第十单元
哈佛理会议手册
厦宽敞开放切开放持相意见持反意见
——林顿·B·约翰逊
忙碌紧张带高昂工作情绪全神贯注时工作产生高效率
——松幸助
哈佛理交流信息制定战略达命令程中会议效必需手段成功哈佛理会议必应效
——编者
哈佛语录
理系统中效率降低时单领导执行者团体领导执行者情绪动摇结果
吉诺夫
两种效率：种表面效率通纪律约束组织中产生种真正效率模拟
迪克·卡尔森生产率创造性样取进步工具
伊桥俊彦
第章 哈佛理
会议通
会议准
□ 会议特征
会议指三三(中持)发挥特定功进行种面面沟通特定功指列五项功中某项某项：
①提供信息②汇集信息③解决问题④宣传政策⑤培育训练
会议种理工具般着热衷厌恶两种极端态度热衷会议认会议缺少够举出许冠冕堂皇理维护观点厌恶会议会议作浪费时间浪费精力种活动够举出许耸听闻理支持见解两类士中厌恶会议者似热衷会议者更极具讽刺意味：诅咒会议懂开会甚喜欢滥开会议
客观说会议身具备热衷厌恶理必恢复会议真面目
热衷会议总强调会议必性甚认缺少未免言重算召开会议机构样存更况总找取代会议途径
探索开会样发挥会议功——提供信息收集信息解决问题宣传政策培育训练——等诸种途径
1提供信息
便条备忘录甚正式书面报告事信息交流样做显然开会更加济划算值注意书面东西时定算定完全理解种意义说开会失提供信息种明智举措会议中席面澄清会者疑问助视听器材增进会者信息解兴趣
2收集信息
召集够提供信息开会收集信息种效方法请求信息提供者书面方式信息传递果必解种信息复印然分发出外通约见关士面收集信息样做效果极佳
3解决问题
位面问题时机立断亲加解决授权代解决需付诸会议问题紧迫度高时希获集思广益效果邀请部属开会解决邀请部属商问题解决方案部属感受尊重表现出协商解决热情
4宣传政策
位准备定政策传达部属时候采取三种途径：第书面宣传第二面面宣传第三开会宣传书面宣传然符合济原面面宣传样说服力采面面方式根位员工特点调整宣传方式接受会议形式否考虑：会者间交流否足产生良说服效果假认交流利说服效果提高采开会宣传方式认导致会者矛盾宁采面面宣传书面宣传方式
5培育训练
力开发重性已企业界确认员工培育训练越越普遍数企业采专门会议方式员工实施培育训练——般谓会议培训外尚采取五种措施：
(1)指定员工阅读书刊
(2)求参加函授课程
(3)训练专长员工进行指导
(4)派遣员工学外界训练课程
(5)企校联合方式派遣员工教育机构进修
培训会议已逐渐受企业界重视该种会议兴办少应满足列六条件：
(1)需培训数甚(少10)
(2)培训会议满足培训员真正需
(3)企业提供租良培训场设备
(4)企业腾出班时间供员工培训员工愿意利私时间接受培训企业愿员工提供私时间接受培训津贴
(5)企业部够物色合适选事培训工作策划实行
(6)培训会议效益培训会议成
果六条件未时满足应轻易采取培训会议作培训手段应选择代途径
厌恶会议说会议没什益处害面滥开会现状承认种态度产生非毫根仔细观察难发现许会议基正理召开少包括列六种：
(1)满足聊愿开会——会议妨找时间家聚聚拘形式谈谈家关问题召开类会议实交际聊天没差
(2)符合惯例传统作风开会——会议历利星期三午段时间开会召开般谓例会例会召开议案时关基种开会召开会议
(3)攀开会——会议家部财务部星期举行次会议力资源岂落召开类会议目处理实际问题
(4)表功开会——会议开会级领导会偷懒召开类会议作取司信感手段
(5)推责开会——会议没理单独承担全部责召开类会议欠缺勇气面决策风险理者惯伎俩
(6)逃避接触产生难堪局面开会——会议想少数太难堪
召开例某位理者理15位部属中两位常迟早退召集会议全体部属面前重申准时班求希警告两位守时部属两位部属见事场产生种错觉事守时恶相失太介意守时13位事辜受责备士气低沉类会议白浪费16时间引起13士气低沉外实际效果言
消基正理召开会议目前般机构采取策：
(1)偶取消两次会议检验类会议需程度
(2)预定会议延期举行议程入次会议议程中减少会议次数
(3)局部全部取消例会需开会讨议案集中起等议案积累相程度开会重紧迫议案时召开会议讨
(4)机构部制定样政策：会议获级批准召开级属求召开会议求必应种政策发挥实效属充分正
理敢便开会
总结：会议种帮助发挥提供信息解决问题宣传政策培育训练等功手段非发挥该功唯手段未必手段应设法减少基正理召开会议时考虑召开会议前应设法探寻取代会议更效途径提高工作效率
□ 会议实效性
1什样会议算富实效
会议富实效寻找问题答案前须先解什样会议算富实效严格说符合三种求会议算富实效：
(1)目标实现——会议然种发挥特定功更确切说实现特定目标手段评测会议否具实效首标准便审视开会前会议设定目标实现价值
(2)目标短时间实现——求身颇具争性认开会程中讨甚争议种必然事情说冗长讨争辩视违背短时间实现目标求认会议中讨争辩实质意义言说算短暂讨争辩认浪费时间样绝数意：越短时间实现会议目标越
(3)会者会议感满意——谓满意意味会者会议题决议感高兴例会议题探讨裁减会者样会议定会感高兴设法令会者解裁员理令机会发表意见提出实施办法种作法少会感满意想会者会议感满意应提供机会量吐露心声参讨
三求中(2)(3)相范围相互突想会者感满意花时间讨想短时间实现目标必须剥夺会者讨机会
总真正富实效会议应具备条件：会者均感满意情况短时间实现会议目标然会议全部符合求实容易求少应成会议持会者努力方
2切实效会议危害
富实效会议帮助发挥提供信息收集信息解决问题宣传政策培育训练等功显然益效益难衡量富实效会议三危害：
(1)会议目标法实现会议目标实现导旦目标法实现会议投入切时间精力金钱全部泡汤
(2)会议承担机会成相观谓机会成指投入会议时间精力金钱改变途径产生效益时间精力金钱充作种途投入徒劳功会议导入途径获某效益获效益召开会议必须承担代价会议机会成难衡量场会议花销作初步估计假定：A某场会议会者10位B位会者月薪30000元C位会者月工作时间10000分钟D位会者时享福利等月薪25假设位会者班时间开分钟会议须支付代价375元十位会者开钟头会议须支付代价22
50元会议持规划会议时间会议直接成(资料印制纸张茶点等费)包括十开钟头会议须支付代价接3000元说十开钟头会议果法实现目标3000元会泡汤原先召开钟头会议泡汤3000元途径产生相观效益
(3)会者会议感满会者某次会议感满反应样：
会议持原样
持召开会议拒绝参加
会议会议会议议决决行行效
消极反应降低士气甚导致员工缺勤率流动率提高
3什会议没实效
导致会议失效素极存开会前发生会议进行中
出现开完会现诸素罗列：
(1)会议前
①欠缺目标
②目标明确
③欠缺议程
④会选(会者太会者太少)
⑤会议时间
⑥开会通知时间(太早通知开会太晚通知开会)
⑦开会通知容欠周详
⑧会议点
⑨会议场设备欠佳
10会者准备
11未订明会议终止时间议案时间分配
12会议准时开始
13会议太致会者听说开会感觉厌烦
14少开会致次会议议案堆积
(2)会议中
①事交谊活动
②外界干扰
③会者发言离题
④席出难题
⑤没必留会场员留会场
⑥犹豫决
⑦资料充足贸然决策
⑧少数垄断会议
⑨会者间交头接耳
10会者表明真正感受意见
11会者间争
12会者席争
13视听器材发生障
14 会者欠缺热心
15会议超出预定时间
16席未总结会议成果
(3)会议
①欠缺会议记录
②决议事项进行追踪
③会议成败失进行检讨
④时解散已实现务时性委员会工作组
⑤会者会议感满
诸种素席加控制关章节中分阐释席扮演角色席角色应具备条件循序探讨席应克服导致会议没实效诸种素
□ 席角色
说：会议席乐队指挥句话说半会议席固然乐队指挥样具举足轻重作担会议席担乐队指挥更加困难前者持会议程中需扮演种角色者持演奏程中始终扮演角色现席种会议中扮演角色阐释：
1提供信息
类会议中席扮演角色信息提供者席令会者解信息容避免信息产生误解曲解达目席应量避免单说教方式垄断整会议留出时间(方说10时间)解答会者疑问种情况席扮演解说者角色
2培育训练
类会议里席扮演角色传道授业解惑教师席参程度视课程性质会者课程熟悉程度定例课程身颇深奥会者该课程相陌生席参程度恐怕非高达总会议时间75—90课程身适合采取专案讨角色扮演等方式进行会者该课程甚解席参程度概降低总会议时间50左右会者课程相熟悉课程身适合广泛讨席参程度甚减总会议时间20
3宣传政策
类会议中席会者受新政策首先必须扮演提供者角色宣传政策作番叙述次必须扮演媒介角色鼓励会者提供政策发生兴趣次必须扮演解说者角色会者疑问提供解答必须扮演说服者角色设法会者心悦诚服接受方针政策类会议中席参程度致占总会议时间
5070较恰
4解决问题
类会议中席重务领导会者探索问题佳解决途径通常需做列五件事：
(1) 阐释问题涵问题发生背景解决问题重性
(2)解说者角色鼓动会者参问题解决
(3)控制者角色会议导入实现目标途径避免时间浪费谓意见突
(4)会者角色(脱离席身份成会者)提出见解
(5)回复席身份结会议成果指明未方类会议里席参程度概介总会议时间4060较理想
5收集信息
类会议中席扮演陈述者媒介两种角色阐明会议目标鼓动会者提供信息外重便扮演聆听者角色搜集会者提供信息席参程度应超总会议时间20较理想
阐释知席会议中需扮演角色甚会议中扮演种角色非席够恰分扮演种角色适事角色转换否难实现会议目标种会议极少单目标召开通常实现种目标召开种情况席需扮演角色更角色转换然更加频繁
□ 席素质〖HT〗
场会议中席均扮演种角色事次角色转换知成优秀会议席件容易事现位卓越席应具备素质：
1思考清晰敏锐
席没必成参加会议群中思考清晰敏锐者想获会者尊敬思考少应数会者更加清晰敏锐席会议前作准备思考力定提高
2善言词表达
席语言应具高度掌握力便思想观念准确误表达出必须够语言推动讨疏导会者思维方会议阶段总结取成果
3良分析力
席必须懂澄清问题透视问题层面指出种见解利弊失分辨事情轻重缓急
4抱着事态度
席必须位会者意见会者关注席某会者某观点偏爱厌恶感应恶影响事情判断想提出观点时必须告诉会者站立场发言非席身份说话
5公正
席会议中绝应袒护行种行阻碍进步讨会者——甚包括袒护者——失信心
6耐性
会者发表意见时辞达意会者群众面前感胆怯回避发言面类会者席应动提供协助鼓励做点席非具高度耐性
7灵活应付挑刺物
会者中难免会少数挑刺物存诸高度偏见者喜爱垄断发言者火气特者等席必须够犯前提效付
8沉着约束
激励会者信心席应表现热诚果敢态度外须保持沉着坚定约束应避免幕前度暴露应放荡羁发表意见垄断发言理说教等等
9具幽默感
幽默感消紧张气氛令会议利进行具作席运时应特注意避免轻浮浅薄话语
二会议程
□ 全体组讨
果说成功会议什秘诀话公开讨训斥指令现代员工没属员希机会提问讨组织部重事件决策容相互交流切磋彼思想
成效组讨漫谈区结会议持统驭力圆桌会议成功失败完全取决会议持身
1领导提示
般认领导工作会议中组织激发引导会议思考进程某方面非正式圆桌讨责放会议持肩讨质量取决会者态度相互影响会议领导必须敏感灵活必须适应讨问题变求性格然没做模式实际做法领导讨力般应原技巧改进：
(1)做准备会议持应讨题背景完善充分解
(2)事先思考便发现常见出现问题反者采取点
(3)通事先计划防止干扰假进电话必须接考虑外方开会检查材料视听设备保证切利
(4)评估听众低估智高估知识丰富程度
(5)解会者中充分考虑具特殊性会者交流方式
(6)会者感觉轻松应表现组员做威胁性局外幽默插话起作种情况达定程度时会议领导组时提醒会议目
(7)听众起等合作避免操
(8)般语言讲话总想表现高等
(9)明确会议目假宗旨解决问题简洁精确话陈述问题会者确切解会议容正视处理争焦点避免争白热化面红耳赤
(10)引导会议规定议程进行始终围绕中心议题展开
(11)遏制操会议倾实际验表明谈话超时间20意味着失效
(12)避免材料足果缺少资料讨身确实必少紧急情况考虑暂时休会
(13)断核回馈信息问：道理确知会者正相
目行动
(14)讲述表演选直观器材黑板记录组成员点样避免离题
帮助纳做出结
(15)鼓励组全体成员参加讨
(16)鼓励友协作基础进行生气勃勃讨
(17)扮演公调解缓激烈争引导会者介入讨争角冷静者宣布极短暂休息创造性利意见
(18)观点需聆听时限制某观点发表时间
(19)时提防注意力分散保持会议活跃假会者开始烦躁安设法参加行动
(20)节制直接问句种问句会产生种学校教室气氛阻碍表达气氛直接问句介绍特殊观点中止离开正题讨漫心腼腆介入讨缩短冗长独白领导意识某意见已发表观点相反时候应设法激发辩
(21)耐心记住交流意见需时间想法新奇许言外意探索时尤
(22)预先考虑会者提出意见抵制
(23)会议闭幕前做出总结纳会议成果着手行动
2应该避免问题
会议实现会者期时指责通常指会议领导常见情况领导方式毛病——领导垄断会议原领导果学会避免事项更效领导：
(1)避免会者难许想责备某种行动会会者产生卫态度
(2)避免代组思考领导想走组前头做总结回答问题鼓励讨
(3)避免错误方式叙述事情组立容易领导粗心意添加色彩陈述造成淡陈述意见容易抑制讨
(4)避免透露领导认接受答案解决办法表面职员倾想象理部门希做出反应假目客观思考真诚双交流避免偏颇错误想法
(5)避免讨中心目引发离题议委婉求组成员井井条走会议目事细节性讨时提问引回正题
(6)避免傲慢关键问题会者形式吸收信息核查回馈信息确定会议成效
(7)避免尚未出结者尚未开始积极行动休会结家理解
付诸行动
3难应付会者
难付持左右难面应付建议：
(1)付万事通鼓励会者附见解组成员降低议重性
(2)容应付辩会者保持冷静利提问话说出然交组付时强调数意见会者发言涉
(3)容易怨恨觉尊严受伤害认正教训样做工作保证验会者价值交流思想会议目重
(4)嘴会者支持需老练领导力抓住某观点征求意见组传递问题
(5)犹豫定会者积极性高行动起提回答容易回答问题点名回答方设法参加例协助示范表演者鼓励作报告
(6)没兴趣参设法提出涉工作容直接问句找活动中事情赞扬评价作便兴趣事引入讨
(7)假捣乱想出风头家注意设法绕更重话说发言者象喜欢嘴样假捣乱者意出难题避免直接批评讥讽嘲笑重申反批评意见问题交组处理(假继续捣乱组应致做种威胁挫锐气)必时单独谈话
(8)应声虫公开隐含奉承阿谀始终意领导者反馈信息反应虚假组集中讨专门议题时回避集中注意力具客观见解
□ 工作员会议
工作员会议级理员监督员机会理职进行参献策更重高理部门提供基层线信息集体参基目标数工作员会议解实情解决问题会议持职责程度调动线理员发言热情
成员作集体定期会晤天天接触形成种亲密非正式形式里面危机组中言行造成定政治影响非会议持认识情况作种日常惯抵制否某议程影响作会议持威信
1工作员应该长时间开次会
工作员开会频率取决两素：
(1)利工作员会议交流信息作出决策解决实际问题程度
(2)业务活动性质节制营条件环境高度敏感动态项目需开会频率低
工作员会议频率终取决会议作期达成果具效联络手段机构月开次工作员会议够机构觉周开次工作员会议合适机构觉天开次会算喜欢开定期会议机构宣称增加开会频率助：
①提供级理部门信息交流
②取更密切接触日常进展予记录特殊成予突出便立
特处理
③鼓励通持续检查回顾断思考现实潜问题
④提供机会位理联系工作出现问题关系
⑤发表许观点范围广泛背景验供解决问题作出决策
⑥位理洞悉部门问题
⑦认识总体营现状
⑧作训练基机构培养层理员
领导报告称通半时工作员会议学东西整日谈话特会议电话磋商适入整机构理体系种常定期工作员会议成公司生产性财富
张开工作员会议点立面反面点告诫委员会理许信息资料书面形式更分发特部门问题方式处理较少时间予解决
理员觉没时间听取理员问题两部门想独占会议时尤时假详提问题会花费时间训练理员正规指导理层发展计划更效张较少会议认考虑数理员天排满满日程表会议失少许失
2危险信号
高效工作员会议非子出现——广泛计划准备加熟练领导艺术综合结果数工作员会议定期召开效会议提防死板常规象工具样工作员会议求持续予注意保证生产力某危险信号表明件工具需磨快：
(1)会议全面理职组成素成营附属品时候
(2)议程中没必信息需传递没会者真感兴趣项目
(3)会议召开次数业务活动性质需似更频繁时候
(4)会议持续时间似超会议目值花费时间
(5)领导纪律松弛达会行动成果性减少消工作员会议庸俗成规关键机构会议计划结合总体营范围程度许公司营职样规定会议生产性目标
3破例会常规
公司发展职责扩组织机构责改变工作员会议
保留着固定状态会议模式旦形成倾固定变——惯总时间
点相召集次数样圈顾前否需出席会议持必须
断工作员会议效性重新评估必须象法样会议领导
身份象法样
负责时试图通询问会者评价会议效性许样明智审阅系列会议记录检查某方面进展情况：
(1)假工作员前次系列会议已决定明确行动路线行动现状
(2)工作员建议反应导致什行动
(3)工作员会会外否协调合作行职责会表面解会现实中起作
(4)搁置问题延迟行动现样否充分理重新列入议程项目
(5)理部门行动工作员会议建议相反处会者否行动前已告知做解释
(6)般言位会者参加合适会议参加者负责执行会议决议者间没信息交流延迟迹象
(7)工作员会议较否更效办法处理遇情况
4失误障碍
工作员会议理职方面明确营理作应仅事情复杂性稳定性重性需工作员集体参时候召开种会议估计约三分会议包括需参加开会时间需长者需召开工作员会议机构偿失典型情况：
(1)部门负责觉召集会议集体意见制定数计划决策更省力样分散责集体参加安慰日某受谴责尤
(2)参加会议成种声位旦邀请数观成员会继续参加时否需出席果种参加视员工机构政治框架里权威位圈成员资格会议成果更重
(3)计划会议产生计划结果例部门负责办公室召集会议没足够椅子次隔分钟进电话会议中断应该显示六月生产报告图表放映机烧坏灯泡
(4)提防认开会迟高职位特权员假会议持怕罪高阶士敢等齐开会会议必然原安排超出半时消耗员工作时间
(5)谨防会议持认确保明白方式包揽全部讲话然尊心奴役听众中实现满足事成
(6)时候告示备忘录起相作召集会议似组织材料容易外工作员需树立集体精神会议
假发现消述问题中工作员会议必定会益处
□ 常设委员会
委员会优点作切理权力范围找完成已委派工作需特殊
许公司益委员会制度组织系统认委员会行动方面缓慢优柔寡断委员会成功取决组织方式会议原应方式委员会组织点：
(1)务——委员会形成通常作超越正常业务渠道手段者没恰部门正常职责分工某特殊职负责种情况重明确规定委员会目职责委员会重叠侵占单位职责委员会首务补充事先决定想起作
(2)调查收集信息
(3)提供评估
(4)解决问题
(5)提出意见建议
(6)做出决策
(7)采取积极行动
(8)持久性——委员会宪章应规定务期限委员会否负项特殊务责完成解散诸推荐奖励调查财产损失等营出现问题开会委员会否象机构单位样持续责具永久性位常设委员会唯变动成员更换(例工作员营委员会)数情况确定期限完成务行撤销委员会更发挥作
(9)领导力——然会议持委员会务成员没直接公司责应博成员尊敬信指定位领导力工作量应该切实行筹划准备指导委员会完成务
(10)成员资格——委员会取决目实现目权力责根实际验委员会限制宜
答应担委员会成员意味着位参加者责作出某积极努力集体成功求位成员：
①会议预作准备包括搜集必需资料协调参加者会代表
②加入(独占)委员会务功
③避免利集会作满足动机手段(例赢赏识者牢骚辩护)
④做位积极学出席者消极观察者
⑤完成商定务设想继讨做准备
(11)贯彻底——委员会制度薄弱部分继续干常见情况委员会组成然忘掉负责组成委员会应负责决定继续干步骤体务具体期限常设持续委员会说明智做法通常：
①定期检查委员会成果务成员资格公司营改变需改变委员会目组成
②转换委员会成员样鼓励新观点满常规恢复活力分摊工作量增加理层发展机会
③分发委员会会议纪录便兴趣方提供信息确定委员会营动完成务程度
□ 咨询委员会
解决问题成功决完善计划熟练领导问题正确限定解决问题组获显著成功通常持做准备工作
面应考虑基素应遵循步骤：
(1)汇集事实
(2)明确问题
(3)建立商定判断标准
(4)研究预算确定支出限度
(5)收集更事实问题联系起
(6)分析资料合理类
(7)识供选择解决方法
(8)检验解决方法否符合成功标准考虑介绍拟议中新问题解决方法
(9)委员会结变建议
假问题解决委员会已授权行动准应包括：
(1)说服必须解决问题接受解决方法
(2)必时妥协
(3)检验修订解决办法否符合成功全部标准
(4)示范(检验)场合试验解决办法
(5)户接受检验解决办法加训练
(6)安置执行
(7)完成新方法
(8)评估效果
(9)建立控制程序保证采纳解决办法永久性
□ 委员会成效
委员会通常考虑专门问题领域常常超越部门界限理层次委员会成功求机智领导力参加者背景声智气质动机保障表达力会极差异融合品性需技巧持必须力关键时刻介入引导讨避开失误：
(1)假组改变原始目标老练领导设法重申话题目标通投票决定继续讨否适宜
(2)讨漫边际时持应设法注入引起争问题者求沉默提出具体意见办法重申目标问题纳已达成致意见澄清进行事项
(3)动机意见差异变明显激烈持必须找讨变成争处讨中心物转外办法许提出相关事项重新分析问题纳部分致意见效策略幽默感甚暂时休会帮助
(4)组想法意见致时效领导策略防止分歧固定提出方面新事实展防止峙迄达成致意见写黑板破僵局幽默暂时休会缓情绪方法
(5)仓促作结充分发挥委员会功提供机会考虑选择探索隐含意思询问佐证事实作会议结前确定全体参加者机会表达意见然致意见纳入结
(6)隐蔽动机聪明导入错误结委员会法导致错误决定时找推辞口注入假设问题收集提出更外部资料邀请位博学局外咨询改变思路
□ 全公司会
全公司会提供引起注意会议增进工作成员间团结致感情提供机会型会议适双交流公开讨传递信息建立更加良关系处
许员认接触全公司会重环认种会讲话重性职工机会会见高理部门层直接信息
1初步计划
费涉数生产中断理部门处员工严密检查评判全公司会需非常谨慎详计划面种集会处理控制建议：
(1)征求意见进行商讨争取支持层理部门参加
(2)征求第线理员意见建议找出谁计划贡献特殊干力
(3)制定暂编预算费估计
(4)起草暂定议程指派代表委员会进行审查
(5)检验计划行性留意方面没抵触员工利益方面工会计划方面生产进度方面场方面假日安排方面
(6)高层理部门重新评估暂定计划规划正确观察会议全面影响
2参加招会参观工厂
参加招会结合公司项设施巡视简单便宜效赢职工感办法助办公室员装配线工公司终产品联系起形成公司新豪感新兴趣
假负责细节举动会更成功关负担更：
(1)规定日期月计划准备时间避免社团活动假日突考虑气候业务日程年中项设施访问者感兴趣时间
(2)规划预算费取决公司款程度通常供应点心饮料分发册子商品者产品样品
(3)发请柬请柬通知必须明确时间职工家属否邀请列童数年龄限制求职工提出希邀请补充名单
(4)准备展览品陈列品参观工厂加直观器材会更意义器材会加深参观者印象觉公司良安全工作方公司计划表明前途希产品展览外许公司设计五颜六色标记表明设备项目投资额提供职业岗位均成公司销货现金情况
(5)训练工作员处命状态召集部门负责第线理解释计划争取协助假第线理担导请推荐导情况简介写成摘提供导准备分发提出问题答案
(6)准备项设备包括指示公司标记安排适停车场访问者引路服务员标明休息室检查急救品油漆通道线方标记等候方提供增设座位假没助食堂恰招休息方搭帐逢供访问者聚集进行社交活动
(7)拟定礼仪行政部门礼仪参加招会成功起着重作迎候者重员工机会公司高级代表面面接触重考虑素某场合公司高级职员正式整集会发表讲话场合公司高级职员正式整集会发表讲话场合开始参观组受高级职员欢迎位总裁参观结束时位访问者致意作务认印象意义
3公司宴会圣诞节聚会
数公司圣诞节聚会公司圣诞节聚会公司集会更供应含酒精饮料果聚会计划包括烈性酒理部门应考虑细节：
(1)包括员工妻子丈夫发封邀请信
(2)安排聚会开始久供应足够数量食物早开始早散会减少饮酒量量减少交通事
(3)安排娱乐节目喧闹集会通关闭酒吧改演出安静
(4)关闭酒吧项活动庆祝活动达高潮抽奖发奖品参加庆祝活动充足时间离开前安静
4全公司会核细
员配备求：
(1)会议总持持会议会议负理责准备工作委托负责
(2)项目指导受会议总持委派负责项目计划组织全面指导协调负责项目全部员活动材料设施批准全部财务开支契约协议
(3)规划理辅助项目指导负责安排规划容会议议程发言获顾会专刊等
(4)项目公关系理受项目指导委派负责公司宣传宣传外交流报刊公众关系
(5)设施理受项目指导委派负责会议全部专门设备材料供应品订货安装保养处置负责布置维护会议场
(6)食品娱乐理受设施理委派负责订购监督全部食品饮料供应监督会食品供应清理安排协调表演娱乐节目
第阶段(开会日期数月前)：
①确定宗旨目标
②命项目指导
③考虑暂定方案
④公司工作部门介入征询意见
⑤估计费
⑥规划暂编预算
⑦规定没互相抵触日期
⑧预定会议场
⑨聘请外界发言安排娱乐节目
第二阶段(开会日期前二三月)
①完成员配备
②确定组织机构计划权力分工
③确定工作预算开支程序
④完成方案
⑤通知员工开会
⑥着手宣传方案
⑦邀请特宾
⑧场食品娱乐节目额外桌椅专门设备订立合
⑨准备展览品陈列品
１０订购指示牌装饰品旗子花
１１落实装饰品装置符合消防安全规章
12准备专门设施
13预定专电话时装置
14预定视听设备黑板法兰绒板提供真实性效果具
15协调确定发言发言介绍
16指派训练持导示范表演停车场失物招领处衣帽存放间登记处服务员
17预定免费样品纪念品
18预定证章邀请信册子入场券印刷品
19聘请摄影师
20 建立报纸杂志电视台线电台联络
21公司员监察熟悉行动计划
22万发生时空场安排应急发言(娱乐节目)
第三阶段(准备期天)：
①检查方案完成行动计划
②检查登记处招处否备证章登记单字机恰登记方法电话布告栏般紧急通知
③检查次会议指定场核座位计划设施设备
④检查方否恰安置标记：接参观登记处方陈列室救护失物招领处停车场
⑤扩音系统视听设备确定专门设备操作员
⑥次确定发言计划需协助黑板粉笔黑板架指示器视听设备均已备齐
⑦核实方面均已位命(包括手设备)：食品饮料服务衣帽存放间发言娱乐节目演员休息室化装室宾停车场
⑧核查专电话装置交通工具
⑨检查保安员应急安排
第四阶段(会立进行)：
①亲发言宾特殊贡献者致谢
②计算出席数
③拆卸退租设备
④寻找遗忘器材物品
⑤监督彻底检查清理工作
⑥检查否引起火灾安全事危险
⑦场移交安全巡逻队
第五阶段(会议期周)：
①项目工作员中发动讨会征求建议评估解未事项状况
②发言特殊贡献者致函正式表示感谢
③检查存货清单确知全部财产设备材料已着落已适处置退
④求工作员核实全部发票发言报酬债务
⑤会议报告汇编提交授权机构
□ 招宴会
宴会含义定目进餐会议计划者职责提供达目气氛
果公司算宴会鸡尾酒会费全部回报计划必须现实义充量指种气氛吸引全部听众注意力达45分钟1时——时间公司目否足够假够形式会议更适合决定种举动前公司必须认识取部分价值形遥远
1宴会成功十项标志
型团体安排宴会件容易事情成功场合计划组织理致宾客意识详计划
验计划者认10点意味着次利进行招宴会：
(1)选择吸引力通风良房间宴会厅足够空间拥挤会破坏精心设计场合
(2)假宴会前举行鸡尾酒会肯定酒会掌握截止时间均明确规定(果招会正餐45分钟时相宜业务性鸡尾酒会通常两时)
(3)富想象吸引力安放餐桌增加全面效果增加费选派位知识渊博检查细节
(4)舒适座位安排方式背讲台减少低限度
(5)准时开宴假75客已入席等晚散漫
(6)肯定菜肴吃起样(热茶定热半凉热)
(7)亲切介绍宾宣布事项耗时间限度
(8)介绍宾发言文娱节目应宾客疲劳力欣赏前确知节目单知道应什时候停止(发言应懂20～30分钟时间限制)
(9)安排节目应宾客坐两半时
(10)宣告时间结束宴会
2订立承办宴会服务合
参加招会周年庆祝会通车库仓库改装成宴会特招会场进行戏剧性安排想象力帮助预算保持合理范围时候公司建筑物外举行会议支出额外开销正种情况宴会承办活动成功关键素
服务安排般公司常量业务安排心周分钟出点问题避免验总宴会厅领班许办法保证公司宴会成功
验宴会承办需知道宴会时间日期预计出席数预算数专业宴会承办根条件开展整活动够计划订单提供资料宴会办者确定预算然必定然愿意宴会承办订立详细书面协议协议应包括：
(1)预定特指定干房间举行宴会假需时间安装特视听设备装饰品餐桌纪念品座位卡商定提前特重
(2)预先选定菜单逐道列举菜名假涉助餐餐前吃逐项具体说明名称数量
(3)安排烈酒供应控制包括开始终止供应时间烈酒份抑瓶计费供应酒保服务员提供
(4)安排费服务费支付食品酒吧服务员衣帽间服务员员
(5)般物质条件包括楼面布置座位安排讲台位置扩音器扩音系统放映设备聚光灯设备
(6)需补充工作员诸幻灯片录放映员扩音系统操作员保安警察额外衣帽间服务员员包括应岗位具体时间
(7)预计宴会承办订购供应特物品例花木布置宴会帽餐桌纪念品
(8)安排宴会承办饭店俱乐部餐馆提供录音带现场伴奏音乐娱乐节目
(9)关取消规定关办者保证出席数日期规定
项应列入宴会理核细
3价格适美餐
预算越限创造力计划越重记住想象代价高素预算宴会承办力限度富想象寻求周宴会宾客普通餐馆菜单菜单必精致昂贵宾客出席高兴里建议：
(1)质颜色味道方面运加奶油菜含奶油甜点心
(2)增添戏剧气氛甜点放华丽灯台端动景象容易办
法
(3)众考虑老套菜单没菜通常弄会更贵牛肉疏菜麦片浓汤浓肉汁菜汤标准汤者考虑苹果馅饼样美国式带甜奶油汁冰淇淋印第安布丁
(4)熟菜必须热冷菜必须冷假第道菜冷带着冰正熟菜时候乱假节目时间紧冷菜时宣布熟菜时避免干扰4关烈酒令清醒事实
理部门观点计划中关供应烈酒部分部分更加心准备控制简单计算列面数字严格控制重性
事实准确数清招会饮料消耗数字宴会承办饭店俱乐部餐馆营诚实非控制办法否开帐单时难免感愉快意外
验招会理员般认瓶订购烈酒样核宴会前发出瓶数
宴会余数较简单(空瓶应点清时挪走)开着瓶通常瓶十分
估计确定应开帐费
般取办法求饮料计量酒保允许斟饮豪做法会增加烈酒消耗量公司认购买标准配方量调配鸡尾酒取样承办单位开会前调配备两种酒精成分酒决赖宴会承办餐馆动结束酒吧服务工作结束酒吧信号应该秘密样礼宾客设法延长宴会避免发生愉快情况通指定位足够威命令酒吧中止异议假鸡尾酒会宴会前般认45分钟时极限假鸡尾酒会般认两时合适实际行
宾客欣赏招会服务时间掌握重考虑素提供合适服务容易招会变成难题验鸡尾酒会理员25～100招会安排名酒吧服务员1～2名服务员假数300计划雇3名酒吧服务员4名更服务员
5理员需帮助
理宴会类似组织演出——负责全部效果表演费观众舒适演出非真正负责设计指挥复杂集会验否永远解工作量众细节关心程度进行真正成功活动求听然避免带极损害理类性质活动涉许许细节没单独完成编列核清单分派工作务绝必
活动前时项目理必须现场检查集会理假定宴会承办委员会助理均已完成协议务讲效率验理愿意工作员仔细检查确保项计划均已完全令满意执行需特考虑项目包括：
(1)通风温度记住体温室温升高室温开始时稍凉指定台座某理部门联系调节空调
(2)般物品装备检查家具确已计划放适合活动实际需务必做餐桌间充足方便宾客走动柜面足放首席餐桌供文娱活动接方适数量椅子出口处堵塞方整齐清洁美丽悦目
(3)特定座位安排仔细检查首席餐桌安排(双座位卡办法免听众中走嘉宾难)假客座位卡事先卡片餐桌号码分开放信封里服务员分发座位卡
(4)烈酒控制确定酒吧服务安排控制烈酒意图实现次证实酒吧间领班终止供酒时间完全理解
(5)总次确定服务时间细节安排服务员收集餐券(假适话)安排服务员甜点咖啡刻离(场助手催促服务员离办法)
(6)节目征求发言意见协调表演节目机会熟悉环境安排调整必果计划安排跳舞伴奏音乐指定名工作员监督乐队
(7)安排宴会结束工作招会烈酒盘存贮存视听设备专陈列品装饰品服务工作员致酬证实招会宴会出席数供开帐单细节列核细协助制定计划表
6宴会招会核细
员配备求：
(1)项目理负责计划组织推动全面指导协调工作负责监督项目全部员活动器材设施批准全部开销签订协议
(2)设施持受项目理委派负责物品服务安排包括宴会承办场理部门磋商联络协调监督集会场准备食物饮料供应订购运输安置保处置活动关特殊器材供应品
(3)公关系指导受项目理委派负责计划组织指导宣传活动新闻媒介保持联系协助项目开发登记
第阶段(量提前)：
①决定集会基目题
②确定时间日期
③完成项目工作员指派
④编列暂定邀请名单估计出席数
⑤制定初步预算(包括需付出席者报酬费)
⑥招标承办场宴会
⑦选定场宴会承办签订合
⑧签订合者提供详说明会场面图座位计划菜单服务求等
⑨设计详细议程规划
10 约请发言表演娱乐节目致词执事员
11设计节目预告材料发布消息日程
12安排预定办法包括确定截限取消日期
13物特邀宾发送邀请信
第二阶段(宴会前月)：
①订购特殊物品晚会纪念品餐桌装饰品起说明作陈列品纪念品奖品
②预定额外视听设备
③场理部门考察新事态发展变动添置
④增加工作员指定专办理登记监督烈酒控制陪伴发言特邀宾
⑤汇集资料订购复制品(印刷节目单菜单座位表委员会名单)
⑥次确定项目关协议(会议时间点登台露面确切时间报酬细节)
⑦安排出现意外情况时代节目
第三阶段(活动开始前时刻前天)：
①确定接受特殊务项目中出面位理解力
②通知宴会承办场理登记表检查项求说明
③检查房间布置符合计划求(确保适合实际需餐桌间足够方宾客走动柜面足放首席餐桌供娱乐节目)
④检查出口堵塞做整场整洁⑤落实特殊装饰已计划装置
⑥视听设备位试验工作情况(回响会太扩音系统适放映机焦距准确)
⑦仔细检查首席餐桌安排座位卡位置
⑧落实酒吧服务安排烈酒控制措施实现次酒吧领班确定酒吧结束时间
⑨总次确定供应时间细节(安排收集餐券完甜点咖啡服务员立离)
10发言表演娱乐节目员熟悉环境限度舒适必做调整
第四阶段(紧着宾客离开)：
①活动立刻盘存烈酒
②理部门确定出席数供开帐单
③贮存特殊陈列品装饰品设备
④关服务员致酬
⑤视察场需招领失物⑥场移交场理代表
第五阶段(周)：
①项目工作员协调处理全部未事项
②确定材料设备均已原部门
③核实活动全部费
④支付帐单结清帐目
⑤关方寄送正式感谢信
⑥授权机构报告出席数活动
7发言料接
知名士权威士会增加会议事前兴趣吸引更出席者幸著名士非总擅长演讲旦选定发言果遵循列预防措施收发言关系较会议开更效果
(1)邀请函具体发言提供出席员详细情况会议目发言需知道项目：
①会议日期时间点
②办单位名称背景目
③发表讲话次会议目性质
④指定具体讲题规定时间
⑤听众数特点
⑥全部日程概包括讲题发言
(2)明确说明单位酬金开支政策
(3)考虑发言需——务必做预定旅馆房间交通安排适发言会宴会招会受怠慢接讲话前休息时间准备时间
(4)计划应付意外情况提供发生紧急情况时联络姓名址电话号码
(5)会议前天电话发言宾次确定澄清细节
(6)恪守项安排未发言意决安排额外讲话发言前安排外冗长讲话
(7)会立发出感谢信支付开支酬金切勿发言处单位索取商定酬金境
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哈佛理会议手册
厦宽敞开放切开放持相意见持反意见
——林顿·B·约翰逊
忙碌紧张带高昂工作情绪全神贯注时工作产生高效率
——松幸助
哈佛理交流信息制定战略达命令程中会议效必需手段成功哈佛理会议必应效
——编者
哈佛语录
理系统中效率降低时单领导执行者团体领导执行者情绪动摇结果
吉诺夫
两种效率：种表面效率通纪律约束组织中产生种真正效率模拟
迪克·卡尔森生产率创造性样取进步工具
伊桥俊彦
第章 哈佛理
会议通
会议准
□ 会议特征
会议指三三(中持)发挥特定功进行种面面沟通特定功指列五项功中某项某项：
①提供信息②汇集信息③解决问题④宣传政策⑤培育训练
会议种理工具般着热衷厌恶两种极端态度热衷会议认会议缺少够举出许冠冕堂皇理维护观点厌恶会议会议作浪费时间浪费精力种活动够举出许耸听闻理支持见解两类士中厌恶会议者似热衷会议者更极具讽刺意味：诅咒会议懂开会甚喜欢滥开会议
客观说会议身具备热衷厌恶理必恢复会议真面目
热衷会议总强调会议必性甚认缺少未免言重算召开会议机构样存更况总找取代会议途径
探索开会样发挥会议功——提供信息收集信息解决问题宣传政策培育训练——等诸种途径
1提供信息
便条备忘录甚正式书面报告事信息交流样做显然开会更加济划算值注意书面东西时定算定完全理解种意义说开会失提供信息种明智举措会议中席面澄清会者疑问助视听器材增进会者信息解兴趣
2收集信息
召集够提供信息开会收集信息种效方法请求信息提供者书面方式信息传递果必解种信息复印然分发出外通约见关士面收集信息样做效果极佳
3解决问题
位面问题时机立断亲加解决授权代解决需付诸会议问题紧迫度高时希获集思广益效果邀请部属开会解决邀请部属商问题解决方案部属感受尊重表现出协商解决热情
4宣传政策
位准备定政策传达部属时候采取三种途径：第书面宣传第二面面宣传第三开会宣传书面宣传然符合济原面面宣传样说服力采面面方式根位员工特点调整宣传方式接受会议形式否考虑：会者间交流否足产生良说服效果假认交流利说服效果提高采开会宣传方式认导致会者矛盾宁采面面宣传书面宣传方式
5培育训练
力开发重性已企业界确认员工培育训练越越普遍数企业采专门会议方式员工实施培育训练——般谓会议培训外尚采取五种措施：
(1)指定员工阅读书刊
(2)求参加函授课程
(3)训练专长员工进行指导
(4)派遣员工学外界训练课程
(5)企校联合方式派遣员工教育机构进修
培训会议已逐渐受企业界重视该种会议兴办少应满足列六条件：
(1)需培训数甚(少10)
(2)培训会议满足培训员真正需
(3)企业提供租良培训场设备
(4)企业腾出班时间供员工培训员工愿意利私时间接受培训企业愿员工提供私时间接受培训津贴
(5)企业部够物色合适选事培训工作策划实行
(6)培训会议效益培训会议成
果六条件未时满足应轻易采取培训会议作培训手段应选择代途径
厌恶会议说会议没什益处害面滥开会现状承认种态度产生非毫根仔细观察难发现许会议基正理召开少包括列六种：
(1)满足聊愿开会——会议妨找时间家聚聚拘形式谈谈家关问题召开类会议实交际聊天没差
(2)符合惯例传统作风开会——会议历利星期三午段时间开会召开般谓例会例会召开议案时关基种开会召开会议
(3)攀开会——会议家部财务部星期举行次会议力资源岂落召开类会议目处理实际问题
(4)表功开会——会议开会级领导会偷懒召开类会议作取司信感手段
(5)推责开会——会议没理单独承担全部责召开类会议欠缺勇气面决策风险理者惯伎俩
(6)逃避接触产生难堪局面开会——会议想少数太难堪
召开例某位理者理15位部属中两位常迟早退召集会议全体部属面前重申准时班求希警告两位守时部属两位部属见事场产生种错觉事守时恶相失太介意守时13位事辜受责备士气低沉类会议白浪费16时间引起13士气低沉外实际效果言
消基正理召开会议目前般机构采取策：
(1)偶取消两次会议检验类会议需程度
(2)预定会议延期举行议程入次会议议程中减少会议次数
(3)局部全部取消例会需开会讨议案集中起等议案积累相程度开会重紧迫议案时召开会议讨
(4)机构部制定样政策：会议获级批准召开级属求召开会议求必应种政策发挥实效属充分正
理敢便开会
总结：会议种帮助发挥提供信息解决问题宣传政策培育训练等功手段非发挥该功唯手段未必手段应设法减少基正理召开会议时考虑召开会议前应设法探寻取代会议更效途径提高工作效率
□ 会议实效性
1什样会议算富实效
会议富实效寻找问题答案前须先解什样会议算富实效严格说符合三种求会议算富实效：
(1)目标实现——会议然种发挥特定功更确切说实现特定目标手段评测会议否具实效首标准便审视开会前会议设定目标实现价值
(2)目标短时间实现——求身颇具争性认开会程中讨甚争议种必然事情说冗长讨争辩视违背短时间实现目标求认会议中讨争辩实质意义言说算短暂讨争辩认浪费时间样绝数意：越短时间实现会议目标越
(3)会者会议感满意——谓满意意味会者会议题决议感高兴例会议题探讨裁减会者样会议定会感高兴设法令会者解裁员理令机会发表意见提出实施办法种作法少会感满意想会者会议感满意应提供机会量吐露心声参讨
三求中(2)(3)相范围相互突想会者感满意花时间讨想短时间实现目标必须剥夺会者讨机会
总真正富实效会议应具备条件：会者均感满意情况短时间实现会议目标然会议全部符合求实容易求少应成会议持会者努力方
2切实效会议危害
富实效会议帮助发挥提供信息收集信息解决问题宣传政策培育训练等功显然益效益难衡量富实效会议三危害：
(1)会议目标法实现会议目标实现导旦目标法实现会议投入切时间精力金钱全部泡汤
(2)会议承担机会成相观谓机会成指投入会议时间精力金钱改变途径产生效益时间精力金钱充作种途投入徒劳功会议导入途径获某效益获效益召开会议必须承担代价会议机会成难衡量场会议花销作初步估计假定：A某场会议会者10位B位会者月薪30000元C位会者月工作时间10000分钟D位会者时享福利等月薪25假设位会者班时间开分钟会议须支付代价375元十位会者开钟头会议须支付代价22
50元会议持规划会议时间会议直接成(资料印制纸张茶点等费)包括十开钟头会议须支付代价接3000元说十开钟头会议果法实现目标3000元会泡汤原先召开钟头会议泡汤3000元途径产生相观效益
(3)会者会议感满会者某次会议感满反应样：
会议持原样
持召开会议拒绝参加
会议会议会议议决决行行效
消极反应降低士气甚导致员工缺勤率流动率提高
3什会议没实效
导致会议失效素极存开会前发生会议进行中
出现开完会现诸素罗列：
(1)会议前
①欠缺目标
②目标明确
③欠缺议程
④会选(会者太会者太少)
⑤会议时间
⑥开会通知时间(太早通知开会太晚通知开会)
⑦开会通知容欠周详
⑧会议点
⑨会议场设备欠佳
10会者准备
11未订明会议终止时间议案时间分配
12会议准时开始
13会议太致会者听说开会感觉厌烦
14少开会致次会议议案堆积
(2)会议中
①事交谊活动
②外界干扰
③会者发言离题
④席出难题
⑤没必留会场员留会场
⑥犹豫决
⑦资料充足贸然决策
⑧少数垄断会议
⑨会者间交头接耳
10会者表明真正感受意见
11会者间争
12会者席争
13视听器材发生障
14 会者欠缺热心
15会议超出预定时间
16席未总结会议成果
(3)会议
①欠缺会议记录
②决议事项进行追踪
③会议成败失进行检讨
④时解散已实现务时性委员会工作组
⑤会者会议感满
诸种素席加控制关章节中分阐释席扮演角色席角色应具备条件循序探讨席应克服导致会议没实效诸种素
□ 席角色
说：会议席乐队指挥句话说半会议席固然乐队指挥样具举足轻重作担会议席担乐队指挥更加困难前者持会议程中需扮演种角色者持演奏程中始终扮演角色现席种会议中扮演角色阐释：
1提供信息
类会议中席扮演角色信息提供者席令会者解信息容避免信息产生误解曲解达目席应量避免单说教方式垄断整会议留出时间(方说10时间)解答会者疑问种情况席扮演解说者角色
2培育训练
类会议里席扮演角色传道授业解惑教师席参程度视课程性质会者课程熟悉程度定例课程身颇深奥会者该课程相陌生席参程度恐怕非高达总会议时间75—90课程身适合采取专案讨角色扮演等方式进行会者该课程甚解席参程度概降低总会议时间50左右会者课程相熟悉课程身适合广泛讨席参程度甚减总会议时间20
3宣传政策
类会议中席会者受新政策首先必须扮演提供者角色宣传政策作番叙述次必须扮演媒介角色鼓励会者提供政策发生兴趣次必须扮演解说者角色会者疑问提供解答必须扮演说服者角色设法会者心悦诚服接受方针政策类会议中席参程度致占总会议时间
5070较恰
4解决问题
类会议中席重务领导会者探索问题佳解决途径通常需做列五件事：
(1) 阐释问题涵问题发生背景解决问题重性
(2)解说者角色鼓动会者参问题解决
(3)控制者角色会议导入实现目标途径避免时间浪费谓意见突
(4)会者角色(脱离席身份成会者)提出见解
(5)回复席身份结会议成果指明未方类会议里席参程度概介总会议时间4060较理想
5收集信息
类会议中席扮演陈述者媒介两种角色阐明会议目标鼓动会者提供信息外重便扮演聆听者角色搜集会者提供信息席参程度应超总会议时间20较理想
阐释知席会议中需扮演角色甚会议中扮演种角色非席够恰分扮演种角色适事角色转换否难实现会议目标种会议极少单目标召开通常实现种目标召开种情况席需扮演角色更角色转换然更加频繁
□ 席素质〖HT〗
场会议中席均扮演种角色事次角色转换知成优秀会议席件容易事现位卓越席应具备素质：
1思考清晰敏锐
席没必成参加会议群中思考清晰敏锐者想获会者尊敬思考少应数会者更加清晰敏锐席会议前作准备思考力定提高
2善言词表达
席语言应具高度掌握力便思想观念准确误表达出必须够语言推动讨疏导会者思维方会议阶段总结取成果
3良分析力
席必须懂澄清问题透视问题层面指出种见解利弊失分辨事情轻重缓急
4抱着事态度
席必须位会者意见会者关注席某会者某观点偏爱厌恶感应恶影响事情判断想提出观点时必须告诉会者站立场发言非席身份说话
5公正
席会议中绝应袒护行种行阻碍进步讨会者——甚包括袒护者——失信心
6耐性
会者发表意见时辞达意会者群众面前感胆怯回避发言面类会者席应动提供协助鼓励做点席非具高度耐性
7灵活应付挑刺物
会者中难免会少数挑刺物存诸高度偏见者喜爱垄断发言者火气特者等席必须够犯前提效付
8沉着约束
激励会者信心席应表现热诚果敢态度外须保持沉着坚定约束应避免幕前度暴露应放荡羁发表意见垄断发言理说教等等
9具幽默感
幽默感消紧张气氛令会议利进行具作席运时应特注意避免轻浮浅薄话语
二会议程
□ 全体组讨
果说成功会议什秘诀话公开讨训斥指令现代员工没属员希机会提问讨组织部重事件决策容相互交流切磋彼思想
成效组讨漫谈区结会议持统驭力圆桌会议成功失败完全取决会议持身
1领导提示
般认领导工作会议中组织激发引导会议思考进程某方面非正式圆桌讨责放会议持肩讨质量取决会者态度相互影响会议领导必须敏感灵活必须适应讨问题变求性格然没做模式实际做法领导讨力般应原技巧改进：
(1)做准备会议持应讨题背景完善充分解
(2)事先思考便发现常见出现问题反者采取点
(3)通事先计划防止干扰假进电话必须接考虑外方开会检查材料视听设备保证切利
(4)评估听众低估智高估知识丰富程度
(5)解会者中充分考虑具特殊性会者交流方式
(6)会者感觉轻松应表现组员做威胁性局外幽默插话起作种情况达定程度时会议领导组时提醒会议目
(7)听众起等合作避免操
(8)般语言讲话总想表现高等
(9)明确会议目假宗旨解决问题简洁精确话陈述问题会者确切解会议容正视处理争焦点避免争白热化面红耳赤
(10)引导会议规定议程进行始终围绕中心议题展开
(11)遏制操会议倾实际验表明谈话超时间20意味着失效
(12)避免材料足果缺少资料讨身确实必少紧急情况考虑暂时休会
(13)断核回馈信息问：道理确知会者正相
目行动
(14)讲述表演选直观器材黑板记录组成员点样避免离题
帮助纳做出结
(15)鼓励组全体成员参加讨
(16)鼓励友协作基础进行生气勃勃讨
(17)扮演公调解缓激烈争引导会者介入讨争角冷静者宣布极短暂休息创造性利意见
(18)观点需聆听时限制某观点发表时间
(19)时提防注意力分散保持会议活跃假会者开始烦躁安设法参加行动
(20)节制直接问句种问句会产生种学校教室气氛阻碍表达气氛直接问句介绍特殊观点中止离开正题讨漫心腼腆介入讨缩短冗长独白领导意识某意见已发表观点相反时候应设法激发辩
(21)耐心记住交流意见需时间想法新奇许言外意探索时尤
(22)预先考虑会者提出意见抵制
(23)会议闭幕前做出总结纳会议成果着手行动
2应该避免问题
会议实现会者期时指责通常指会议领导常见情况领导方式毛病——领导垄断会议原领导果学会避免事项更效领导：
(1)避免会者难许想责备某种行动会会者产生卫态度
(2)避免代组思考领导想走组前头做总结回答问题鼓励讨
(3)避免错误方式叙述事情组立容易领导粗心意添加色彩陈述造成淡陈述意见容易抑制讨
(4)避免透露领导认接受答案解决办法表面职员倾想象理部门希做出反应假目客观思考真诚双交流避免偏颇错误想法
(5)避免讨中心目引发离题议委婉求组成员井井条走会议目事细节性讨时提问引回正题
(6)避免傲慢关键问题会者形式吸收信息核查回馈信息确定会议成效
(7)避免尚未出结者尚未开始积极行动休会结家理解
付诸行动
3难应付会者
难付持左右难面应付建议：
(1)付万事通鼓励会者附见解组成员降低议重性
(2)容应付辩会者保持冷静利提问话说出然交组付时强调数意见会者发言涉
(3)容易怨恨觉尊严受伤害认正教训样做工作保证验会者价值交流思想会议目重
(4)嘴会者支持需老练领导力抓住某观点征求意见组传递问题
(5)犹豫定会者积极性高行动起提回答容易回答问题点名回答方设法参加例协助示范表演者鼓励作报告
(6)没兴趣参设法提出涉工作容直接问句找活动中事情赞扬评价作便兴趣事引入讨
(7)假捣乱想出风头家注意设法绕更重话说发言者象喜欢嘴样假捣乱者意出难题避免直接批评讥讽嘲笑重申反批评意见问题交组处理(假继续捣乱组应致做种威胁挫锐气)必时单独谈话
(8)应声虫公开隐含奉承阿谀始终意领导者反馈信息反应虚假组集中讨专门议题时回避集中注意力具客观见解
□ 工作员会议
工作员会议级理员监督员机会理职进行参献策更重高理部门提供基层线信息集体参基目标数工作员会议解实情解决问题会议持职责程度调动线理员发言热情
成员作集体定期会晤天天接触形成种亲密非正式形式里面危机组中言行造成定政治影响非会议持认识情况作种日常惯抵制否某议程影响作会议持威信
1工作员应该长时间开次会
工作员开会频率取决两素：
(1)利工作员会议交流信息作出决策解决实际问题程度
(2)业务活动性质节制营条件环境高度敏感动态项目需开会频率低
工作员会议频率终取决会议作期达成果具效联络手段机构月开次工作员会议够机构觉周开次工作员会议合适机构觉天开次会算喜欢开定期会议机构宣称增加开会频率助：
①提供级理部门信息交流
②取更密切接触日常进展予记录特殊成予突出便立
特处理
③鼓励通持续检查回顾断思考现实潜问题
④提供机会位理联系工作出现问题关系
⑤发表许观点范围广泛背景验供解决问题作出决策
⑥位理洞悉部门问题
⑦认识总体营现状
⑧作训练基机构培养层理员
领导报告称通半时工作员会议学东西整日谈话特会议电话磋商适入整机构理体系种常定期工作员会议成公司生产性财富
张开工作员会议点立面反面点告诫委员会理许信息资料书面形式更分发特部门问题方式处理较少时间予解决
理员觉没时间听取理员问题两部门想独占会议时尤时假详提问题会花费时间训练理员正规指导理层发展计划更效张较少会议认考虑数理员天排满满日程表会议失少许失
2危险信号
高效工作员会议非子出现——广泛计划准备加熟练领导艺术综合结果数工作员会议定期召开效会议提防死板常规象工具样工作员会议求持续予注意保证生产力某危险信号表明件工具需磨快：
(1)会议全面理职组成素成营附属品时候
(2)议程中没必信息需传递没会者真感兴趣项目
(3)会议召开次数业务活动性质需似更频繁时候
(4)会议持续时间似超会议目值花费时间
(5)领导纪律松弛达会行动成果性减少消工作员会议庸俗成规关键机构会议计划结合总体营范围程度许公司营职样规定会议生产性目标
3破例会常规
公司发展职责扩组织机构责改变工作员会议
保留着固定状态会议模式旦形成倾固定变——惯总时间
点相召集次数样圈顾前否需出席会议持必须
断工作员会议效性重新评估必须象法样会议领导
身份象法样
负责时试图通询问会者评价会议效性许样明智审阅系列会议记录检查某方面进展情况：
(1)假工作员前次系列会议已决定明确行动路线行动现状
(2)工作员建议反应导致什行动
(3)工作员会会外否协调合作行职责会表面解会现实中起作
(4)搁置问题延迟行动现样否充分理重新列入议程项目
(5)理部门行动工作员会议建议相反处会者否行动前已告知做解释
(6)般言位会者参加合适会议参加者负责执行会议决议者间没信息交流延迟迹象
(7)工作员会议较否更效办法处理遇情况
4失误障碍
工作员会议理职方面明确营理作应仅事情复杂性稳定性重性需工作员集体参时候召开种会议估计约三分会议包括需参加开会时间需长者需召开工作员会议机构偿失典型情况：
(1)部门负责觉召集会议集体意见制定数计划决策更省力样分散责集体参加安慰日某受谴责尤
(2)参加会议成种声位旦邀请数观成员会继续参加时否需出席果种参加视员工机构政治框架里权威位圈成员资格会议成果更重
(3)计划会议产生计划结果例部门负责办公室召集会议没足够椅子次隔分钟进电话会议中断应该显示六月生产报告图表放映机烧坏灯泡
(4)提防认开会迟高职位特权员假会议持怕罪高阶士敢等齐开会会议必然原安排超出半时消耗员工作时间
(5)谨防会议持认确保明白方式包揽全部讲话然尊心奴役听众中实现满足事成
(6)时候告示备忘录起相作召集会议似组织材料容易外工作员需树立集体精神会议
假发现消述问题中工作员会议必定会益处
□ 常设委员会
委员会优点作切理权力范围找完成已委派工作需特殊
许公司益委员会制度组织系统认委员会行动方面缓慢优柔寡断委员会成功取决组织方式会议原应方式委员会组织点：
(1)务——委员会形成通常作超越正常业务渠道手段者没恰部门正常职责分工某特殊职负责种情况重明确规定委员会目职责委员会重叠侵占单位职责委员会首务补充事先决定想起作
(2)调查收集信息
(3)提供评估
(4)解决问题
(5)提出意见建议
(6)做出决策
(7)采取积极行动
(8)持久性——委员会宪章应规定务期限委员会否负项特殊务责完成解散诸推荐奖励调查财产损失等营出现问题开会委员会否象机构单位样持续责具永久性位常设委员会唯变动成员更换(例工作员营委员会)数情况确定期限完成务行撤销委员会更发挥作
(9)领导力——然会议持委员会务成员没直接公司责应博成员尊敬信指定位领导力工作量应该切实行筹划准备指导委员会完成务
(10)成员资格——委员会取决目实现目权力责根实际验委员会限制宜
答应担委员会成员意味着位参加者责作出某积极努力集体成功求位成员：
①会议预作准备包括搜集必需资料协调参加者会代表
②加入(独占)委员会务功
③避免利集会作满足动机手段(例赢赏识者牢骚辩护)
④做位积极学出席者消极观察者
⑤完成商定务设想继讨做准备
(11)贯彻底——委员会制度薄弱部分继续干常见情况委员会组成然忘掉负责组成委员会应负责决定继续干步骤体务具体期限常设持续委员会说明智做法通常：
①定期检查委员会成果务成员资格公司营改变需改变委员会目组成
②转换委员会成员样鼓励新观点满常规恢复活力分摊工作量增加理层发展机会
③分发委员会会议纪录便兴趣方提供信息确定委员会营动完成务程度
□ 咨询委员会
解决问题成功决完善计划熟练领导问题正确限定解决问题组获显著成功通常持做准备工作
面应考虑基素应遵循步骤：
(1)汇集事实
(2)明确问题
(3)建立商定判断标准
(4)研究预算确定支出限度
(5)收集更事实问题联系起
(6)分析资料合理类
(7)识供选择解决方法
(8)检验解决方法否符合成功标准考虑介绍拟议中新问题解决方法
(9)委员会结变建议
假问题解决委员会已授权行动准应包括：
(1)说服必须解决问题接受解决方法
(2)必时妥协
(3)检验修订解决办法否符合成功全部标准
(4)示范(检验)场合试验解决办法
(5)户接受检验解决办法加训练
(6)安置执行
(7)完成新方法
(8)评估效果
(9)建立控制程序保证采纳解决办法永久性
□ 委员会成效
委员会通常考虑专门问题领域常常超越部门界限理层次委员会成功求机智领导力参加者背景声智气质动机保障表达力会极差异融合品性需技巧持必须力关键时刻介入引导讨避开失误：
(1)假组改变原始目标老练领导设法重申话题目标通投票决定继续讨否适宜
(2)讨漫边际时持应设法注入引起争问题者求沉默提出具体意见办法重申目标问题纳已达成致意见澄清进行事项
(3)动机意见差异变明显激烈持必须找讨变成争处讨中心物转外办法许提出相关事项重新分析问题纳部分致意见效策略幽默感甚暂时休会帮助
(4)组想法意见致时效领导策略防止分歧固定提出方面新事实展防止峙迄达成致意见写黑板破僵局幽默暂时休会缓情绪方法
(5)仓促作结充分发挥委员会功提供机会考虑选择探索隐含意思询问佐证事实作会议结前确定全体参加者机会表达意见然致意见纳入结
(6)隐蔽动机聪明导入错误结委员会法导致错误决定时找推辞口注入假设问题收集提出更外部资料邀请位博学局外咨询改变思路
□ 全公司会
全公司会提供引起注意会议增进工作成员间团结致感情提供机会型会议适双交流公开讨传递信息建立更加良关系处
许员认接触全公司会重环认种会讲话重性职工机会会见高理部门层直接信息
1初步计划
费涉数生产中断理部门处员工严密检查评判全公司会需非常谨慎详计划面种集会处理控制建议：
(1)征求意见进行商讨争取支持层理部门参加
(2)征求第线理员意见建议找出谁计划贡献特殊干力
(3)制定暂编预算费估计
(4)起草暂定议程指派代表委员会进行审查
(5)检验计划行性留意方面没抵触员工利益方面工会计划方面生产进度方面场方面假日安排方面
(6)高层理部门重新评估暂定计划规划正确观察会议全面影响
2参加招会参观工厂
参加招会结合公司项设施巡视简单便宜效赢职工感办法助办公室员装配线工公司终产品联系起形成公司新豪感新兴趣
假负责细节举动会更成功关负担更：
(1)规定日期月计划准备时间避免社团活动假日突考虑气候业务日程年中项设施访问者感兴趣时间
(2)规划预算费取决公司款程度通常供应点心饮料分发册子商品者产品样品
(3)发请柬请柬通知必须明确时间职工家属否邀请列童数年龄限制求职工提出希邀请补充名单
(4)准备展览品陈列品参观工厂加直观器材会更意义器材会加深参观者印象觉公司良安全工作方公司计划表明前途希产品展览外许公司设计五颜六色标记表明设备项目投资额提供职业岗位均成公司销货现金情况
(5)训练工作员处命状态召集部门负责第线理解释计划争取协助假第线理担导请推荐导情况简介写成摘提供导准备分发提出问题答案
(6)准备项设备包括指示公司标记安排适停车场访问者引路服务员标明休息室检查急救品油漆通道线方标记等候方提供增设座位假没助食堂恰招休息方搭帐逢供访问者聚集进行社交活动
(7)拟定礼仪行政部门礼仪参加招会成功起着重作迎候者重员工机会公司高级代表面面接触重考虑素某场合公司高级职员正式整集会发表讲话场合公司高级职员正式整集会发表讲话场合开始参观组受高级职员欢迎位总裁参观结束时位访问者致意作务认印象意义
3公司宴会圣诞节聚会
数公司圣诞节聚会公司圣诞节聚会公司集会更供应含酒精饮料果聚会计划包括烈性酒理部门应考虑细节：
(1)包括员工妻子丈夫发封邀请信
(2)安排聚会开始久供应足够数量食物早开始早散会减少饮酒量量减少交通事
(3)安排娱乐节目喧闹集会通关闭酒吧改演出安静
(4)关闭酒吧项活动庆祝活动达高潮抽奖发奖品参加庆祝活动充足时间离开前安静
4全公司会核细
员配备求：
(1)会议总持持会议会议负理责准备工作委托负责
(2)项目指导受会议总持委派负责项目计划组织全面指导协调负责项目全部员活动材料设施批准全部财务开支契约协议
(3)规划理辅助项目指导负责安排规划容会议议程发言获顾会专刊等
(4)项目公关系理受项目指导委派负责公司宣传宣传外交流报刊公众关系
(5)设施理受项目指导委派负责会议全部专门设备材料供应品订货安装保养处置负责布置维护会议场
(6)食品娱乐理受设施理委派负责订购监督全部食品饮料供应监督会食品供应清理安排协调表演娱乐节目
第阶段(开会日期数月前)：
①确定宗旨目标
②命项目指导
③考虑暂定方案
④公司工作部门介入征询意见
⑤估计费
⑥规划暂编预算
⑦规定没互相抵触日期
⑧预定会议场
⑨聘请外界发言安排娱乐节目
第二阶段(开会日期前二三月)
①完成员配备
②确定组织机构计划权力分工
③确定工作预算开支程序
④完成方案
⑤通知员工开会
⑥着手宣传方案
⑦邀请特宾
⑧场食品娱乐节目额外桌椅专门设备订立合
⑨准备展览品陈列品
１０订购指示牌装饰品旗子花
１１落实装饰品装置符合消防安全规章
12准备专门设施
13预定专电话时装置
14预定视听设备黑板法兰绒板提供真实性效果具
15协调确定发言发言介绍
16指派训练持导示范表演停车场失物招领处衣帽存放间登记处服务员
17预定免费样品纪念品
18预定证章邀请信册子入场券印刷品
19聘请摄影师
20 建立报纸杂志电视台线电台联络
21公司员监察熟悉行动计划
22万发生时空场安排应急发言(娱乐节目)
第三阶段(准备期天)：
①检查方案完成行动计划
②检查登记处招处否备证章登记单字机恰登记方法电话布告栏般紧急通知
③检查次会议指定场核座位计划设施设备
④检查方否恰安置标记：接参观登记处方陈列室救护失物招领处停车场
⑤扩音系统视听设备确定专门设备操作员
⑥次确定发言计划需协助黑板粉笔黑板架指示器视听设备均已备齐
⑦核实方面均已位命(包括手设备)：食品饮料服务衣帽存放间发言娱乐节目演员休息室化装室宾停车场
⑧核查专电话装置交通工具
⑨检查保安员应急安排
第四阶段(会立进行)：
①亲发言宾特殊贡献者致谢
②计算出席数
③拆卸退租设备
④寻找遗忘器材物品
⑤监督彻底检查清理工作
⑥检查否引起火灾安全事危险
⑦场移交安全巡逻队
第五阶段(会议期周)：
①项目工作员中发动讨会征求建议评估解未事项状况
②发言特殊贡献者致函正式表示感谢
③检查存货清单确知全部财产设备材料已着落已适处置退
④求工作员核实全部发票发言报酬债务
⑤会议报告汇编提交授权机构
□ 招宴会
宴会含义定目进餐会议计划者职责提供达目气氛
果公司算宴会鸡尾酒会费全部回报计划必须现实义充量指种气氛吸引全部听众注意力达45分钟1时——时间公司目否足够假够形式会议更适合决定种举动前公司必须认识取部分价值形遥远
1宴会成功十项标志
型团体安排宴会件容易事情成功场合计划组织理致宾客意识详计划
验计划者认10点意味着次利进行招宴会：
(1)选择吸引力通风良房间宴会厅足够空间拥挤会破坏精心设计场合
(2)假宴会前举行鸡尾酒会肯定酒会掌握截止时间均明确规定(果招会正餐45分钟时相宜业务性鸡尾酒会通常两时)
(3)富想象吸引力安放餐桌增加全面效果增加费选派位知识渊博检查细节
(4)舒适座位安排方式背讲台减少低限度
(5)准时开宴假75客已入席等晚散漫
(6)肯定菜肴吃起样(热茶定热半凉热)
(7)亲切介绍宾宣布事项耗时间限度
(8)介绍宾发言文娱节目应宾客疲劳力欣赏前确知节目单知道应什时候停止(发言应懂20～30分钟时间限制)
(9)安排节目应宾客坐两半时
(10)宣告时间结束宴会
2订立承办宴会服务合
参加招会周年庆祝会通车库仓库改装成宴会特招会场进行戏剧性安排想象力帮助预算保持合理范围时候公司建筑物外举行会议支出额外开销正种情况宴会承办活动成功关键素
服务安排般公司常量业务安排心周分钟出点问题避免验总宴会厅领班许办法保证公司宴会成功
验宴会承办需知道宴会时间日期预计出席数预算数专业宴会承办根条件开展整活动够计划订单提供资料宴会办者确定预算然必定然愿意宴会承办订立详细书面协议协议应包括：
(1)预定特指定干房间举行宴会假需时间安装特视听设备装饰品餐桌纪念品座位卡商定提前特重
(2)预先选定菜单逐道列举菜名假涉助餐餐前吃逐项具体说明名称数量
(3)安排烈酒供应控制包括开始终止供应时间烈酒份抑瓶计费供应酒保服务员提供
(4)安排费服务费支付食品酒吧服务员衣帽间服务员员
(5)般物质条件包括楼面布置座位安排讲台位置扩音器扩音系统放映设备聚光灯设备
(6)需补充工作员诸幻灯片录放映员扩音系统操作员保安警察额外衣帽间服务员员包括应岗位具体时间
(7)预计宴会承办订购供应特物品例花木布置宴会帽餐桌纪念品
(8)安排宴会承办饭店俱乐部餐馆提供录音带现场伴奏音乐娱乐节目
(9)关取消规定关办者保证出席数日期规定
项应列入宴会理核细
3价格适美餐
预算越限创造力计划越重记住想象代价高素预算宴会承办力限度富想象寻求周宴会宾客普通餐馆菜单菜单必精致昂贵宾客出席高兴里建议：
(1)质颜色味道方面运加奶油菜含奶油甜点心
(2)增添戏剧气氛甜点放华丽灯台端动景象容易办
法
(3)众考虑老套菜单没菜通常弄会更贵牛肉疏菜麦片浓汤浓肉汁菜汤标准汤者考虑苹果馅饼样美国式带甜奶油汁冰淇淋印第安布丁
(4)熟菜必须热冷菜必须冷假第道菜冷带着冰正熟菜时候乱假节目时间紧冷菜时宣布熟菜时避免干扰4关烈酒令清醒事实
理部门观点计划中关供应烈酒部分部分更加心准备控制简单计算列面数字严格控制重性
事实准确数清招会饮料消耗数字宴会承办饭店俱乐部餐馆营诚实非控制办法否开帐单时难免感愉快意外
验招会理员般认瓶订购烈酒样核宴会前发出瓶数
宴会余数较简单(空瓶应点清时挪走)开着瓶通常瓶十分
估计确定应开帐费
般取办法求饮料计量酒保允许斟饮豪做法会增加烈酒消耗量公司认购买标准配方量调配鸡尾酒取样承办单位开会前调配备两种酒精成分酒决赖宴会承办餐馆动结束酒吧服务工作结束酒吧信号应该秘密样礼宾客设法延长宴会避免发生愉快情况通指定位足够威命令酒吧中止异议假鸡尾酒会宴会前般认45分钟时极限假鸡尾酒会般认两时合适实际行
宾客欣赏招会服务时间掌握重考虑素提供合适服务容易招会变成难题验鸡尾酒会理员25～100招会安排名酒吧服务员1～2名服务员假数300计划雇3名酒吧服务员4名更服务员
5理员需帮助
理宴会类似组织演出——负责全部效果表演费观众舒适演出非真正负责设计指挥复杂集会验否永远解工作量众细节关心程度进行真正成功活动求听然避免带极损害理类性质活动涉许许细节没单独完成编列核清单分派工作务绝必
活动前时项目理必须现场检查集会理假定宴会承办委员会助理均已完成协议务讲效率验理愿意工作员仔细检查确保项计划均已完全令满意执行需特考虑项目包括：
(1)通风温度记住体温室温升高室温开始时稍凉指定台座某理部门联系调节空调
(2)般物品装备检查家具确已计划放适合活动实际需务必做餐桌间充足方便宾客走动柜面足放首席餐桌供文娱活动接方适数量椅子出口处堵塞方整齐清洁美丽悦目
(3)特定座位安排仔细检查首席餐桌安排(双座位卡办法免听众中走嘉宾难)假客座位卡事先卡片餐桌号码分开放信封里服务员分发座位卡
(4)烈酒控制确定酒吧服务安排控制烈酒意图实现次证实酒吧间领班终止供酒时间完全理解
(5)总次确定服务时间细节安排服务员收集餐券(假适话)安排服务员甜点咖啡刻离(场助手催促服务员离办法)
(6)节目征求发言意见协调表演节目机会熟悉环境安排调整必果计划安排跳舞伴奏音乐指定名工作员监督乐队
(7)安排宴会结束工作招会烈酒盘存贮存视听设备专陈列品装饰品服务工作员致酬证实招会宴会出席数供开帐单细节列核细协助制定计划表
6宴会招会核细
员配备求：
(1)项目理负责计划组织推动全面指导协调工作负责监督项目全部员活动器材设施批准全部开销签订协议
(2)设施持受项目理委派负责物品服务安排包括宴会承办场理部门磋商联络协调监督集会场准备食物饮料供应订购运输安置保处置活动关特殊器材供应品
(3)公关系指导受项目理委派负责计划组织指导宣传活动新闻媒介保持联系协助项目开发登记
第阶段(量提前)：
①决定集会基目题
②确定时间日期
③完成项目工作员指派
④编列暂定邀请名单估计出席数
⑤制定初步预算(包括需付出席者报酬费)
⑥招标承办场宴会
⑦选定场宴会承办签订合
⑧签订合者提供详说明会场面图座位计划菜单服务求等
⑨设计详细议程规划
10 约请发言表演娱乐节目致词执事员
11设计节目预告材料发布消息日程
12安排预定办法包括确定截限取消日期
13物特邀宾发送邀请信
第二阶段(宴会前月)：
①订购特殊物品晚会纪念品餐桌装饰品起说明作陈列品纪念品奖品
②预定额外视听设备
③场理部门考察新事态发展变动添置
④增加工作员指定专办理登记监督烈酒控制陪伴发言特邀宾
⑤汇集资料订购复制品(印刷节目单菜单座位表委员会名单)
⑥次确定项目关协议(会议时间点登台露面确切时间报酬细节)
⑦安排出现意外情况时代节目
第三阶段(活动开始前时刻前天)：
①确定接受特殊务项目中出面位理解力
②通知宴会承办场理登记表检查项求说明
③检查房间布置符合计划求(确保适合实际需餐桌间足够方宾客走动柜面足放首席餐桌供娱乐节目)
④检查出口堵塞做整场整洁⑤落实特殊装饰已计划装置
⑥视听设备位试验工作情况(回响会太扩音系统适放映机焦距准确)
⑦仔细检查首席餐桌安排座位卡位置
⑧落实酒吧服务安排烈酒控制措施实现次酒吧领班确定酒吧结束时间
⑨总次确定供应时间细节(安排收集餐券完甜点咖啡服务员立离)
10发言表演娱乐节目员熟悉环境限度舒适必做调整
第四阶段(紧着宾客离开)：
①活动立刻盘存烈酒
②理部门确定出席数供开帐单
③贮存特殊陈列品装饰品设备
④关服务员致酬
⑤视察场需招领失物⑥场移交场理代表
第五阶段(周)：
①项目工作员协调处理全部未事项
②确定材料设备均已原部门
③核实活动全部费
④支付帐单结清帐目
⑤关方寄送正式感谢信
⑥授权机构报告出席数活动
7发言料接
知名士权威士会增加会议事前兴趣吸引更出席者幸著名士非总擅长演讲旦选定发言果遵循列预防措施收发言关系较会议开更效果
(1)邀请函具体发言提供出席员详细情况会议目发言需知道项目：
①会议日期时间点
②办单位名称背景目
③发表讲话次会议目性质
④指定具体讲题规定时间
⑤听众数特点
⑥全部日程概包括讲题发言
(2)明确说明单位酬金开支政策
(3)考虑发言需——务必做预定旅馆房间交通安排适发言会宴会招会受怠慢接讲话前休息时间准备时间
(4)计划应付意外情况提供发生紧急情况时联络姓名址电话号码
(5)会议前天电话发言宾次确定澄清细节
(6)恪守项安排未发言意决安排额外讲话发言前安排外冗长讲话
(7)会立发出感谢信支付开支酬金切勿发言处单位索取商定酬金境
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