电子公文理系统设计实现
1 引言
公文政府军队等类部门请示汇报命令达等工作中重部分传统公文档纸质原件存放档案局等部门档公文数目逐渐增时公文查找存效率较低等缺点尤户记清楚公文具体年份标题等容时纸质档公文中进行基容模糊查询法实现外纸质公文理维护防腐等需量力物力支持
着计算机硬件局域网设施普户计算机水断提高前公文撰写基先完成电子版然印传达公文电子版进行档成[12]实施电子公文档理[34]传统方法相结合增加额外劳动量前提公文理查找维护工作起改善效果
2 系统设计
电子公文理系统样背景产生目改变户公文撰写流程前提完成电子公文档查询等功外历史公文充分鉴提高户公文撰写格式规范公文容风格致性等
系统采标准客户端服务器模式（cs模式）oracle数库服务器[5]电子公文存储查询提供支持客户端软件delphi实现包括公文模板理公文档公文撰写时公文理公文查询系统设置六模块图1示
公文模板理常空白公文模板存储数库中户撰写新公文公文撰写模块公文模板已档历史公文撰写新公文户需修改中容关心格式等容提高公文撰写效率时公文理新撰写公文尚未定稿公文进行理支持公文版时公文时传备份服务器防丢失时够方便机器阅读修改公文公文档已完成公文档录入数库方便查阅系统提供单公文档批量档等种档方式够通公文动分析功解析出公文中项目标题关键字等减少公文档工作量提高系统性效率时领导签字片等附件录入提高公文档完整性性公文查询模块够已档公文进行高效查询支持灵活种项目定义条件查询外支持基容查询查找容中包含指定文字公文系统设置模块包括部门级户户理权限控制功灵活数库连接参数配置功等 3 关键技术 系统实现难点创新包括方面：1）公文oracle数库中存取控制2）公文容动解析批量档3）基公文容全文检索查询4）文档数库备份文档较版控制
31 公文数库中存取
公文元素组成标题发文机关公文种类年份题词引发说明承办说明正文等等[2]数库中存取两方案：种元素分开存储户预览全文时公文格式求合成文档该方案处分开存储便户查询足合成新文档需考虑公文格式求公文类型繁恢复新文档操作复杂难完全恢复原样第二方案整文档采二进制方式存储数库中样处文档恢复较简单元素没分离公文
查询方面存足需解析文档容逐分离出元素信息效率较低难满足快速灵活查询需求
通分析较系统采折中方案：正文外元素标题发文机关年份等数库中分字段中分离存储方便户查询时文档身进行存储便公文恢复该方案定存储开销代价较顾查询操作公文恢复操作正文外元素容少通数库中日期型字段 varchar字段等满足求引入额外开销非常实验部分证明该方法效性
公文文档存放oracle中blob字段中具体通delphi中tblobfield类loadfromfile()savetofile()方法实现数库存入读出
32 公文容动解析批量档
解决公文档程中手工输入种元素信息效率问题系统实现公文容动解析根公文格式规定通程序指定公文进行动分析解析出种元素容然动填入数库
delphi提供两类：twordapplicationtworddocument[3]前者连接ms word应程序中者连接word文档公文中段行表格通tworddocument应paragraphline
table象等获根公文承办规定中相关元素位置格式定义配合识元素关键词信息通逐段逐行分析解析元素容
实现公文解析功配合findfirstfindnextfindclose等windowsapi函数递调查找指定路径（包括子目录）word文档然逐进行解析分析结果入库实现公文批量档功
公文容动解析批量档功实现简化公文档工作量户需指定文件者路径系统动完成剩余工作提高公文档效率
33 基容全文检索查询
指定通公文标题发文机关等元素容查找满足条件公文基数库查询操作较容易实现公文查找中存类需求户记公文致容公文容中包含关键词关公文更详细容发文时间发文机关名称等清种情况需公文进行基容全文检索查询
该功实现流程图2示数库中条记录均先应word文档保存然delphitworddocument类开tworddocument类content属性range象调findexecute()方法该范围进行文查找功word应程序中调编辑查找功菜单样仅进行基查找通参数控制查找程中否区写否通配符等果匹配成功该方法返回true系统该条记录做
标记作查询结果中条进行显示数库中记录处理完查询处理结束标记记录均满足条件结果容中包含指定关键词公文
34 文档版控制
时公文理模块正撰写尚未正式定稿公文存放数库中进行备份时支持稿件撰写修改程中产生版维护功文档修改前较版控制模块技术点
版控制通获取文件修改时间实现具体说包括步骤：1）系统启动时通oracle中sysdate函数取数库服务器前时间客户端时间服务器时间进行动步2）时公文传服务器进行备份时获文件修改时间保存数库中updatetime字段中3）检查文件数库备份文件否致时次获文件修改时间通数库中保存时间进行
较完成
获取文件修改时间功实现通windowsapi函数findfirstfile()获文件属性数该数ftlastwritetime属性文件修改时间值注意该属性获32位表示文件时间戳操作系统想转换户懂系统时间需通filetimetolocalfiletime()filetimetosystemtime()systemtimetodatetime()函数进行转换
4 测试验证
验证述分析设计效性已实现公文理系统进行测试验证
41 实验设置
试验2台pc机组成局域网进行数库服务器基配置piv 20g cpu1g存120g硬盘安装oracle 9i客户端pc机配置piii 1g cpu512m存80g硬盘安装oracle客户端office XX软件
实验数集某单位XXXX6产生500实际公文文件50k500k等均约200k进行存储开销较查询性动档性全文检索性实验
42 实验结果
采三种存储方案公文进行存储考查公文数增加方案存储开销间差异图3示中方案元素均分离存储方案二仅存储完整公文文件方案三文采取折中方案
出方案需空间方案二次方案三需空间方案仅保存必须文容元素间相互重叠冗余方案二存储完整文件包含字符格式字体等信息外包含doc文件必须文件格式头等容需空间较方案三方案二基础冗余存储元素容需空间总体方案三方案二相额外需存储空间约占文件05~1左右
三种存储方案普通查询效率原文档恢复需时间分
较图4图5示出方案三普通查询效率方案没差受益oracle数库理系统查询性实验数规模返回结果时间毫秒级方案二需
原文件进行全文检索需时间较长尤着数库中记录数增加需时间线性增加数规模较时难满足户需求文档恢复方面方案需容进行重组公文承办规定设置相关元素格式等需时间秒级恢复效果较差方案二方案三直接数库中读取完整文档恢复需时间仅毫秒级
采第三种存储方案实现系统中档文档数增加系统动档需时间情况图6示出系统具较高动分析批量档功均文档需分析档时间足1秒够较满足档需求
系统全文检索效率图7示出全文检索需时间公文数目增加呈线性增加均处理公文需时间约200毫秒公文数目较时建议先通普通查询缩全文检索范围效降低全文检索响应时间
5 结束语
基delphioracle数库结合ms wordvba相关功设计实现电子公文理系统探讨总体结构设计实现相关关键容通量实验验证述工作效性该系统目前已投入运行稳定性良定程度验证文工作行性
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1 引言
公文政府军队等类部门请示汇报命令达等工作中重部分传统公文档纸质原件存放档案局等部门档公文数目逐渐增时公文查找存效率较低等缺点尤户记清楚公文具体年份标题等容时纸质档公文中进行基容模糊查询法实现外纸质公文理维护防腐等需量力物力支持
着计算机硬件局域网设施普户计算机水断提高前公文撰写基先完成电子版然印传达公文电子版进行档成[12]实施电子公文档理[34]传统方法相结合增加额外劳动量前提公文理查找维护工作起改善效果
2 系统设计
电子公文理系统样背景产生目改变户公文撰写流程前提完成电子公文档查询等功外历史公文充分鉴提高户公文撰写格式规范公文容风格致性等
系统采标准客户端服务器模式（cs模式）oracle数库服务器[5]电子公文存储查询提供支持客户端软件delphi实现包括公文模板理公文档公文撰写时公文理公文查询系统设置六模块图1示
公文模板理常空白公文模板存储数库中户撰写新公文公文撰写模块公文模板已档历史公文撰写新公文户需修改中容关心格式等容提高公文撰写效率时公文理新撰写公文尚未定稿公文进行理支持公文版时公文时传备份服务器防丢失时够方便机器阅读修改公文公文档已完成公文档录入数库方便查阅系统提供单公文档批量档等种档方式够通公文动分析功解析出公文中项目标题关键字等减少公文档工作量提高系统性效率时领导签字片等附件录入提高公文档完整性性公文查询模块够已档公文进行高效查询支持灵活种项目定义条件查询外支持基容查询查找容中包含指定文字公文系统设置模块包括部门级户户理权限控制功灵活数库连接参数配置功等 3 关键技术 系统实现难点创新包括方面：1）公文oracle数库中存取控制2）公文容动解析批量档3）基公文容全文检索查询4）文档数库备份文档较版控制
31 公文数库中存取
公文元素组成标题发文机关公文种类年份题词引发说明承办说明正文等等[2]数库中存取两方案：种元素分开存储户预览全文时公文格式求合成文档该方案处分开存储便户查询足合成新文档需考虑公文格式求公文类型繁恢复新文档操作复杂难完全恢复原样第二方案整文档采二进制方式存储数库中样处文档恢复较简单元素没分离公文
查询方面存足需解析文档容逐分离出元素信息效率较低难满足快速灵活查询需求
通分析较系统采折中方案：正文外元素标题发文机关年份等数库中分字段中分离存储方便户查询时文档身进行存储便公文恢复该方案定存储开销代价较顾查询操作公文恢复操作正文外元素容少通数库中日期型字段 varchar字段等满足求引入额外开销非常实验部分证明该方法效性
公文文档存放oracle中blob字段中具体通delphi中tblobfield类loadfromfile()savetofile()方法实现数库存入读出
32 公文容动解析批量档
解决公文档程中手工输入种元素信息效率问题系统实现公文容动解析根公文格式规定通程序指定公文进行动分析解析出种元素容然动填入数库
delphi提供两类：twordapplicationtworddocument[3]前者连接ms word应程序中者连接word文档公文中段行表格通tworddocument应paragraphline
table象等获根公文承办规定中相关元素位置格式定义配合识元素关键词信息通逐段逐行分析解析元素容
实现公文解析功配合findfirstfindnextfindclose等windowsapi函数递调查找指定路径（包括子目录）word文档然逐进行解析分析结果入库实现公文批量档功
公文容动解析批量档功实现简化公文档工作量户需指定文件者路径系统动完成剩余工作提高公文档效率
33 基容全文检索查询
指定通公文标题发文机关等元素容查找满足条件公文基数库查询操作较容易实现公文查找中存类需求户记公文致容公文容中包含关键词关公文更详细容发文时间发文机关名称等清种情况需公文进行基容全文检索查询
该功实现流程图2示数库中条记录均先应word文档保存然delphitworddocument类开tworddocument类content属性range象调findexecute()方法该范围进行文查找功word应程序中调编辑查找功菜单样仅进行基查找通参数控制查找程中否区写否通配符等果匹配成功该方法返回true系统该条记录做
标记作查询结果中条进行显示数库中记录处理完查询处理结束标记记录均满足条件结果容中包含指定关键词公文
34 文档版控制
时公文理模块正撰写尚未正式定稿公文存放数库中进行备份时支持稿件撰写修改程中产生版维护功文档修改前较版控制模块技术点
版控制通获取文件修改时间实现具体说包括步骤：1）系统启动时通oracle中sysdate函数取数库服务器前时间客户端时间服务器时间进行动步2）时公文传服务器进行备份时获文件修改时间保存数库中updatetime字段中3）检查文件数库备份文件否致时次获文件修改时间通数库中保存时间进行
较完成
获取文件修改时间功实现通windowsapi函数findfirstfile()获文件属性数该数ftlastwritetime属性文件修改时间值注意该属性获32位表示文件时间戳操作系统想转换户懂系统时间需通filetimetolocalfiletime()filetimetosystemtime()systemtimetodatetime()函数进行转换
4 测试验证
验证述分析设计效性已实现公文理系统进行测试验证
41 实验设置
试验2台pc机组成局域网进行数库服务器基配置piv 20g cpu1g存120g硬盘安装oracle 9i客户端pc机配置piii 1g cpu512m存80g硬盘安装oracle客户端office XX软件
实验数集某单位XXXX6产生500实际公文文件50k500k等均约200k进行存储开销较查询性动档性全文检索性实验
42 实验结果
采三种存储方案公文进行存储考查公文数增加方案存储开销间差异图3示中方案元素均分离存储方案二仅存储完整公文文件方案三文采取折中方案
出方案需空间方案二次方案三需空间方案仅保存必须文容元素间相互重叠冗余方案二存储完整文件包含字符格式字体等信息外包含doc文件必须文件格式头等容需空间较方案三方案二基础冗余存储元素容需空间总体方案三方案二相额外需存储空间约占文件05~1左右
三种存储方案普通查询效率原文档恢复需时间分
较图4图5示出方案三普通查询效率方案没差受益oracle数库理系统查询性实验数规模返回结果时间毫秒级方案二需
原文件进行全文检索需时间较长尤着数库中记录数增加需时间线性增加数规模较时难满足户需求文档恢复方面方案需容进行重组公文承办规定设置相关元素格式等需时间秒级恢复效果较差方案二方案三直接数库中读取完整文档恢复需时间仅毫秒级
采第三种存储方案实现系统中档文档数增加系统动档需时间情况图6示出系统具较高动分析批量档功均文档需分析档时间足1秒够较满足档需求
系统全文检索效率图7示出全文检索需时间公文数目增加呈线性增加均处理公文需时间约200毫秒公文数目较时建议先通普通查询缩全文检索范围效降低全文检索响应时间
5 结束语
基delphioracle数库结合ms wordvba相关功设计实现电子公文理系统探讨总体结构设计实现相关关键容通量实验验证述工作效性该系统目前已投入运行稳定性良定程度验证文工作行性
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