浅谈公文格式规范
政机关公文格式规范化机关公文基求保证公文质量提高公文办理效率重手段显示权威性特征重标志某机关领导公文办理员公文格式重性缺乏足够认识甚错误认公文格式形式已容正确格式规范规范关紧种错误认识导致部门公文法规组织认真学作广泛深入宣传时转发基层组织实施公文办理中常常旧甚错误公文格式思改正影响公文格式标准化进程影响公文办理效率质量
规范公文格式利发挥公文效
政机关公文处理工作条例（简称条例）规定公文般份号密级保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发标题送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件抄送机关印发机关印发日期页码等组成公文具规定格式制发公文必须统格式保证公文完整性准确性程序性便公文处理发挥公文效
1 关签发公文签发公文生效必备条件公文必须发文机关负责签发正式生效公文签发发文机关负责履行职责重体现条例规定行文应标注签发姓名公文文种中请示报告请示性公文程序求办理意见应该行文格式处理求必须出现签发标识区域标注签发姓名规定行文必须标注签发姓名目表明公文具体负责者督促关领导认真严肃履行权利义务确保公文质量时级机关领导解级机关谁报事项负责国行政首长负责制需
2关密级印发传达范围涉密公文应根涉密程度分标注绝密机密秘密保密期限公文尤涉密公文应根工作需确定印发传达范围确定印发传达范围两基原：工作需原应根工作需确定应简单知悉公文容视种政治遇者行政级作确定公文知悉范围二涉密范围化原应国家秘密知悉范围量限定够限定具体员限定具体员限定具体员限定机关单位机关单位限定具体员然传达范围限定限级级行文级级行文宜规定传达范围
3关发文机关署名印章成文日期公文落款中署名印章成文日期公文生效标志构成三素印章体现公文效力表现形式公文生效标志鉴定公文真伪重成文日期公文生效时间政机关公文生效重标志确定成文时间起问题实际作公文果没生效时间某种意义说纸空文
4关发文机关标志署名发文机关名称条例规定公文标题发文机关名称事文种组成版头中发文机关标志发文机关全称者规范化简称加文件二字组成发文机关全称者规范化简称原发文机关标志中发文机关全称者规范化简称公文标题中发文机关名称落款中发文机关署名致联合行文时发文机关名称作省略值注意完整规范公文标题发文机关名称事文种三素组成受文者明白份公文机关发说什问题什种类公文省略发文机关名称受文者版头落款署名中出份公文机关发利公文运转办理利公文标题引
二规范公文格式利提高办文效率
1关紧急程度紧急程度公文送达办理时限求注重公文时效类公文特重突发性事件重舆情等应时报根工作需标注公文缓急程度量避免时报送情况需请示级机关事项应级机关留出足够研究决策时间特紧急公文更协调充分提前进行时充分沟通说明抓紧办理早报送收文机关说紧急公文重事项应收办坚持急件急办特事特办专催办
2关附注机关附注处注明公文传达范围公文发放范围执行时需注意事项加说明根中华民国政府信息公开条例相关规定求行政机关起草公文时应审查明确该公文公开属性（动公开申请公开者予公开）公文附注处注明公开属性切实加强公文公开保密审查没标注公开发布意公开确需公开须发文机关意收文机关权行公开转发级机关公文时未级机关意擅网公开请示性公文附注处注明联系联系电话便级机关审批请示事项中必时请示单位解详细情况时批复旦需补充相关材料够第时间找请示单位联系确保公文运转中时效性提高公文处理效率
3关附件附件说明政机关公文格式（中华民国国家标准GBT 9704—2012）规定公文附件必须标注应附件说明没附件说明直接正文中写附件附等确保公文结构完整便快速方便找公文正文说明补充者参考资料
4关印发日期标识印发日期准确反映公文生成时效般说公文领导签发生效时间需字校复核等环节印发日期公文付印时间准界定成文日期印发日期区通解成文日期印发日期时间差发文机关掌握制发公文效率收文机关掌握公文传递时间印发日期送达时间差超出正常送达需时间应时解情况落实办文时限责提高办文效率
5关版记版记应标注公文面便受文者查版记素规范标注版记素送机关抄送机关时应送机关置抄送机关行印发机关印发日期公文送印机关送印日期信函格式版记加印发机关印发日期
三规范公文格式利降低行政成
1关发文字号发文字号发文机关代字年份发文序号组成确定发文字号机关发文办理程中必程序发文字号发文单位发出公文进行登记重项目固定公文形成中次序位置维护公文形成系统性完整性通发文字号序号方便统计发文数量编制发文字号根目便公文规范化理规范发文字号仅公文办理公文理工作中重意义公文档查找利提供准确
2关份号份号件公文印制干份时份公文序编号标注份号利加强公文理利便掌握公文利公文分发查阅统计清退销毁条例规定涉密公文定标注份号
3关保密期限根中华民国保守国家秘密法规定国家秘密保密期限特殊规定外绝密级事项超三十年机密级事项超二十年秘密级事项超十年保密期限年年年计保密期限年月计国家秘密保密期限标明制发日起算标明制发日国家秘密通知密级保密期限日起算提前解密者延长保密期限原定密机关单位决定级机关决定合法定密利节省行政成合理定密会带保密成
4关送机关抄送机关送机关公文受理机关负公文容进行解答复贯彻执行责抄送机关送机关外需执行者知晓公文容机关应严格工作需保密求合理确定公文分发范围提高发文针性效性抄送机关职职权享知情权外具执行义务抄送机关妥善处理收公文机关关系密切需执行应公文转入办文环节妥善保公文备
公文格式公文规范化具体表现标志公文质量机关作风工作水重表现条例第七条规定级政机关办公厅（室）机关公文处理工作级机关公文处理工作进行业务指导督促检查加强单位公文处理工作指导监督检查督促办文员公文格式严格关全面提升公文质量
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政机关公文格式规范化机关公文基求保证公文质量提高公文办理效率重手段显示权威性特征重标志某机关领导公文办理员公文格式重性缺乏足够认识甚错误认公文格式形式已容正确格式规范规范关紧种错误认识导致部门公文法规组织认真学作广泛深入宣传时转发基层组织实施公文办理中常常旧甚错误公文格式思改正影响公文格式标准化进程影响公文办理效率质量
规范公文格式利发挥公文效
政机关公文处理工作条例（简称条例）规定公文般份号密级保密期限紧急程度发文机关标志发文字号签发标题送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件抄送机关印发机关印发日期页码等组成公文具规定格式制发公文必须统格式保证公文完整性准确性程序性便公文处理发挥公文效
1 关签发公文签发公文生效必备条件公文必须发文机关负责签发正式生效公文签发发文机关负责履行职责重体现条例规定行文应标注签发姓名公文文种中请示报告请示性公文程序求办理意见应该行文格式处理求必须出现签发标识区域标注签发姓名规定行文必须标注签发姓名目表明公文具体负责者督促关领导认真严肃履行权利义务确保公文质量时级机关领导解级机关谁报事项负责国行政首长负责制需
2关密级印发传达范围涉密公文应根涉密程度分标注绝密机密秘密保密期限公文尤涉密公文应根工作需确定印发传达范围确定印发传达范围两基原：工作需原应根工作需确定应简单知悉公文容视种政治遇者行政级作确定公文知悉范围二涉密范围化原应国家秘密知悉范围量限定够限定具体员限定具体员限定具体员限定机关单位机关单位限定具体员然传达范围限定限级级行文级级行文宜规定传达范围
3关发文机关署名印章成文日期公文落款中署名印章成文日期公文生效标志构成三素印章体现公文效力表现形式公文生效标志鉴定公文真伪重成文日期公文生效时间政机关公文生效重标志确定成文时间起问题实际作公文果没生效时间某种意义说纸空文
4关发文机关标志署名发文机关名称条例规定公文标题发文机关名称事文种组成版头中发文机关标志发文机关全称者规范化简称加文件二字组成发文机关全称者规范化简称原发文机关标志中发文机关全称者规范化简称公文标题中发文机关名称落款中发文机关署名致联合行文时发文机关名称作省略值注意完整规范公文标题发文机关名称事文种三素组成受文者明白份公文机关发说什问题什种类公文省略发文机关名称受文者版头落款署名中出份公文机关发利公文运转办理利公文标题引
二规范公文格式利提高办文效率
1关紧急程度紧急程度公文送达办理时限求注重公文时效类公文特重突发性事件重舆情等应时报根工作需标注公文缓急程度量避免时报送情况需请示级机关事项应级机关留出足够研究决策时间特紧急公文更协调充分提前进行时充分沟通说明抓紧办理早报送收文机关说紧急公文重事项应收办坚持急件急办特事特办专催办
2关附注机关附注处注明公文传达范围公文发放范围执行时需注意事项加说明根中华民国政府信息公开条例相关规定求行政机关起草公文时应审查明确该公文公开属性（动公开申请公开者予公开）公文附注处注明公开属性切实加强公文公开保密审查没标注公开发布意公开确需公开须发文机关意收文机关权行公开转发级机关公文时未级机关意擅网公开请示性公文附注处注明联系联系电话便级机关审批请示事项中必时请示单位解详细情况时批复旦需补充相关材料够第时间找请示单位联系确保公文运转中时效性提高公文处理效率
3关附件附件说明政机关公文格式（中华民国国家标准GBT 9704—2012）规定公文附件必须标注应附件说明没附件说明直接正文中写附件附等确保公文结构完整便快速方便找公文正文说明补充者参考资料
4关印发日期标识印发日期准确反映公文生成时效般说公文领导签发生效时间需字校复核等环节印发日期公文付印时间准界定成文日期印发日期区通解成文日期印发日期时间差发文机关掌握制发公文效率收文机关掌握公文传递时间印发日期送达时间差超出正常送达需时间应时解情况落实办文时限责提高办文效率
5关版记版记应标注公文面便受文者查版记素规范标注版记素送机关抄送机关时应送机关置抄送机关行印发机关印发日期公文送印机关送印日期信函格式版记加印发机关印发日期
三规范公文格式利降低行政成
1关发文字号发文字号发文机关代字年份发文序号组成确定发文字号机关发文办理程中必程序发文字号发文单位发出公文进行登记重项目固定公文形成中次序位置维护公文形成系统性完整性通发文字号序号方便统计发文数量编制发文字号根目便公文规范化理规范发文字号仅公文办理公文理工作中重意义公文档查找利提供准确
2关份号份号件公文印制干份时份公文序编号标注份号利加强公文理利便掌握公文利公文分发查阅统计清退销毁条例规定涉密公文定标注份号
3关保密期限根中华民国保守国家秘密法规定国家秘密保密期限特殊规定外绝密级事项超三十年机密级事项超二十年秘密级事项超十年保密期限年年年计保密期限年月计国家秘密保密期限标明制发日起算标明制发日国家秘密通知密级保密期限日起算提前解密者延长保密期限原定密机关单位决定级机关决定合法定密利节省行政成合理定密会带保密成
4关送机关抄送机关送机关公文受理机关负公文容进行解答复贯彻执行责抄送机关送机关外需执行者知晓公文容机关应严格工作需保密求合理确定公文分发范围提高发文针性效性抄送机关职职权享知情权外具执行义务抄送机关妥善处理收公文机关关系密切需执行应公文转入办文环节妥善保公文备
公文格式公文规范化具体表现标志公文质量机关作风工作水重表现条例第七条规定级政机关办公厅（室）机关公文处理工作级机关公文处理工作进行业务指导督促检查加强单位公文处理工作指导监督检查督促办文员公文格式严格关全面提升公文质量
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