录档案档案工作状况基础工作规范化
第三十六条做年档案工作基情况统计（包括室藏档案数量年度档情况阅档案次卷次专兼职档案员基情况编研情况等）年报工作保证数准确报时
第三十七条档案登记进行档案接收鉴定销毁保等情况数量统计工作档案阅利利效果反馈进行统计
第三十八条通统计分析掌握档案数量档案理情况变化时发现问题改进工作断提高档案理工作水
第三十九条进行项档案登记统计时求耐久字迹材料书写
第四十条关统计数材料未领导批准擅外提供
文书档案档制度
第四十条档范围
反映集团公司项营活动理工作具查考利价值文件材料均属档范围
二集团公司文书档案档范围参考国家档案局机关文件材料档档范围等规定结合集团公司实际情况制定第四十二条保期限
文书档案保期限分永久长期短期三种
长期1650年短期15年
第四十三条档时间
集团公司部门兼职档案员（资料员）负责部门已办理完毕文件材料年度分类整理立卷第二年3月底前交公司档案室统保
第四十四条档文件材料质量求
部门文件材料档率应达95完整率应达100
二部门档文件材料种类份数份文件页数应齐全完整（包括附件图表制表说明统计分析领导批示底稿等）保持原文件机联系
三公司制发文件应档原件正
四字迹印鉴清晰圆珠笔纯蓝红墨水复写铅笔字迹
五档案室移交部门移交目录清点核档文件履行签字手续
六档文件加强理文件作资料保存确实没保存价值文件材料关领导部门档案室审定销毁处理
附：
文书档案档范围
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（）群工作
１级委颁发需执行文件材料（包括外出开会带回）
２总支工作计划总结
(1)总支年度计划总结重专题汇报
(2)总支半年总结办年度总结较重专题汇报
(3)办半年总结般总结汇报材料
３总支委员会(包括政联席会)会议记录
４领导班子生活会记录
5领导班子成员年度述职报告
6统计年报
7职务免文件材料
(1)免总支书记决定
(2)免支部书记决定
8组织关系介绍信
9评选先进支部优秀员文件材料
10纪处分材料
11纪检工作文件材料
12关建组宣纪检廉政等工作规章制度
13关公司务工作类信息稿件
14关青团工作文件材料
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（二）行政理
１级机关颁发文件材料
2公司召开会议文件材料
(1)年度工作会议重专业会议通知名单议程报
告讲话决议决定记录纪简报等材料
(2)半年工作会般专业会议通知报告讲话等材料
3董事会监事会股东会理办公会会议记录纪决定
4公司工作计划总结报告
(1)年度年度
(2)半年重专题部门年度总结
(3)部门半年总结
5公司年度(含年度)发展规划
6公司制定规章制度
(1)公司章程总理工作条例等
(2)般制度规定办法等
7公司制发（包括单位联合制发）文件材料
(1)方针政策性重业务问题
(2)事务性参考价值
8公司请示级批复分（子）公司请示公司批复
(1)政策性重问题
(2)般事务性
9公司签订合书协议书意书等文件材料
(1)重涉较资金额度(2)效期超三年委托代理服务合等
10干部免文件材料
(1)公司副总级行政领导
(2)公司属部门分（子）公司负责
11机构成立撤名称更改员编制启印信年检变更等文件材料
(1)公司级
(2)公司属部门分（子）公司
12质量理体系文件材料
(1)体系认证审核认证证书等
(2)质量体系部文件
13年度计划务责书
14公司调查研究工作中形成文件材料
(1)重综合成果专题报告方案总结
(2)原始记录般性调查报告
15公司财产物资交接证
16济纠纷诉讼材料等
(1)涉数额较案情较复杂
(2)案情较简单
17奖励表彰违纪处分等级认证等文件材料
18公司组织机构革年鉴事记
19公司编辑反映职活动出版物光盘等
20反映公司项工作类信息稿件
21级单位公司间协商工作产生文件材料
22部门制定行政勤等规章制度岗位职责
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（三）营理
1公司外投资文件材料
(1)协议决议出资证明等
(2)投资企业重文件材料
(3)投资企业般文件材料
2公司外投资业务方案请示批复
3公司外投资业务规定办法
4公司外投资广告合等
5市场调研报告营销策划方案等
6房屋修（50万元）报告请示批复
7济纠纷诉讼材料等
(1)涉资金数额较案情较复杂
(2)涉资金数额较少案情较简单
8成立注销撤分（子）公司文件材料
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（四）财务会计
1关财务审计工作请示报告批复
2年度项审计报告
3年度财务工作报告（济活动分析）
4关财务工作报表统计资料等（含财务年报）
(1)综合专项重
(2)般
5财务工作规章制度岗位职责
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（五）力资源
1关力资源业务工作请示报告批复
2公司职工名册
3公司职工转调工作行政工资介绍信
4公司部门理员工职务聘文件材料
5干部职工年度考核文件材料
6干部劳动工资统计报表
(1)年度年度专项汇总
(2)半年季度月度
7社会保险统计报表
(1)年度决算汇总
(2)半年季度月度8事劳动工资等规章制度岗位职责
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（六）项目开发
1集团公司关开发项目会议纪规定等
2市场项目理部分（子）公司关项目开发工作请示报告批示（批复）
3集团公司建设计划文件
4市场项目理部分（子）公司工程例会会议纪
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基建工程技术档案档制度
第四十五条基建工程技术档案集团公司档案体真实记录反映开发建设项目前期规划竣工验收交付全程具查考利价值重文件材料基建工程技术档案包括基建文件监理资料施工资料竣工图四部分
第四十六条档责
集团公司基建工程技术档案部门分阶段形成根基建工程技术档案形成特点档工作相关单位部门分负责：
1基建文件集团公司基建办公室负责收集整理档
2监理资料监理单位设专负责收集整理移交集团公司档案室
3施工资料施工单位设专负责汇总编制移交集团公司档案室
4竣工图施工单位编制立卷集团公司基建办公室相关员负责监督检查
5第234部分工程技术档案集团公司基建办公室负责审查签字移交档案室
第四十七条档文件求
1档基建工程技术文件必须符合北京市建委规委联合发布建筑工程资料理规程（dbj0151XX）规定做收集齐全资料真实完整效核准确签署完备规范整理立卷标准装具
2工程技术文件应档原件种原档原件应复印件加盖原件存放单位公章注明原件存放处办签字日期时间计算机形成工程技术文件应采容印手工签名方式
3采施工蓝图改绘竣工图应反差明显蓝图竣工图图面应整洁清晰
4工程技术文件书写材料应利长久保存
5档份数：需档工程技术文件般档份重频繁文件材料档两份
第四十八条档时间
工程技术文件材料应阶段工作完成三月整理立卷完毕集团公司档案室移交
第四十九条立卷方法
⑴基建文件（分工程准备文件竣工验收文件）开发建设项目立卷
监理资料施工资料竣工图等文件材料该开发项目施工项目立卷
⑵档号集团公司开发建设项目统名称代号编制
⑶采分阶段（份）装订方法立卷
第五十条保期限
工程技术档案保期限全部超长期
附：
工程技术档案档范围表
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a基建文件（0—6工程准备文件7—8竣工验收文件）
a0现状调查资料：现状图施工场情况物线情况等
a1决策立项文件：项目建议书批复行性研究报告批复关立项会议纪领导批示项目评估资料等
a2建设征拆迁文件：城镇建设批准书建设规划许证（附件附图）国土证拆迁许证等
a3勘察测绘设计文件：工程（水文）质勘察报告初步设计图说明施工图设计说明设计计算书施工图审查通知书等
a4工程招投标承包合文件：勘察设计施工监理招投标文件（工程招标书投标文件标底评议结果中标协议）合等
a5工程开工文件：年度施工务批准文件修改工程施工图通知书建设工程规划许证（附件附图）建筑工程施工许证工程质量监督手续等
a6商务文件：工程投资估算文件工程设计概算施工图预算施工预算工程结（决）算交付固定资产清单等
a7工程竣工验收备案文件：建设工程竣工验收备案表工程竣工验收报告规划环保等部门出具认文件准许文件建设工程规划验收合格文件等
a8文件：合约定建设单位采购材料构配件设备质量证明文件进场报验文件工程竣工总结工程开工前原貌竣工新貌片工程开工施工竣工录资料等
b监理资料（详见建筑工程资料理规程（dbj0151XX））
b1监理理资料
b2监理工作记录
b3竣工验收资料
b4资料
c施工资料（详见建筑工程资料理规程（dbj0151XX））
c0工程理验收资料
c1施工理资料
c2施工技术资料
c3施工测量记录
c4施工物资资料
c5施工记录c6施工试验记录
c7施工质量验收记录
d竣工图
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会计档案理制度
第五十条加强公司会计档案理根会计档案理办法北京市会计档案理办法实施细结合集团公司实际情况特制定制度
第五十二条会计档案集团公司开发建设营活动中形成会计核算专业材料连续系统综合反映公司济业务重历史记录明确济责维护企业权益重
第五十三条会计档案公司档案重组成部分公司档案室实行集中统理会计档案工作领导财务总监
第五十四条档范围：
1会计证类：包括原始证记账证汇总证等
2会计账簿类：包括总账明细账日记账等
3财务报告等：包括年（季）度财务报告会计报表等
实行电算化进行会计核算时保存印出纸质会计档案
详见会计档案档范围保期限表
第五十五条档范围：公司财务资产部办关财务会计工作方针政策制度预算计划工作总结报告等文件材料属会计档案范围应文书档案理办法办理
第五十六条年形成会计档案财务资产部兼职档案员负责档求会计证账簿报表分整理立卷装订成册设专柜妥善保
第五十七条档时间：年形成会计档案会计年度终财务审计部暂存年应先档案室移交年会计档案案卷目录份暂存期满档案室移交案卷类年度排列
第五十八条阅会计档案应严格履行阅登记手续档案原件出单位非财务员查阅会计档案需财务总监意外单位员需持正式介绍信集团公司总裁财务总监批准提供查阅复制查阅者严禁档案勾划拆封抽换
第五十九条保期满会计档案需销毁时档案室会财务资产部鉴定提出销毁意见编制会计档案销毁清册集团公司总裁财务总监签署意见批准方销毁
第六十条保期满未结清债权债务原始证涉未事项原始证销毁均应单独抽出立卷档案室保结清债权债务未事项完结时止
建项目会计档案销毁
第六十条档案室接收会计档案原应保持原册封装需拆封重新整理案卷应会财务部门办进行分清责确保案卷质量
附：
会计档案立卷方法
会计档案企业档案重组成部分通常会计证会计账簿财务报告三类进行整理立卷
会计档案具专业性较强特点根国家关规定会计档案立卷工作财务会计部门承担
()会计证立卷方法
１．月立卷：时间序结合证数量少分组成册册保单位册卷
２．记账证号外编写页号附原始证编号
３．装订：装订前应剔金属物装订必须包角包角处正面骑缝加盖财务专章背面加盖立卷(装订)名章
４．正确填写证封面证盒封面背脊项容
５．会计证卷号(档号)公司档案室进行编排分年度流水号999号换号卷号写封皮右角
(二)会计账簿立卷方法
１．年度立卷：账簿种类分开立卷账簿卷
２．订账保持原面貌拆散编页号截止页号情况账薄登记表中说明
３．活页账应撤出空白账页文字页面(效页)序编页号然原二孔线绳装订成册
4．账簿均应加贴封面封底文书档案牛皮纸卷皮订账原账簿前加贴封面封底活页账应掉塑料账夹文书档案封面封底装订
５．正确填写案卷封面卷目录备考表项容特注意三素原写案卷标题
：作者＋时间＋文件名称＝案卷标题
例：中油新兴2011年综合明细账
(三)会计报表立卷方法
１．年度立卷：年报季报月报保期限应分组卷
２．会计报表时形成文字说明财务分析会计报表组成部分应报表合立卷排列报表前
３．集团公司财务报表分（子）公司报财务报表保期限分装订合订成卷装订时注意折叠整齐三孔线
４．卷均需编写页号正面写右角背面写左角铅笔书写
５．卷应加案卷封面封底卷目录备考表填写求第(二)５条
声档案理办法
第六十二条规范加强集团公司声档案理特制定办法
第六十三条办法称声档案指集团公司部门开发建设营理等活动中直接形成具保存价值录音录光盘磁性载体片等材料载体声辅文字说明历史记录
第六十四条声档案集团公司档案组成部分必须档案室实行集中统理公司部门应树立时收集定期移交科学意识
第六十五条收集范围：
1国家领导级领导国际友视察参观等
2集团公司重会议型活动外事活动职活动等
3反映集团公司先进物（部门）事迹活动集团公司荣获奖杯锦旗奖状证书奖品等
4集团公司领导工作标准
5集团公司重事件事等
6集团公司职工日常文体娱乐活动7基建工程建设前期准备阶段：建设前原貌（包括原建筑物构筑物周围环境）重搬迁拆场整情况建设工程奠基开工仪式工程项目招投标活动重合签字仪式工程设计模型等
8工程建设施工阶段：建（构）筑物沉降位移倾斜变形防水防腐处理整体工程施工现场情况隐蔽工程施工安装处理结构电气消防防雷保证安全工程设施种线设备安装工程施工程中新技术新工艺新材料应质量检查安全检查环境检查验收活动（基础体工程）容
9工程建设竣工阶段：工程竣工验收仪式竣工建筑物外部角度重局部全景夜景反映工程获质量评审等级颁奖活动授予奖杯证书等容
第六十六条收集时间方法
1声载体特殊性声档案资料应形成部门拍摄兼职档案员时整理周档案室档特殊情况适延长档时间
2工程建设声资料市场项目理部时收集工程建设前期准备施工竣工阶段（参见办法第四条789规定）档案室移交
3档案室应时收集零散具保存价值声资料
第六十七条收集求
录音带录带光盘片文字说明齐全完整
档声资料必须原版原件特殊情况接收复制件
声资料容真实原件复制品相符
光盘划痕裂痕变形带病毒开文件完整文件应质良a级盘片
（）片档案
1容真实准确完整体明确影清晰画面完整色彩纯正未加修饰剪裁
2数码相机拍摄影进行期加工原始图文件存储格式压缩tiff格式光学分辨率300万效素（允许插值）影尺寸3mb
3数码片档案存储载体应dvd文件盘片应容单位分建立文件夹刻录制作
（二）录档案
1题明确容连贯完整图清晰镜头稳工程项目录资料应遵循施工序保持画面图机联系
2质良录带带基发霉变形掉磁折损现象
3应档第代素材录带编辑成品带光盘（dvd素质格式）
4录素材记录格式batecamdvcam素材带存储载体录带dvd视频盘
5录dvd视频盘应采ibp祯mpeg－2文件格式码流98mb图信号分辨率720×576
（三）录音档案
1录音带应声音清楚
2录音档案存储载体应cd金盘文件格式wav盒式录音磁带
3录音磁带带基发霉变形掉磁折损现象
第六十八条声档案整理摄录员办法第四五六条进行档案室指导监督
第六十九条声档案分类编号
（）片档案编号方法：
1片档案案卷号：片档案目录号——案卷序号
2卷片张号：案卷号——卷流水号
（二）录音档案编号方法：
录音档案案卷目录号——录音带序号
（三）录档案编号方法：
录档案案卷目录号——录带序号
第七十条文字说明编写
1文字说明基容包括事时间点物背景作者(摄制者)等
2编写文字说明求：
(1)准确揭示声材料容概括反映全部信息标注项目正确齐全
(2)片然张(容相干张)编写文字说明录音带录带盒编写文字说明
(3)文字简洁语言通
(4)时间8位阿拉伯数字表示20110101
第七十条案卷求
1容具相关联系片录音录分组成案卷
2片然张单位填写卷目录
3录音录带盒单位填写案卷目录
4卷备考表说明卷声材料整理变动情况
第七十二条保条件
1存放声档案库房装具应做防火防盗防光防磁防尘防潮防害气体等
2库房温度应控制1424℃相湿度应控制4560
第七十三条录音录带光盘应立放
第七十四条室存声档案应二年检查次发现问题时进行处理
第七十五条室存声档案私撤销抽出清洗消磁涂改销毁声档案必须鉴定征相关部门意报领导审批登记造册
第七十六条做声档案收进移出库存数量保情况提供利效果等项统计工作
第七十七条编制声档案目录卡片等检索工具利提供方便条件
第七十八条严格遵守档案阅制度
第七十九条阅声档案原版般限档案室特殊需领导批准方限期外外单位复制声档案档案室负责办理中造成损坏单位负责赔偿
第八十条影响保密前提利声档案举办报告会展览会编辑综合性专题性画册资料片等积极开发利声档案
实物档案档制度
第八十条实物档案指种材料载体反映集团公司历史真实面貌保存查考价值特定物品般包括关部门予表彰颁发种锦旗奖杯（牌）奖状证书奖品印信实物工作交程中方馈赠纪念品般实物资料等第八十二条档求
1实物档案件档颁发年度类型保期限编号登记填写实物档案目录
2部门获实物应保存附实物文字材料包装材料准确记载获实物时间事赠予赠予等信息保持实物整洁妥善保
第八十三条实物档案材料收集整理移交工作部门兼职档案员负责
第八十四条档时间
部门第二年3月底前集团档案室移交
设备档案档制度
第八十五条设备档案指集团公司价值二万元办公设备车辆设备视听设备等申请购置报废（终止）期间形成种文件材料具体包括：
1购置设备申请批复设备技术材料购买设备谈判文件订购协议购货合等
2产品合格证说明装箱清单设备目录图册片
3设备安装调试记录测试验收报告等
4设备运行记录设备检查保养修记录设备事记录等
5设备报废转终止审批鉴定材料
第八十六条工程项目中设备该工程项目组成部分入工程技术档案
第八十七条设备档案台（套）立卷档机文件材料应时清点妥善保保证档文件材料齐全完整
第八十八条档时间
机文件材料设备购买月集团公司档案室移交维修保养年检文件年度移交
第八十九条设备档案材料收集整理工作集团办公室兼职档案员（资料员）负责
第九十条设备档案保期限般长期设备报废满五年销毁
外出开会员带回材料档制度
第九十条便档案文件材料集中理特外出开会学员制定规定
第九十二条集团公司领导部门负责业务干部外出开会学考察等带回文件材料传达会议精神汇报工作均应动时送交集团公司办公室统登记保存
第九十三条需部门业务工作中继续材料应交办公室登记办理阅手续复印复印件
第九十四条档案室兼职档案员（资料员）应时督促关领导协助做项工作常沟通情况必时请领导协助做项工作
第九十五条外出开会带回文件材料保存利价值文书档案整理立卷移交档案室保
电子文件档理办法
第九十六条加强集团公司电子文件档理加速档案信息化建设实现档案信息资源享效维护电子文件真实性完整性安全性提升档案服务力特制定办法
第九十七条办法称电子文件指microsoftofficewordexcelwps文字处理软件产生文件
第九十八条电子文件收集范围指集团公司形成应档纸质档案相应永久保存电子文件
第九十九条档案室负责电子文件档理工作进行检查指导
第百条电子文件真实性完整性安全性识性移交前形成部门负责移交档案部门负责
第百零条电子文件档纸质文件收集工作年四月时进行
第百零二条档电子文件档纸质文件公文格式容应保持致电子文件名称必须纸质文件题名致档重纸质文件草稿存应电子文件应档
第百零三条档纸质文件档电子文件应注意应关系应关系应关系（例会议记录等）外应注意份纸质文件应份电子文件应关系
第百零四条纸质文件保期限表档电子文件进行分类整理确保电子文件分类立卷相应纸质档文件保持致
第百零五条档案目录档电子文件进行编号标准格式：全宗号——目录号——案卷号——件号：0010100010001
第百零六条档电子文件移交形式通存储载体传递通电子文件传输系统网交接
第百零七条通存储载体进行交接档电子文件移交接收部门均应载体技术环境进行检验确保载体清洁划痕病毒等
第百零八条档电子文件应存储符合保求脱机载体档保存电子文件加密必须解密软件说明文件档
第百零九条类型电子文件档理参办法
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第二条公司档案公司成立项活动中形成保存价值种载体形式真实记录总构成：基建（工程技术）档案体包括文书工程市场会计营法律设备声实物等门类档案
第三条公司门类种载体档案必须坚持集中统理原确保档案真实完整安全利档案信息开发利
第四条公司档案工作集团办公室档案室设专职档案员负责公司档案工作日常理公司部门配备名兼职档案员负责部门类文件材料收集立卷档工作
第五条公司档案室集团办公室指导独立开展档案工作宣传贯彻档案工作法律法规方针政策建立健全公司档案工作项规章制度维护保持公司档案完整安全动快捷提供档案利服务档案公司项工作中发挥应作
第六条档案室负责集团公司部门分公司文件材料立卷档工作进行监督指导检查
第七条档案工作员努力学档案业务知识恪守职业道德断提高业务素质理水认真做档案理工作
档案阅制度
第八条阅档案般阅部门工作形成档案阅非部门档案须该部门领导公司档案领导批准
第九条查阅档案原件般限档案室需出阅期限般超三天期者时说明原允许方延期
第十条需提供档案复印（制）件必须申请部门理签字办公室负责签字方办理重档案复印（制）需相关部门领导公司档案领导批准
第十条阅员必须负责维护档案完整安全清洁档案材料擅转复制拆散污损涂改加注标记阅档案确保遗失擅带出公司
第十二条阅时档案员应填写阅档案登记簿案卷严格检查清点然注销阅
第十三条外单位查阅档案时须持单位介绍信集团公司办公室相关部门领导批准类（载体）档案办理外阅
第十四条阅中违反规定造成档案遗失损坏泄密档案理员应时领导报告追查责集团公司理员违规处理办法进行处罚构成犯罪法追究刑事责：
（）毁损丢失擅销毁企业档案
（二）擅外界提供抄摘企业档案
（三）涂改伪造档案
（四）未时报档理善档案理者
（五）未手续阅外带者越级查阅者（档案理者罚）
档案保密制度
第十五条认真贯彻档案法严格执行国家保密政策制度维护国家企业机密确保档案信息绝安全
第十六条档案理员应忠职守严格遵守保密制度保持高度保密意识良职业道德允许擅提供抄录公布档案容
第十七条严格执行档案阅制度关员进入档案库房阅档案擅复制摘抄转
第十八条认真做防火防盗工作确保档案机密盗泄密遭破坏
第十九条准备销毁档案履行销毁手续应时彻底进行销毁准出卖做
第二十条定期清理检查档案做记录发现问题时关部门领导汇报
档案保制度
第二十条全部档案必须门类分存放类档案案卷存放分类方案规定案卷目录序左右次排列
第二十二条档案装具符合国家标准档案柜坚固耐摆放整齐统编号便理查找档案应时放回原位防止出现混乱丢失
第二十三条档案库房档案室员理员禁止进入
第二十四条库房保持适宜温湿度：温度摄氏1424度相湿度4560％温湿度适宜时应采取措施时调节天温湿度记录
第二十五条库房应保持严密整洁禁止存放档案关物品库房窗户应加挂窗帘防尘防阳光直射档案材料定期尘防虫防霉药剂应效期
第二十六条档案库房安装防盗门护窗栏门锁齐全效班前应检查库房门窗班切断电源锁门窗确认安全方离开工作岗位室严禁吸烟明火配置符合规定灭火器材
第二十七条年档案案卷进行次全面检查检查容包括：库藏量阅量移出量销毁量档案保状况等认真做检查记录
案鉴定销毁制度
第二十八条档案鉴定工作贯彻审查细留存宽原历史全面考察档案价值作准确判定档案保期限保证档案质量
第二十九条档案鉴定工作集团公司领导相关业务部门负责档案室员组成档案鉴定组持进行
第三十条鉴定档案档案室编制档案保期限表直接案卷进行鉴定果案卷文件容密分价值中重文件价值确定该案卷保期限
第三十条已超保期限档案应重新进行鉴定工作慎重确定存毁保存价值应延长保期限做相应调整确利价值应履行严格手续剔销毁
第三十二条销毁档案严格履行审批手续必须编制销毁清册鉴定员签字报集团公司领导审核批准进行销毁
第三十三条销毁档案时严格执行保密制度两监销监销应销毁前认真清点核销毁销毁清册签字注明销毁方式日期
第三十四条档案销毁工作结束应销毁清册时档保期限15年
档案统计制度
第三十五条做集团公司档案日常基数量统计工作通案卷目录分类目录阅登记等准确真实记录档案档案工作状况基础工作规范化
第三十六条做年档案工作基情况统计（包括室藏档案数量年度档情况阅档案次卷次专兼职档案员基情况编研情况等）年报工作保证数准确报时
第三十七条档案登记进行档案接收鉴定销毁保等情况数量统计工作档案阅利利效果反馈进行统计
第三十八条通统计分析掌握档案数量档案理情况变化时发现问题改进工作断提高档案理工作水
第三十九条进行项档案登记统计时求耐久字迹材料书写
第四十条关统计数材料未领导批准擅外提供
文书档案档制度
第四十条档范围
反映集团公司项营活动理工作具查考利价值文件材料均属档范围
二集团公司文书档案档范围参考国家档案局机关文件材料档档范围等规定结合集团公司实际情况制定第四十二条保期限
文书档案保期限分永久长期短期三种
长期1650年短期15年
第四十三条档时间
集团公司部门兼职档案员（资料员）负责部门已办理完毕文件材料年度分类整理立卷第二年3月底前交公司档案室统保
第四十四条档文件材料质量求
部门文件材料档率应达95完整率应达100
二部门档文件材料种类份数份文件页数应齐全完整（包括附件图表制表说明统计分析领导批示底稿等）保持原文件机联系
三公司制发文件应档原件正
四字迹印鉴清晰圆珠笔纯蓝红墨水复写铅笔字迹
五档案室移交部门移交目录清点核档文件履行签字手续
六档文件加强理文件作资料保存确实没保存价值文件材料关领导部门档案室审定销毁处理
附：
文书档案档范围
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（）群工作
１级委颁发需执行文件材料（包括外出开会带回）
２总支工作计划总结
(1)总支年度计划总结重专题汇报
(2)总支半年总结办年度总结较重专题汇报
(3)办半年总结般总结汇报材料
３总支委员会(包括政联席会)会议记录
４领导班子生活会记录
5领导班子成员年度述职报告
6统计年报
7职务免文件材料
(1)免总支书记决定
(2)免支部书记决定
8组织关系介绍信
9评选先进支部优秀员文件材料
10纪处分材料
11纪检工作文件材料
12关建组宣纪检廉政等工作规章制度
13关公司务工作类信息稿件
14关青团工作文件材料
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（二）行政理
１级机关颁发文件材料
2公司召开会议文件材料
(1)年度工作会议重专业会议通知名单议程报
告讲话决议决定记录纪简报等材料
(2)半年工作会般专业会议通知报告讲话等材料
3董事会监事会股东会理办公会会议记录纪决定
4公司工作计划总结报告
(1)年度年度
(2)半年重专题部门年度总结
(3)部门半年总结
5公司年度(含年度)发展规划
6公司制定规章制度
(1)公司章程总理工作条例等
(2)般制度规定办法等
7公司制发（包括单位联合制发）文件材料
(1)方针政策性重业务问题
(2)事务性参考价值
8公司请示级批复分（子）公司请示公司批复
(1)政策性重问题
(2)般事务性
9公司签订合书协议书意书等文件材料
(1)重涉较资金额度(2)效期超三年委托代理服务合等
10干部免文件材料
(1)公司副总级行政领导
(2)公司属部门分（子）公司负责
11机构成立撤名称更改员编制启印信年检变更等文件材料
(1)公司级
(2)公司属部门分（子）公司
12质量理体系文件材料
(1)体系认证审核认证证书等
(2)质量体系部文件
13年度计划务责书
14公司调查研究工作中形成文件材料
(1)重综合成果专题报告方案总结
(2)原始记录般性调查报告
15公司财产物资交接证
16济纠纷诉讼材料等
(1)涉数额较案情较复杂
(2)案情较简单
17奖励表彰违纪处分等级认证等文件材料
18公司组织机构革年鉴事记
19公司编辑反映职活动出版物光盘等
20反映公司项工作类信息稿件
21级单位公司间协商工作产生文件材料
22部门制定行政勤等规章制度岗位职责
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（三）营理
1公司外投资文件材料
(1)协议决议出资证明等
(2)投资企业重文件材料
(3)投资企业般文件材料
2公司外投资业务方案请示批复
3公司外投资业务规定办法
4公司外投资广告合等
5市场调研报告营销策划方案等
6房屋修（50万元）报告请示批复
7济纠纷诉讼材料等
(1)涉资金数额较案情较复杂
(2)涉资金数额较少案情较简单
8成立注销撤分（子）公司文件材料
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（四）财务会计
1关财务审计工作请示报告批复
2年度项审计报告
3年度财务工作报告（济活动分析）
4关财务工作报表统计资料等（含财务年报）
(1)综合专项重
(2)般
5财务工作规章制度岗位职责
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（五）力资源
1关力资源业务工作请示报告批复
2公司职工名册
3公司职工转调工作行政工资介绍信
4公司部门理员工职务聘文件材料
5干部职工年度考核文件材料
6干部劳动工资统计报表
(1)年度年度专项汇总
(2)半年季度月度
7社会保险统计报表
(1)年度决算汇总
(2)半年季度月度8事劳动工资等规章制度岗位职责
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（六）项目开发
1集团公司关开发项目会议纪规定等
2市场项目理部分（子）公司关项目开发工作请示报告批示（批复）
3集团公司建设计划文件
4市场项目理部分（子）公司工程例会会议纪
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基建工程技术档案档制度
第四十五条基建工程技术档案集团公司档案体真实记录反映开发建设项目前期规划竣工验收交付全程具查考利价值重文件材料基建工程技术档案包括基建文件监理资料施工资料竣工图四部分
第四十六条档责
集团公司基建工程技术档案部门分阶段形成根基建工程技术档案形成特点档工作相关单位部门分负责：
1基建文件集团公司基建办公室负责收集整理档
2监理资料监理单位设专负责收集整理移交集团公司档案室
3施工资料施工单位设专负责汇总编制移交集团公司档案室
4竣工图施工单位编制立卷集团公司基建办公室相关员负责监督检查
5第234部分工程技术档案集团公司基建办公室负责审查签字移交档案室
第四十七条档文件求
1档基建工程技术文件必须符合北京市建委规委联合发布建筑工程资料理规程（dbj0151XX）规定做收集齐全资料真实完整效核准确签署完备规范整理立卷标准装具
2工程技术文件应档原件种原档原件应复印件加盖原件存放单位公章注明原件存放处办签字日期时间计算机形成工程技术文件应采容印手工签名方式
3采施工蓝图改绘竣工图应反差明显蓝图竣工图图面应整洁清晰
4工程技术文件书写材料应利长久保存
5档份数：需档工程技术文件般档份重频繁文件材料档两份
第四十八条档时间
工程技术文件材料应阶段工作完成三月整理立卷完毕集团公司档案室移交
第四十九条立卷方法
⑴基建文件（分工程准备文件竣工验收文件）开发建设项目立卷
监理资料施工资料竣工图等文件材料该开发项目施工项目立卷
⑵档号集团公司开发建设项目统名称代号编制
⑶采分阶段（份）装订方法立卷
第五十条保期限
工程技术档案保期限全部超长期
附：
工程技术档案档范围表
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a基建文件（0—6工程准备文件7—8竣工验收文件）
a0现状调查资料：现状图施工场情况物线情况等
a1决策立项文件：项目建议书批复行性研究报告批复关立项会议纪领导批示项目评估资料等
a2建设征拆迁文件：城镇建设批准书建设规划许证（附件附图）国土证拆迁许证等
a3勘察测绘设计文件：工程（水文）质勘察报告初步设计图说明施工图设计说明设计计算书施工图审查通知书等
a4工程招投标承包合文件：勘察设计施工监理招投标文件（工程招标书投标文件标底评议结果中标协议）合等
a5工程开工文件：年度施工务批准文件修改工程施工图通知书建设工程规划许证（附件附图）建筑工程施工许证工程质量监督手续等
a6商务文件：工程投资估算文件工程设计概算施工图预算施工预算工程结（决）算交付固定资产清单等
a7工程竣工验收备案文件：建设工程竣工验收备案表工程竣工验收报告规划环保等部门出具认文件准许文件建设工程规划验收合格文件等
a8文件：合约定建设单位采购材料构配件设备质量证明文件进场报验文件工程竣工总结工程开工前原貌竣工新貌片工程开工施工竣工录资料等
b监理资料（详见建筑工程资料理规程（dbj0151XX））
b1监理理资料
b2监理工作记录
b3竣工验收资料
b4资料
c施工资料（详见建筑工程资料理规程（dbj0151XX））
c0工程理验收资料
c1施工理资料
c2施工技术资料
c3施工测量记录
c4施工物资资料
c5施工记录c6施工试验记录
c7施工质量验收记录
d竣工图
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会计档案理制度
第五十条加强公司会计档案理根会计档案理办法北京市会计档案理办法实施细结合集团公司实际情况特制定制度
第五十二条会计档案集团公司开发建设营活动中形成会计核算专业材料连续系统综合反映公司济业务重历史记录明确济责维护企业权益重
第五十三条会计档案公司档案重组成部分公司档案室实行集中统理会计档案工作领导财务总监
第五十四条档范围：
1会计证类：包括原始证记账证汇总证等
2会计账簿类：包括总账明细账日记账等
3财务报告等：包括年（季）度财务报告会计报表等
实行电算化进行会计核算时保存印出纸质会计档案
详见会计档案档范围保期限表
第五十五条档范围：公司财务资产部办关财务会计工作方针政策制度预算计划工作总结报告等文件材料属会计档案范围应文书档案理办法办理
第五十六条年形成会计档案财务资产部兼职档案员负责档求会计证账簿报表分整理立卷装订成册设专柜妥善保
第五十七条档时间：年形成会计档案会计年度终财务审计部暂存年应先档案室移交年会计档案案卷目录份暂存期满档案室移交案卷类年度排列
第五十八条阅会计档案应严格履行阅登记手续档案原件出单位非财务员查阅会计档案需财务总监意外单位员需持正式介绍信集团公司总裁财务总监批准提供查阅复制查阅者严禁档案勾划拆封抽换
第五十九条保期满会计档案需销毁时档案室会财务资产部鉴定提出销毁意见编制会计档案销毁清册集团公司总裁财务总监签署意见批准方销毁
第六十条保期满未结清债权债务原始证涉未事项原始证销毁均应单独抽出立卷档案室保结清债权债务未事项完结时止
建项目会计档案销毁
第六十条档案室接收会计档案原应保持原册封装需拆封重新整理案卷应会财务部门办进行分清责确保案卷质量
附：
会计档案立卷方法
会计档案企业档案重组成部分通常会计证会计账簿财务报告三类进行整理立卷
会计档案具专业性较强特点根国家关规定会计档案立卷工作财务会计部门承担
()会计证立卷方法
１．月立卷：时间序结合证数量少分组成册册保单位册卷
２．记账证号外编写页号附原始证编号
３．装订：装订前应剔金属物装订必须包角包角处正面骑缝加盖财务专章背面加盖立卷(装订)名章
４．正确填写证封面证盒封面背脊项容
５．会计证卷号(档号)公司档案室进行编排分年度流水号999号换号卷号写封皮右角
(二)会计账簿立卷方法
１．年度立卷：账簿种类分开立卷账簿卷
２．订账保持原面貌拆散编页号截止页号情况账薄登记表中说明
３．活页账应撤出空白账页文字页面(效页)序编页号然原二孔线绳装订成册
4．账簿均应加贴封面封底文书档案牛皮纸卷皮订账原账簿前加贴封面封底活页账应掉塑料账夹文书档案封面封底装订
５．正确填写案卷封面卷目录备考表项容特注意三素原写案卷标题
：作者＋时间＋文件名称＝案卷标题
例：中油新兴2011年综合明细账
(三)会计报表立卷方法
１．年度立卷：年报季报月报保期限应分组卷
２．会计报表时形成文字说明财务分析会计报表组成部分应报表合立卷排列报表前
３．集团公司财务报表分（子）公司报财务报表保期限分装订合订成卷装订时注意折叠整齐三孔线
４．卷均需编写页号正面写右角背面写左角铅笔书写
５．卷应加案卷封面封底卷目录备考表填写求第(二)５条
声档案理办法
第六十二条规范加强集团公司声档案理特制定办法
第六十三条办法称声档案指集团公司部门开发建设营理等活动中直接形成具保存价值录音录光盘磁性载体片等材料载体声辅文字说明历史记录
第六十四条声档案集团公司档案组成部分必须档案室实行集中统理公司部门应树立时收集定期移交科学意识
第六十五条收集范围：
1国家领导级领导国际友视察参观等
2集团公司重会议型活动外事活动职活动等
3反映集团公司先进物（部门）事迹活动集团公司荣获奖杯锦旗奖状证书奖品等
4集团公司领导工作标准
5集团公司重事件事等
6集团公司职工日常文体娱乐活动7基建工程建设前期准备阶段：建设前原貌（包括原建筑物构筑物周围环境）重搬迁拆场整情况建设工程奠基开工仪式工程项目招投标活动重合签字仪式工程设计模型等
8工程建设施工阶段：建（构）筑物沉降位移倾斜变形防水防腐处理整体工程施工现场情况隐蔽工程施工安装处理结构电气消防防雷保证安全工程设施种线设备安装工程施工程中新技术新工艺新材料应质量检查安全检查环境检查验收活动（基础体工程）容
9工程建设竣工阶段：工程竣工验收仪式竣工建筑物外部角度重局部全景夜景反映工程获质量评审等级颁奖活动授予奖杯证书等容
第六十六条收集时间方法
1声载体特殊性声档案资料应形成部门拍摄兼职档案员时整理周档案室档特殊情况适延长档时间
2工程建设声资料市场项目理部时收集工程建设前期准备施工竣工阶段（参见办法第四条789规定）档案室移交
3档案室应时收集零散具保存价值声资料
第六十七条收集求
录音带录带光盘片文字说明齐全完整
档声资料必须原版原件特殊情况接收复制件
声资料容真实原件复制品相符
光盘划痕裂痕变形带病毒开文件完整文件应质良a级盘片
（）片档案
1容真实准确完整体明确影清晰画面完整色彩纯正未加修饰剪裁
2数码相机拍摄影进行期加工原始图文件存储格式压缩tiff格式光学分辨率300万效素（允许插值）影尺寸3mb
3数码片档案存储载体应dvd文件盘片应容单位分建立文件夹刻录制作
（二）录档案
1题明确容连贯完整图清晰镜头稳工程项目录资料应遵循施工序保持画面图机联系
2质良录带带基发霉变形掉磁折损现象
3应档第代素材录带编辑成品带光盘（dvd素质格式）
4录素材记录格式batecamdvcam素材带存储载体录带dvd视频盘
5录dvd视频盘应采ibp祯mpeg－2文件格式码流98mb图信号分辨率720×576
（三）录音档案
1录音带应声音清楚
2录音档案存储载体应cd金盘文件格式wav盒式录音磁带
3录音磁带带基发霉变形掉磁折损现象
第六十八条声档案整理摄录员办法第四五六条进行档案室指导监督
第六十九条声档案分类编号
（）片档案编号方法：
1片档案案卷号：片档案目录号——案卷序号
2卷片张号：案卷号——卷流水号
（二）录音档案编号方法：
录音档案案卷目录号——录音带序号
（三）录档案编号方法：
录档案案卷目录号——录带序号
第七十条文字说明编写
1文字说明基容包括事时间点物背景作者(摄制者)等
2编写文字说明求：
(1)准确揭示声材料容概括反映全部信息标注项目正确齐全
(2)片然张(容相干张)编写文字说明录音带录带盒编写文字说明
(3)文字简洁语言通
(4)时间8位阿拉伯数字表示20110101
第七十条案卷求
1容具相关联系片录音录分组成案卷
2片然张单位填写卷目录
3录音录带盒单位填写案卷目录
4卷备考表说明卷声材料整理变动情况
第七十二条保条件
1存放声档案库房装具应做防火防盗防光防磁防尘防潮防害气体等
2库房温度应控制1424℃相湿度应控制4560
第七十三条录音录带光盘应立放
第七十四条室存声档案应二年检查次发现问题时进行处理
第七十五条室存声档案私撤销抽出清洗消磁涂改销毁声档案必须鉴定征相关部门意报领导审批登记造册
第七十六条做声档案收进移出库存数量保情况提供利效果等项统计工作
第七十七条编制声档案目录卡片等检索工具利提供方便条件
第七十八条严格遵守档案阅制度
第七十九条阅声档案原版般限档案室特殊需领导批准方限期外外单位复制声档案档案室负责办理中造成损坏单位负责赔偿
第八十条影响保密前提利声档案举办报告会展览会编辑综合性专题性画册资料片等积极开发利声档案
实物档案档制度
第八十条实物档案指种材料载体反映集团公司历史真实面貌保存查考价值特定物品般包括关部门予表彰颁发种锦旗奖杯（牌）奖状证书奖品印信实物工作交程中方馈赠纪念品般实物资料等第八十二条档求
1实物档案件档颁发年度类型保期限编号登记填写实物档案目录
2部门获实物应保存附实物文字材料包装材料准确记载获实物时间事赠予赠予等信息保持实物整洁妥善保
第八十三条实物档案材料收集整理移交工作部门兼职档案员负责
第八十四条档时间
部门第二年3月底前集团档案室移交
设备档案档制度
第八十五条设备档案指集团公司价值二万元办公设备车辆设备视听设备等申请购置报废（终止）期间形成种文件材料具体包括：
1购置设备申请批复设备技术材料购买设备谈判文件订购协议购货合等
2产品合格证说明装箱清单设备目录图册片
3设备安装调试记录测试验收报告等
4设备运行记录设备检查保养修记录设备事记录等
5设备报废转终止审批鉴定材料
第八十六条工程项目中设备该工程项目组成部分入工程技术档案
第八十七条设备档案台（套）立卷档机文件材料应时清点妥善保保证档文件材料齐全完整
第八十八条档时间
机文件材料设备购买月集团公司档案室移交维修保养年检文件年度移交
第八十九条设备档案材料收集整理工作集团办公室兼职档案员（资料员）负责
第九十条设备档案保期限般长期设备报废满五年销毁
外出开会员带回材料档制度
第九十条便档案文件材料集中理特外出开会学员制定规定
第九十二条集团公司领导部门负责业务干部外出开会学考察等带回文件材料传达会议精神汇报工作均应动时送交集团公司办公室统登记保存
第九十三条需部门业务工作中继续材料应交办公室登记办理阅手续复印复印件
第九十四条档案室兼职档案员（资料员）应时督促关领导协助做项工作常沟通情况必时请领导协助做项工作
第九十五条外出开会带回文件材料保存利价值文书档案整理立卷移交档案室保
电子文件档理办法
第九十六条加强集团公司电子文件档理加速档案信息化建设实现档案信息资源享效维护电子文件真实性完整性安全性提升档案服务力特制定办法
第九十七条办法称电子文件指microsoftofficewordexcelwps文字处理软件产生文件
第九十八条电子文件收集范围指集团公司形成应档纸质档案相应永久保存电子文件
第九十九条档案室负责电子文件档理工作进行检查指导
第百条电子文件真实性完整性安全性识性移交前形成部门负责移交档案部门负责
第百零条电子文件档纸质文件收集工作年四月时进行
第百零二条档电子文件档纸质文件公文格式容应保持致电子文件名称必须纸质文件题名致档重纸质文件草稿存应电子文件应档
第百零三条档纸质文件档电子文件应注意应关系应关系应关系（例会议记录等）外应注意份纸质文件应份电子文件应关系
第百零四条纸质文件保期限表档电子文件进行分类整理确保电子文件分类立卷相应纸质档文件保持致
第百零五条档案目录档电子文件进行编号标准格式：全宗号——目录号——案卷号——件号：0010100010001
第百零六条档电子文件移交形式通存储载体传递通电子文件传输系统网交接
第百零七条通存储载体进行交接档电子文件移交接收部门均应载体技术环境进行检验确保载体清洁划痕病毒等
第百零八条档电子文件应存储符合保求脱机载体档保存电子文件加密必须解密软件说明文件档
第百零九条类型电子文件档理参办法
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