机关公文处理制度
××机关公文处理制度
第章 总
第条 厅机关公文处理工作规范化制度化科学化提高公文处理工作效率公文质量根国家关规定结合厅机关实际制定制度
第二条 厅机关公文处理工作应坚持实事求原严格国家制度规定进行做准确时安全保密
第三条 厅办公室厅机关负责指导级单位公文处理工作务：
（）国家关规定制定厅机关公文处理工作项具体规章制度负责组织实施
（二）负责厅机关收发文办理公文理立卷档等工作
（三）起草校核厅厅办公室名义制发公文
（四）负责公文处理中督促检查工作
（五）负责公文处理中安全保密工作
（六）级单位公文处理工作进行业务指导组织业务交流业务培训
（七）负责公文处理关工作
第四条 厅办公室负责公文处理工作员应具较高政治业务素质工作积极作风严谨遵守纪律恪职守刻苦钻研乐奉献熟悉种办公动化手段努力提高工作效率质量
第五条 厅机关公文处理工作应贯彻政分开原行政公文组织作指示处理种事务
第二章 公文种类
第六条 公文必须国家规定文种行文公文种类：
（）命令（令）
适关法律规定发布规章宣布施行重强制性行政措施奖惩关员撤销级机关适决定
（二）决定
适重事项者重行动做出安排
（三）指示
适级机关布置工作阐明工作活动原
（四）公告通告
公告适国外宣布重事项者法定事项
通告适定范围公布应遵守者周知事项
（五）通知
适批转级公文转发级机关秒相隶属机关公文发布规章传达求级机关办理关单位需周知者执行事项免聘干部
（六）通报
适表彰先进批评错误传达重精神者情况
（七）报告
适级机关汇报工作反映情况提出意见者建议答复级机关询问（请级机关指示者批复公文报告）
（八）请示
适级机关请求指示批准关事项（请示请示请示报告）
（九）批复
适答复级机关请示事项
（十）函
适相隶属机关间相互商洽工作询问答复问题关部门请求批复（关部门请求批复请示）
（十）会议记
适记载传达会议情况议定事项
第三章 公文格式
第七条 公文般发文机关秘密等级紧急程度发文字号签发标题送机关正文附件印章成文时间附注题词抄送机关印发机关印发时间等部份组成
（）发文机关应写全称者规范化简称联合行文办机关家机关名称办机关应排列前（文号应编办机关文号）
（二）秘密公文应分标明绝密机密秘密文件秘密等级标注首页右角密码电报秘密等级标注首页密级栏绝密机密公文应标明份数序号
（三）紧急公文应分标明特急紧急标注首页右角秘级时收标注方位置紧急电报应标首页等级栏标明特急加级级
（四）发文字号包括机关代字年份序号般位发文机关横格线正中位置年份简写置中括号联合行文标明办机关发文字号
（五）报公文应标明签发姓名般标注发文字号右侧联合报签发姓名排列排列序发文机关致
（六）公文标题应准确简明扼概括公文容般应标明发文机关准确标明公文种类标题中法规规章名称加书名号外般标点符号批转公文标题应避免重复语
（七）送机关应写机关全称者规范化简称位标题正文顶格位置便正文前列出送机关公文决定会议记等送机关列正文
（八）公文附件应正文成文时间前注明附件名称二附件应注明附件序号附件应首页左角注明附件序号附件般应件装定起装订起应附件首面左角注明件发文字号
（九）公文会议纪外应加盖印章印章端正盖正成文时间中方压正文底边成文时间联合行文联合发文机关应加盖印章印章左右排列排列序发文机关致盖印章公文般标明发文机关名称落款需署领导姓名应冠职务正文末页空白处盖章加标明成文时间加盖印章时印章左方标明（页正文）
（十）成文时间领导签发日期准联合行文签发领导签发时期准电报发出日期准
（十）文件应标注题词报文件应级机关求标注题词题词标注文件末页抄送机关
（十二）公文件抄送机关标注题词印发机关印发时间
第八条 公文文字左右横写横排印制文件标题般2号宋体字正文3号仿宋体字页19行行25字
公文纸般16开型（260×184）涉外公文采国际标准a4型（297×210）左侧装钉
第四章 行文规
&nb
sp 第九条 湖南省交通厅湖南省民政府全省公路水路交通行职部门职权范围独立外行文
行文：省民政府省省政协国家交通部报告请示工作根工作需中央关部委汇报请示工作
行文：隶属单位州市交通局布置工作交办务答复请示事项厅职处室外行文厅办公室外行文职权范围相隶属单位行文
第十条 行业理局二级单位职权范围行文般越级请示工作越权外行文
第十条 单位级委军队机关民团体行行政职事业单位联合行文
第十二条 请示应文事般写送机关领导交办事项外请示直接送领导
第十三条 报告中夹带请示事项
第五章 收文办理
第十四条 收文办理般包括传递签收登记分发拟办批办承办催办查办立卷档销毁等程序
第十五条 收文应专负责登记标明秘密等级公文级机关公文报送机关公文代厅拟文稿会签文稿重抄送公文均应编号登记
第十六条 文件分发应根文件确定发送单位秘密等级紧急程度附件等情况查清楚编号登记封发机密件绝密件封口应加盖密封章贴密封笺交机交通部门投送
第十七条 需办理公文文秘部门应时提出拟办意见送领导批示交关部门办理紧急公文应提出办理时限
第十八条 承办单位应抓紧公文办理延误推诿属单位职权范围者说宜单位办理应迅速退回交办单位文秘部门说明情况
第十九条 拟草公文应做：
（）符合国家法律法规方针政策关规定提出新政策规定切实行加说明
（二）情况确实观点明确条理清楚文字精炼书写工整标点符号准确编幅力求简短
（三）名名数字引文准确引公文应先引标题引发文字号日期应写具体年月日
（四）转发公文应转发文件责者公文标题
（五）结构层次序数第层第二层（）第三层1第四层（1）公文结构层次宜
（六）必须国家法定计量单位
（七）词字准确规范文简称般应先全称注明简称
（八）二级单位代厅拟稿应公文格式印者方格纸誊正领导签署报（附报文稿磁盘）
第二十条 公文中数字成文时间部分结构层次序数词词组惯语缩略语具修辞色彩语句中作词素数字必须汉字外应阿拉伯数码
第二十条 公文机关领导签发重者涉面广必须正职持副职签发授权公文办公室签发
第二十二条 审批公文 批应明确签署意见写姓名审批时间审批圈阅应视意圈阅注明时间
第二十三条 草拟修改签批公文应钢笔毛笔专签字笔装订线外书写
第二十四条 公文送领导签发前应办公室进行审核审核重点：否需行文否符合国家法律法规方针政策关规定否关部门协商会签文字表述文字公文格式等否符合国家行政机关公文处理办法关规定
第二十五条 级行政机关秘密公文绝密注明准翻印外厅领导办公室批准翻印复印翻印复印件机文件进行理密码电报翻印复印密电明复明电密电混
第二十六条 传递秘密公文必须采取保密措施确保安全利计算机传真机等传输秘密公文必须采加密装置绝密级公文利计算机传输
第二十七条 送厅未明确送厅需厅办理公文厅收发室应公文标题密级发文字号发文机关成文日期送机关份数收文日期登记妥善保证定期移交档案室档时公文全文扫描录入微机发送厅办公室处室办理公文列事项
需该公文时收发室应提供复制件转发公文应该公文送办文处室注明公文
第二十八条 厅办公室应根文容轻重缓急时提出拟办意见送厅领导批示者发送关处室部门办理紧急公文应提出办理时限
特殊情况外厅领导受理未办公室登记注批公文
第二十九条 需送位厅领导传阅传批公文厅办公室定序送关领导阅知批示办理公文传阅传批应时掌握公文作记录避免漏传误传延误厅领导指示外应公文厅领导间行传递
第三十条 厅领导批示公文办公室注请处室部门阅处公文收发室办公室秘书送达承办处室部门签收登记
第三十条 承办处室部门应抓紧公文办理延误推诿属处室部门职权范围者适宜单位办理应迅速退回厅办公室说明理
第三十二条 送厅领导批示者关处室部门办理公文厅办公室负责催办查办做紧急公文踪催办查办重公文重点催办查办般公文定期催办查办
第三十三条 公文办理注意保存半年清理次交档案室档厅机关会议资料外面开会带回资料须会议结束月交档案室档
第六章 发文处理
第三十四条 厅名义厅
办公室名义制发公文笔调首页均应湖南省交通厅发文稿纸文稿制作办单位负责签字关处室会签送办公室核稿未办公室核稿公文文稿直接送厅领导审批签发
第三十五条 行文应确必注重实效控制数量力求简短已开会作布置电话面议定事项行文会议文件会议纪厅领导会报告讲话般行文贯彻级文件精神制发具体措施表态性抄搬公文
第三十六条 送核文稿应做符合政策观点明确条理清晰容充实结构严谨表述准确文风端正时力求文字精炼语规范格式正确杜绝形式义繁琐哲学
第三十七条 厅办公室应确定专负责文稿校核工作文稿校核基务协助厅领导保证公文质量文稿校核容：
（）报批程序否符合规定
（二）否确需行文
（三）容否符合路线方针政策国家法律法规级机关指示精神否完整准确体现行文意图现行关公文相衔接
（四）涉关部门业务事项否协商取致意见履行会签手续
（五）提措施办法否切实行
（六）名名时间数字引文密级印发传达范围题词抄送单位文字表述否准确恰汉字标点符号计量单位数字法文种公文格式否符合关规定
核稿员应树立高度政治责感工作责感认真学路线方针政策熟悉厅业务熟练掌握文秘常识丝苟严格关防止失误疏漏
第三十八条 确必行文公文文稿应提出予行文建议说明情况报分厅领导审定领导批准予行文应终止核稿
第三十九条 文稿需作较修改应起草单位协商请修改
第四十条 文稿办公室核稿应送分厅领导审阅签发送机室编写文号
转发文件般会议通知事项通知厅办公室签发处室部门处室部门名义省系统口业务部门发函般处室部门负责签发重厅领导意签发
第四十条 外单位联合行文应单位签发厅会签会签时先相关处室（部门）提出意见办公室核稿然送分厅领导审定文件容厅业务编厅文号业务单位单位编文号
第四十二条 文稿印发应原稿正稿式五份送机室机室交档案室存档
第四十三条 厅产生公文印制装订盖章办文处室（部门）文印室取回负责分装抄送送阅单位交收发室（送）寄厅机关附单位公文般直接送达（通邮局）邮寄般天次急件时送寄
文 印 事 务
第四十四条 厅办公室字室复印室负责厅机关文印事务原承印私外单位文件材料厅机关处室部门业务性材料简报等应处室部门行印交字室印制特殊情况私外单位需字室复印室印制文件材料须厅办公室负责意
第四十五条 字室复印室般直接承接处室部门送印务需印件应先送厅办公室厅办公室核定印制数量统筹安排交字室复印室印制催印发现印制数量质量问题处室部门应告知办公室处理般直接字室复印室联系
第四十六条 字室复印室应热情机关服务准确熟练掌握公文排印标准努力提高文印效率质量保证质量前提紧急重公文应规定时间印完毕送印件集中时应轻重缓急抓紧处理
第四十七条 复印室应坚持定时开机复印非急件天午11：00―12：00午4：30―5：30急件办公室负责意印
第四十八条 厉行节约厅机关处室部门应量减少文件材料字室复印室应杜绝浪费熟练掌握速印复印技巧严格核定数量印制公文
第四十九条 厅机关机工作制度档案工作制度行制定
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××机关公文处理制度
第章 总
第条 厅机关公文处理工作规范化制度化科学化提高公文处理工作效率公文质量根国家关规定结合厅机关实际制定制度
第二条 厅机关公文处理工作应坚持实事求原严格国家制度规定进行做准确时安全保密
第三条 厅办公室厅机关负责指导级单位公文处理工作务：
（）国家关规定制定厅机关公文处理工作项具体规章制度负责组织实施
（二）负责厅机关收发文办理公文理立卷档等工作
（三）起草校核厅厅办公室名义制发公文
（四）负责公文处理中督促检查工作
（五）负责公文处理中安全保密工作
（六）级单位公文处理工作进行业务指导组织业务交流业务培训
（七）负责公文处理关工作
第四条 厅办公室负责公文处理工作员应具较高政治业务素质工作积极作风严谨遵守纪律恪职守刻苦钻研乐奉献熟悉种办公动化手段努力提高工作效率质量
第五条 厅机关公文处理工作应贯彻政分开原行政公文组织作指示处理种事务
第二章 公文种类
第六条 公文必须国家规定文种行文公文种类：
（）命令（令）
适关法律规定发布规章宣布施行重强制性行政措施奖惩关员撤销级机关适决定
（二）决定
适重事项者重行动做出安排
（三）指示
适级机关布置工作阐明工作活动原
（四）公告通告
公告适国外宣布重事项者法定事项
通告适定范围公布应遵守者周知事项
（五）通知
适批转级公文转发级机关秒相隶属机关公文发布规章传达求级机关办理关单位需周知者执行事项免聘干部
（六）通报
适表彰先进批评错误传达重精神者情况
（七）报告
适级机关汇报工作反映情况提出意见者建议答复级机关询问（请级机关指示者批复公文报告）
（八）请示
适级机关请求指示批准关事项（请示请示请示报告）
（九）批复
适答复级机关请示事项
（十）函
适相隶属机关间相互商洽工作询问答复问题关部门请求批复（关部门请求批复请示）
（十）会议记
适记载传达会议情况议定事项
第三章 公文格式
第七条 公文般发文机关秘密等级紧急程度发文字号签发标题送机关正文附件印章成文时间附注题词抄送机关印发机关印发时间等部份组成
（）发文机关应写全称者规范化简称联合行文办机关家机关名称办机关应排列前（文号应编办机关文号）
（二）秘密公文应分标明绝密机密秘密文件秘密等级标注首页右角密码电报秘密等级标注首页密级栏绝密机密公文应标明份数序号
（三）紧急公文应分标明特急紧急标注首页右角秘级时收标注方位置紧急电报应标首页等级栏标明特急加级级
（四）发文字号包括机关代字年份序号般位发文机关横格线正中位置年份简写置中括号联合行文标明办机关发文字号
（五）报公文应标明签发姓名般标注发文字号右侧联合报签发姓名排列排列序发文机关致
（六）公文标题应准确简明扼概括公文容般应标明发文机关准确标明公文种类标题中法规规章名称加书名号外般标点符号批转公文标题应避免重复语
（七）送机关应写机关全称者规范化简称位标题正文顶格位置便正文前列出送机关公文决定会议记等送机关列正文
（八）公文附件应正文成文时间前注明附件名称二附件应注明附件序号附件应首页左角注明附件序号附件般应件装定起装订起应附件首面左角注明件发文字号
（九）公文会议纪外应加盖印章印章端正盖正成文时间中方压正文底边成文时间联合行文联合发文机关应加盖印章印章左右排列排列序发文机关致盖印章公文般标明发文机关名称落款需署领导姓名应冠职务正文末页空白处盖章加标明成文时间加盖印章时印章左方标明（页正文）
（十）成文时间领导签发日期准联合行文签发领导签发时期准电报发出日期准
（十）文件应标注题词报文件应级机关求标注题词题词标注文件末页抄送机关
（十二）公文件抄送机关标注题词印发机关印发时间
第八条 公文文字左右横写横排印制文件标题般2号宋体字正文3号仿宋体字页19行行25字
公文纸般16开型（260×184）涉外公文采国际标准a4型（297×210）左侧装钉
第四章 行文规
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sp 第九条 湖南省交通厅湖南省民政府全省公路水路交通行职部门职权范围独立外行文
行文：省民政府省省政协国家交通部报告请示工作根工作需中央关部委汇报请示工作
行文：隶属单位州市交通局布置工作交办务答复请示事项厅职处室外行文厅办公室外行文职权范围相隶属单位行文
第十条 行业理局二级单位职权范围行文般越级请示工作越权外行文
第十条 单位级委军队机关民团体行行政职事业单位联合行文
第十二条 请示应文事般写送机关领导交办事项外请示直接送领导
第十三条 报告中夹带请示事项
第五章 收文办理
第十四条 收文办理般包括传递签收登记分发拟办批办承办催办查办立卷档销毁等程序
第十五条 收文应专负责登记标明秘密等级公文级机关公文报送机关公文代厅拟文稿会签文稿重抄送公文均应编号登记
第十六条 文件分发应根文件确定发送单位秘密等级紧急程度附件等情况查清楚编号登记封发机密件绝密件封口应加盖密封章贴密封笺交机交通部门投送
第十七条 需办理公文文秘部门应时提出拟办意见送领导批示交关部门办理紧急公文应提出办理时限
第十八条 承办单位应抓紧公文办理延误推诿属单位职权范围者说宜单位办理应迅速退回交办单位文秘部门说明情况
第十九条 拟草公文应做：
（）符合国家法律法规方针政策关规定提出新政策规定切实行加说明
（二）情况确实观点明确条理清楚文字精炼书写工整标点符号准确编幅力求简短
（三）名名数字引文准确引公文应先引标题引发文字号日期应写具体年月日
（四）转发公文应转发文件责者公文标题
（五）结构层次序数第层第二层（）第三层1第四层（1）公文结构层次宜
（六）必须国家法定计量单位
（七）词字准确规范文简称般应先全称注明简称
（八）二级单位代厅拟稿应公文格式印者方格纸誊正领导签署报（附报文稿磁盘）
第二十条 公文中数字成文时间部分结构层次序数词词组惯语缩略语具修辞色彩语句中作词素数字必须汉字外应阿拉伯数码
第二十条 公文机关领导签发重者涉面广必须正职持副职签发授权公文办公室签发
第二十二条 审批公文 批应明确签署意见写姓名审批时间审批圈阅应视意圈阅注明时间
第二十三条 草拟修改签批公文应钢笔毛笔专签字笔装订线外书写
第二十四条 公文送领导签发前应办公室进行审核审核重点：否需行文否符合国家法律法规方针政策关规定否关部门协商会签文字表述文字公文格式等否符合国家行政机关公文处理办法关规定
第二十五条 级行政机关秘密公文绝密注明准翻印外厅领导办公室批准翻印复印翻印复印件机文件进行理密码电报翻印复印密电明复明电密电混
第二十六条 传递秘密公文必须采取保密措施确保安全利计算机传真机等传输秘密公文必须采加密装置绝密级公文利计算机传输
第二十七条 送厅未明确送厅需厅办理公文厅收发室应公文标题密级发文字号发文机关成文日期送机关份数收文日期登记妥善保证定期移交档案室档时公文全文扫描录入微机发送厅办公室处室办理公文列事项
需该公文时收发室应提供复制件转发公文应该公文送办文处室注明公文
第二十八条 厅办公室应根文容轻重缓急时提出拟办意见送厅领导批示者发送关处室部门办理紧急公文应提出办理时限
特殊情况外厅领导受理未办公室登记注批公文
第二十九条 需送位厅领导传阅传批公文厅办公室定序送关领导阅知批示办理公文传阅传批应时掌握公文作记录避免漏传误传延误厅领导指示外应公文厅领导间行传递
第三十条 厅领导批示公文办公室注请处室部门阅处公文收发室办公室秘书送达承办处室部门签收登记
第三十条 承办处室部门应抓紧公文办理延误推诿属处室部门职权范围者适宜单位办理应迅速退回厅办公室说明理
第三十二条 送厅领导批示者关处室部门办理公文厅办公室负责催办查办做紧急公文踪催办查办重公文重点催办查办般公文定期催办查办
第三十三条 公文办理注意保存半年清理次交档案室档厅机关会议资料外面开会带回资料须会议结束月交档案室档
第六章 发文处理
第三十四条 厅名义厅
办公室名义制发公文笔调首页均应湖南省交通厅发文稿纸文稿制作办单位负责签字关处室会签送办公室核稿未办公室核稿公文文稿直接送厅领导审批签发
第三十五条 行文应确必注重实效控制数量力求简短已开会作布置电话面议定事项行文会议文件会议纪厅领导会报告讲话般行文贯彻级文件精神制发具体措施表态性抄搬公文
第三十六条 送核文稿应做符合政策观点明确条理清晰容充实结构严谨表述准确文风端正时力求文字精炼语规范格式正确杜绝形式义繁琐哲学
第三十七条 厅办公室应确定专负责文稿校核工作文稿校核基务协助厅领导保证公文质量文稿校核容：
（）报批程序否符合规定
（二）否确需行文
（三）容否符合路线方针政策国家法律法规级机关指示精神否完整准确体现行文意图现行关公文相衔接
（四）涉关部门业务事项否协商取致意见履行会签手续
（五）提措施办法否切实行
（六）名名时间数字引文密级印发传达范围题词抄送单位文字表述否准确恰汉字标点符号计量单位数字法文种公文格式否符合关规定
核稿员应树立高度政治责感工作责感认真学路线方针政策熟悉厅业务熟练掌握文秘常识丝苟严格关防止失误疏漏
第三十八条 确必行文公文文稿应提出予行文建议说明情况报分厅领导审定领导批准予行文应终止核稿
第三十九条 文稿需作较修改应起草单位协商请修改
第四十条 文稿办公室核稿应送分厅领导审阅签发送机室编写文号
转发文件般会议通知事项通知厅办公室签发处室部门处室部门名义省系统口业务部门发函般处室部门负责签发重厅领导意签发
第四十条 外单位联合行文应单位签发厅会签会签时先相关处室（部门）提出意见办公室核稿然送分厅领导审定文件容厅业务编厅文号业务单位单位编文号
第四十二条 文稿印发应原稿正稿式五份送机室机室交档案室存档
第四十三条 厅产生公文印制装订盖章办文处室（部门）文印室取回负责分装抄送送阅单位交收发室（送）寄厅机关附单位公文般直接送达（通邮局）邮寄般天次急件时送寄
文 印 事 务
第四十四条 厅办公室字室复印室负责厅机关文印事务原承印私外单位文件材料厅机关处室部门业务性材料简报等应处室部门行印交字室印制特殊情况私外单位需字室复印室印制文件材料须厅办公室负责意
第四十五条 字室复印室般直接承接处室部门送印务需印件应先送厅办公室厅办公室核定印制数量统筹安排交字室复印室印制催印发现印制数量质量问题处室部门应告知办公室处理般直接字室复印室联系
第四十六条 字室复印室应热情机关服务准确熟练掌握公文排印标准努力提高文印效率质量保证质量前提紧急重公文应规定时间印完毕送印件集中时应轻重缓急抓紧处理
第四十七条 复印室应坚持定时开机复印非急件天午11：00―12：00午4：30―5：30急件办公室负责意印
第四十八条 厉行节约厅机关处室部门应量减少文件材料字室复印室应杜绝浪费熟练掌握速印复印技巧严格核定数量印制公文
第四十九条 厅机关机工作制度档案工作制度行制定
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